Empresas que trabalham com home office: entenda os cuidados

Empresas que trabalham em home office: quais são os principais cuidados a serem tomados? Apesar de essa modalidade ter ganhado bastante destaque em 2020 (devido à proliferação da pandemia da COVID-19), foi regulamentada pelo Judiciário no ano de 2016, por meio da Resolução 227 do Conselho Nacional de Justiça.

A flexibilidade proporcionada por esse tipo de trabalho traz muitos ganhos para a empresa, mas é necessário ter alguns cuidados no momento de implementá-lo. Pensando nisso, elaboramos este material para que você conheça quais são eles, especialmente para oferecer suporte aos seus profissionais e também para buscar ferramentas que facilitem o dia a dia de trabalho. Boa leitura

Quais são as principais vantagens de adotar home office na empresa?

Inicialmente, vamos conhecer um pouco mais sobre as principais vantagens usufruídas por empresas que trabalham em home office. Confira!

Redução de custos

Hoje, um dos grandes desafios para as empresas é o de buscar por uma redução de custos sem afetar a qualidade do serviço oferecido. Nesse sentido, o home office se destaca, especialmente pelo fato de a organização não necessitar mais manter toda uma estrutura física para a rotina das atividades.

Aluguel de espaço, conta de água, energia, suprimentos para escritórios, construção de espaços maiores para comportar os profissionais (principalmente para marcas em constante crescimento): tudo isso deixa de ser um gasto ao adotar por essa modalidade de trabalho.

Possibilidade de encontrar os melhores talentos

Muitas vezes, em processos seletivos, empresas perdem a oportunidade de contratar bons profissionais por estarem em outra região do país — e não haver o interesse, por parte do colaborador, em se deslocar para o local onde está o negócio.

No caso de empresas que trabalham com home office, esse problema praticamente não existe: afinal, há a possibilidade de contratar talentos de qualquer lugar do Brasil (e até mesmo do mundo).

Ganho de tempo

Quando abordamos sobre absenteísmo em um negócio, não estamos nos referindo apenas à ausência do profissional em determinado dia de trabalho. O atraso também pode ser considerado um tipo desse problema. Geralmente, a culpa nem é do colaborador. Afinal, grandes centros urbanos enfrentam problemas de mobilidade, que podem ser agravados por diversos fatores no dia a dia (chuva, acidentes etc.).

Ao adotar pelo home office, esse deslocamento entre residência e organização, naturalmente, não será necessário. Consequentemente, há um ganho de tempo, que pode ser destinado às próprias atividades de suas funções.

Flexibilidade

Até pouco tempo atrás, o salário era o fator decisivo no momento de um profissional optar por uma empresa ou outra. No entanto, esse cenário vem mudando continuamente. Hoje, eles buscam por organizações que ofereçam mais flexibilidade, que valorizem o colaborador e confiem no trabalho exercido por ele.

Por essa razão, ao apostar no home office, vai haver uma maior flexibilidade. O funcionário terá a possibilidade de exercer as suas funções de onde quer que esteja, além de essa ser uma demonstração de confiança por parte da organização — de que a pessoa cumprirá com as suas demandas mesmo longe das dependências físicas do negócio.

Leis trabalhistas

Conforme abordado, as empresas que trabalham com home office são regulamentadas desde 2016. Portanto, as leis trabalhistas já consideram essa modalidade de trabalho em seus principais tópicos, com o objetivo de trazer mais garantias tanto para o negócio quanto para o profissional. 

Mais qualidade de vida ao trabalhador

Novamente, voltamos à característica do tempo economizado em diversos contextos do dia a dia: tanto no trânsito quanto na hora do almoço. Além disso, os profissionais têm a oportunidade de passar mais tempo com suas famílias, além de poderem destinar as suas rotinas para atividades que lhe proporcionarão crescimento (aprender um outro idioma, por exemplo).

Tudo isso contribui diretamente para uma melhor qualidade de vida do colaborador. Como consequência direta, a rotatividade será reduzida, trazendo como vantagens principais:

• redução de custos, uma vez que contratação e demissão de profissionais gera gastos para a empresa;
• manutenção do capital intelectual, principalmente se levarmos em consideração profissionais que tenham mais tempo de casa;
• possibilidade de reter talentos;
• menor necessidade de deslocar profissionais para o treinamento de novos funcionários;
• ganhos para a imagem da empresa, tanto com os clientes externos quanto para os internos.

Quais são os principais cuidados ao adotar home office?

Agora que você já conhece as vantagens de empresas que adotam home office, chegou o momento de conhecermos alguns dos cuidados essenciais no momento de optar por essa modalidade de trabalho. Confira!

1. Tenha uma política clara de home office

O primeiro deles está relacionado a uma política clara de home office. A flexibilidade proporcionada por essa modalidade de trabalho, conforme vimos, é inquestionável. No entanto, existe a necessidade de a empresa definir algumas regras de comportamento do colaborador. Afinal, o comprometimento e o profissionalismo devem ser mantidos. Sendo assim, é preciso trazer uma política para que as pessoas possam manter as suas atividades como se estivessem trabalhando na estrutura física da empresa.

Nesse sentido, estimule a equipe a estabelecer uma estação de trabalho em casa. Tal estratégia contribui para aumentar o foco e a concentração, além de deixar um espaço que seja apropriado para reuniões e também para realizar funções mais estratégicas.

2. Ofereça o suporte necessário

Para isso, é fundamental oferecer o suporte necessário. Entenda as principais necessidades dos colaboradores e verifique como a sua empresa poderá auxiliar para que as demandas sejam efetuadas da melhor forma possível.

Além disso, os colaboradores precisam ter acesso aos principais softwares, aplicativos e demais ferramentas da empresa. Nesse cenário, sua equipe de TI precisará manter uma conexão direta com esses profissionais, de modo que as dúvidas sejam retiradas em tempo hábil e que todas as funcionalidades estejam rodando remotamente.

Outro ponto de atenção está relacionado à segurança de dados em seu negócio. Ofereça treinamentos de boas práticas e invista também em uma rede virtual privada (VPN) que proteja os usuários do sistema.

3. Prepare suas lideranças

Principalmente em contextos mais desafiadores, profissionais precisarão de suporte não apenas técnicos, como também emocional. Estar distante de colegas e demais lideranças pode trazer vulnerabilidade para os colaboradores. Além disso, existe a possibilidade de surgir dúvidas que muitas vezes seriam facilmente solucionadas no campo presencial, mas que se tornam mais complicadas remotamente.

Por essa razão, as lideranças precisam estar muito bem preparadas para trazer segurança aos profissionais, além de manter um contato próximo para que eles estejam abertos a explanarem sobre seus desafios. Sendo assim, as reuniões precisam ser mais constantes, além de a prática de one-on-ones (encontros periódicos entre líderes e liderados para feedbacks contínuos) ser recomendada.

Não deixe de criar padrões de presença e disponibilidade, principalmente optando por investir em plataformas de comunicação e também oferecer manuais. Nele, traga dicas sobre os principais tópicos de dúvidas que possam surgir no cotidiano, além de trazer as pessoas que o colaborador poderá procurar nesses casos.

4. Tenha cuidado com as horas extras

Ter uma política de home office bem estabelecida também significa ter uma atenção especial para as horas extras. De acordo com a Medida Provisória do Governo Federal que regulamenta alguns pontos da jornada de trabalho em home office, o tempo de permanência do colaborador em aplicativos de comunicação fora da jornada de trabalho não significa que ele está à disposição da empresa ou de sobreaviso. Com exceção, porém, em casos nos quais há um acordo entre empresa e colaborador.

Sendo assim, as pessoas precisam ser orientadas a não enviarem e-mails e mensagens fora do horário de trabalho, uma vez que essa estratégia mitiga os riscos de gerar horas extras para o funcionário.

5. Conheça os principais cuidados de segurança e ergonomia

Mesmo em um contexto remoto, as empresas precisam estar atentas em oferecer treinamentos relacionados à segurança, conforme a atividade de cada colaborador. Além disso, a ergonomia deve ser priorizada, uma vez que vai afetar a qualidade do trabalho exercido e também a produtividade do profissional

Além de oferecer os principais equipamentos para o trabalho do funcionário, conforme explicamos, é preciso orientá-los sobre alguns cuidados essenciais no dia a dia:

• ter atenção à altura e à distância dos utensílios;
• investir em conforto;
• ter apoio para costas, cotovelo e pescoço;
• preferir ambientes que tenham uma iluminação adequada;
• fazer pausas e alongamentos;
• ter uma rotina bem definida.

6. Busque por ferramentas que auxiliem os processos de RH

Por fim, a área de RH precisa buscar por ferramentas que auxiliem nos processos de comunicação e também burocráticos. A contratação de novos colaboradores, por exemplo. Hoje, já existem ferramentas que facilitam todo o processo de admissão, otimizando o trabalho de toda a equipe e trazendo uma melhor experiência para a pessoa que acaba de chegar em seu negócio.

Por meio de soluções pensadas especificamente para uma admissão mais ágil, a sua empresa terá a oportunidade de:

• admitir um funcionário em até 43 minutos;
• ter um gerenciamento de todas as contratações em tempo real;
• adquirir uma experiência de admissão responsiva;
• assinar eletronicamente todos os documentos de RH;
• automatizar a validação de dados e documentos junto ao eSocial;
• deixar de se preocupar com as principais dúvidas que os candidatos venham a ter.

Neste conteúdo, você pôde conhecer as principais vantagens usufrídas por empresas que trabalham em home office, além de conferir alguns dos cuidados importantes que devem ser tomados. Assim como em qualquer tipo de estratégia a ser adotada em seu negócio, é preciso contar com um bom planejamento. Além disso, busque sempre orientar os colaboradores sobre as melhores práticas, de forma que toda a empresa esteja alinhada em um mesmo propósito. Dessa forma, as chances de obter sucesso com essa modalidade aumentam consideravelmente.

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