Entenda as etapas do processo de admissão de funcionários

Apesar de parecer simples à primeira vista, as etapas do processo de admissão envolvem diversas burocracias. Por isso, caso o setor de RH não tenha um planejamento estruturado, a empresa pode sofrer com aumento de custos, problemas com o Ministério do Trabalho e perdas de talentos que poderiam contribuir para bons resultados na companhia.

Para evitar esses e outros erros, é preciso conhecer como funciona o processo de admissão.
Continue a leitura e saiba mais!

No que consiste o processo de admissão?

O processo de admissão é composto por várias etapas que uma empresa realiza para contratar novos funcionários. Isso inclui desde o recebimento de currículos até a formalização jurídica da contratação, conforme as leis trabalhistas.

Com a competitividade em vários setores do mercado, o processo de admissão de funcionários também passou a ser estratégico. Ou seja, as empresas buscam atrair e reter talentos que alavanquem os resultados da organização em meio à concorrência.

A admissão faz parte da relação da empresa com o colaborador, sendo uma das primeiras etapas/ contato da empresa com profissional — e por isso é tão importante que seja bem estruturado.

É possível efetuar todas as etapas com total segurança e rapidez, sobretudo nos modelos de contratação home office. Em alguns casos, o colaborador não precisa se deslocar até a empresa presencialmente.

Por que o RH precisa de um processo de admissão bem estruturado?

O processo de admissão é uma das etapas mais importantes do setor de Recursos Humanos. É nele que a empresa define quem serão seus novos colaboradores, o que pode ter um impacto significativo nos resultados do negócio.

Quando bem estruturado, o processo de admissão de funcionários pode trazer diversos benefícios para a organização. Conheça os principais deles.

Redução de custos

Um processo organizado diminui as horas necessárias para concluir a admissão, evitando retrabalho, burocracia e desperdício de recursos, resultando em economia para a empresa em diversas etapas do processo de admissão.

Minimização do risco jurídico

Admissões bem planejadas, seguindo a legislação, reduzem processos trabalhistas, evitando problemas jurídicos e assegurando todos os direitos ao profissional.

Desenvolvimento da estratégia de negócios

Um processo bem estruturado contribui para a seleção de profissionais qualificados, alinhados aos valores da organização, impulsionando o alcance das metas estabelecidas. Para o sucesso do negócio.

Redução do turnover

A atenção às necessidades da organização, combinada com estratégias de acolhimento, resulta na seleção de talentos qualificados e na diminuição da taxa de turnover, fortalecendo a estabilidade da empresa.

Quais as etapas do processo de admissão?

O processo de contratação pode ser feito por meio de uma admissão manual ou digital, mas, de maneira geral, suas etapas são as mesmas. Veja quais são elas.

Definição do cargo e do perfil desejado

A primeira etapa é definir qual o cargo que precisa ser preenchido e quais são as características e habilidades que o candidato ideal deve ter. Para isso, é importante analisar as necessidades da empresa e do setor da vaga a ser preenchida.

Divulgação da vaga

Com o cargo e o perfil definidos, é hora de divulgar a vaga para os candidatos. Essa etapa do processo de admissão pode ser feita por meio de diversos canais, como sites de emprego, redes sociais, anúncios em redes sociais e indicações de funcionários.

Recrutamento e Seleção

Após a divulgação da vaga, é necessário realizar uma triagem dos currículos recebidos. Essa triagem deve ser feita com atenção, para identificar os candidatos que atendem aos requisitos da vaga e o fit cultural da empresa.

Além disso, são feitas entrevistas, conversas e o que cada organização delimita como parte de seu processo para selecionar novos talentos. O recomendado é que essa etapa seja realizada pelo RH junto aos líderes dos setores das vagas para assegurar que o candidato selecionado terá as competências necessárias.

Além das entrevistas, alguns processos de contratação também incluem testes e avaliações práticas, que podem ser utilizados para avaliar as habilidades técnicas, comportamentais ou cognitivas dos candidatos.

Envio de proposta para os candidatos

Em caso de aprovação nas etapas anteriores, será enviada uma proposta a cada candidato selecionado, com todas as descrições do cargo mais aprofundadas, mencionando cada atividade a ser desempenhada, seus horários de trabalho, remuneração e benefícios.

Vale lembrar que também é importante dar retorno para todos os candidatos que participaram do processo seletivo, mesmo que a resposta seja negativa.

Envio de documentos para as empresas

Com a proposta enviada e aceita pelo profissional, chega o momento de solicitar seus documentos para fazer o cadastro na empresa e nos órgãos oficiais (como o eSocial, por exemplo).

É interessante que, tanto o RH, quanto o novo colaborador, tenha um checklist dos documentos que deverão ser entregues, para nada ser esquecido. Outro ponto fundamental é estar atento a quais documentos podem ser solicitados e quais não podem, seguindo as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Ficha cadastral e preenchimento da CTPS

Com todos os documentos em mãos, chegará a etapa de realizar o cadastro do profissional na base de dados da empresa, assim como no Ministério do Trabalho por meio da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), quando for o caso. Ambos os registros são fundamentais para assegurar os direitos do trabalhador e a empresa está cumprindo seu papel perante a lei trabalhista.

Exame admissional

No caso de contratos em CLT, é obrigatório que os candidatos selecionados façam seu exame admissional antes de começar a desempenhar suas funções, para assegurar que estão aptos a desempenhar as atividades exigidas pelo cargo.

Preparo de infraestrutura

Com todas as etapas do processo de admissão anteriores realizadas, será o momento de preparar a empresa para receber o novo colaborador, envolvendo tanto estrutura física, quanto o que mais for necessário para recepcionar bem o profissional. É fundamental que ele conte com um local acessível, ergonômico e acolhedor.

Além disso, também é importante cuidar de toda preparação técnica que envolve a entrada de um novo integrante na equipe, criando endereço de e-mail profissional, assinatura eletrônica quando for o caso, instalando softwares e ferramentas necessárias em seu computador, e tudo que for essencial para as atividades desempenhadas.

Integração do novo colaborador com sua equipe

Além de oferecer os recursos técnicos e práticos, também é interessante que o processo de contratação de funcionários conte com uma etapa de integração desses novos profissionais à equipe, com treinamentos, reuniões de apresentação e tudo que for necessário para sua adaptação.

Processo de onboarding

Outro passo importante da integração do novo colaborador está relacionado a mostrar a ele uma visão geral da empresa, apontando quais são seus valores, missão, metas, expectativas em relação à sua contratação e, mais uma vez, quais serão suas responsabilidades.

Esse processo faz parte do onboarding, que cada vez mais tem se tornado digital, otimizando esta etapa do processo de contratação de funcionários.

Além disso, quando possível, o interessante é tentar, já neste momento, integrar o profissional nas atividades práticas, ao invés de apenas deixá-lo assistindo vídeos institucionais ou então lendo manuais sobre a empresa. Também é recomendado que o RH designe um mentor para acompanhar o novo colaborador em suas primeiras atividades.

Erros que devem ser evitados nas etapas de processo de admissão

As etapas do processo de admissão são repletas de tarefas que exigem atenção para garantir um desempenho eficaz, sem falhas que possam acarretar problemas sérios para a organização, como processos trabalhistas. Conheça agora os erros comuns:

• Não considerar o fit cultural da empresa;
• Deixar para passar as informações relevantes sobre a vaga após o processo seletivo;
• Fazer o recrutamento e seleção com prazo apertado;
• Não preparar a integração do novo colaborador na empresa;
• Não implementar medidas a longo prazo para evitar o turnover;
• Deixar o gestor da área fora das decisões;
• Enviar a lista de documentos para o candidato com atraso.

Quais são os documentos que podem ser solicitados na admissão de funcionários?

A solicitação da documentação correta ao funcionário é uma das etapas do processo de admissão essenciais, pois, se a empresa não cumprir esta etapa, pode estar sujeita a multas trabalhistas. Neste caso, é bom ficar atento e ter ciência se toda a documentação foi devidamente entregue.
Entre os documentos básicos que podem ser solicitados ao novo colaborador, estão:

• Foto 3X4;
• Cópia da carteira de identidade;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho;
• Original e cópia da carteira de habilitação (se o cargo exigir);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Inscrição no PIS;
• Cópia do título de eleitor;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe (cópia e original);
• Certidão de nascimento (se a pessoa for solteira);
• Certidão de casamento;
• Cópia do certificado de reservista (homens entre 18 e 45 anos);
• Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido depois do exame admissional).

Vale salientar que existem categorias profissionais que exigem documentações próprias entre elas:

• Médicos: CRM (Conselho Regional de medicina) /CFM (Conselho Federal de Medicina);
• Advogados: OAB (Ordem de Advogados do Brasil);
• Engenheiros: CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia).

Outro fator importante que precisamos lembrar é que todo o armazenamento desses documentos é regido pela LGPD e o seu descumprimento dessa lei pode gerar multas para a empresa.

Como a admissão digital pode ser aplicada no RH

Por meio da admissão digital, a equipe de RH ganha:

• Eficiência na contratação: agilidade na admissão, eliminando burocracias e acelerando o processo desde o primeiro contato.
• Gestão em tempo real: A possibilidade de gerenciar o processo em tempo real, identificando eventuais erros na contratação de forma imediata.
• Experiência responsiva: oferta de uma experiência de admissão responsiva, adaptada às necessidades do candidato.
• Assinatura eletrônica: facilidade na assinatura eletrônica de documentos, viabilizando a contratação de profissionais em qualquer local do país, eliminando barreiras geográficas.
• Comunicação ágil: resposta rápida e prática para esclarecer dúvidas, crucial em um contexto em que o candidato avalia diferentes empresas, evidenciando organização nos processos e facilitando sua escolha.

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