Documentos do RH: como armazenar do jeito certo

Documentos do RH: como armazenar do jeito certo

Armazenar documentos do RH da forma certa pode ser uma fonte de dúvidas e dor de cabeça em muitas empresas.A maioria das organizações começou com um sistema de registros em papel, mas com o passar dos anos forma-se um grande volume de documentos – mesmo quando o quadro de funcionários é mais enxuto.

Mesmo assim algumas – tanto as de menor, quanto as de maior porte – ainda armazenam todos os documentos de forma física. Um dos principais motivos é a preocupação com uma possível visita da fiscalização e a obrigatoriedade de ter que apresentar os documentos.

O avanço tecnológico, porém, trouxe a possibilidade de armazenagem digital de documentos. Mais prático, esse formato de arquivo também libera espaço físico nas empresas e tem sido a opção de muitas organizações. As que seguem esse caminho acreditam que os documentos digitais são mais fáceis e menos dispendiosos de serem mantidos, organizados e armazenados.

Além disso, registros armazenados na nuvem oferecem duas vantagens importantes:

• Possibilidade de acesso em qualquer lugar, sempre que houver conexão com a Internet;
• Controle total sobre quem acessa os documentos, garantindo a segurança da informação da empresa.

Quer sua empresa mantenha os documentos físicos, arquivos eletrônicos ou ambos, a organização é a chave para armazenar documentos do RH da forma correta.

Veja a seguir os prazos de guarda e dicas de organização que separamos para ajudar você e sua empresa e encontrarem a melhor solução para o armazenamento de seus documentos do RH.

Conheça os prazos de guarda dos documentos do RH

Para organizar os documentos de uma forma mais organizada, o primeiro passo é saber exatamente quais deles precisam de fato ser mantidos em poder da empresa – e por quanto tempo.

Esse prazo é mais conhecido como período de guarda – e ele varia de acordo com cada tipo de documento. É essencial observar estes prazos da forma correta para proteger sua empresa de possíveis penalidades.

Em contrapartida, recomenda-se não guardar documentos além dos prazos específicos. O ideal é descartá-los adequadamente, já que registros retidos ainda podem ser usados contra sua empresa em uma possível ação judicial.

Veja a seguir os prazos de acordo com cada um dos documentos do RH:

Sem prazo definido

• Contrato de trabalho e livros de registro de empregados;
• Relação anual de informações sociais (RAIS);
• Livros de atas da CIPA e de inspeção do Trabalho.

2 anos

• Termo de rescisão de contrato de trabalho;
• Pedido de demissão;
• Aviso prévio.

3 anos

• Cadastro Geral de empregados e desempregados (Caged).

5 anos

• Atestados médicos e vale-transporte;
• Acordo de Compensação e de prorrogação de horas;
• Cartões, fichas ou livros de ponto – mesmo para empresas que utilizam o ponto eletrônico;
• Recibos de pagamento;
• Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa do funcionário;
• Autorizações de descontos não previsto na legislação;
• Guias de recolhimento e relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
• Arquivos de eleições da CIPA e mapa de acidentes do trabalho;
• Arquivos relativos a créditos tributários, como IR.

5 a 10 anos

• Documentos relativos ao INSS ou Receita Federal.

10 anos

• Salário educação;
• Comprovante de pagamento de PIS/PASEP.

20 anos

• Exames médicos: admissional, periódico, retorno ao trabalho, alteração de função e demissional;
• Informações do programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e o comprovante de entrega ao funcionário.

30 anos

• Documentos relacionados ao FGTS.

Como organizar e armazenar os documentos do RH eficazmente

Agora que você conhece os prazos para manter cada tipo de documento é hora de organizá-los da melhor forma, assim o RH pode acessar as informações necessárias de uma forma rápida e eficaz. Confira a seguir algumas de nossas dicas:

Categorize os documentos de RH

Nos dias de hoje, perder tempo em tarefas básicas – como localizar documentos e informações – pode prejudicar as rotinas do departamento de RH.

Para evitar essa questão, é preciso organizar adequadamente os documentos, por categoria e datas, além da separação por assunto, que costuma ser padrão nas empresas.

Com relação aos documentos dos colaboradores, o ideal é manter todos os documentos de cada um dos funcionários em dossiês individuais.

Escolha o lugar certo para a armazenagem

Se sua empresa ainda opta por manter os documentos físicos, é preciso dar uma atenção especial para o local ideal para essa armazenagem. Caso sua empresa já trabalhe com arquivos digitais, você pode também poupar tempo aqui, pulando a leitura para o próximo tópico.

É preciso despender um espaço físico na empresa que seja:

• Seguro;
• Protegido do fluxo de funcionários de outras áreas;
• Livre de umidade e calor excessivo;
• Com o tamanho apropriado para o volume da papelada a ser armazenada.

Este espaço pode servir para guardar tanto os arquivos ativos quanto os inativos – conforme os prazos dispostos no segundo tópico deste artigo.

Os ativos correspondem pelos arquivos mais atuais ou que são consultados com mais frequência – por isso, precisam estar facilmente acessíveis.

Já os inativos são aqueles documentos pouco manuseados, mas que precisam permanecer armazenados de acordo com os prazos orientados pela Lei. Algumas empresas utilizam serviços de terceirização da armazenagem dos documentos, assim poupam espaço físico na empresa. Mas nos tópicos a seguir você verá opções que resolvem este problema de maneira permanente – e, muitas vezes, com maior eficiência econômica.

Digitalize os documentos do RH

A digitalização dos arquivos resolve uma série de problemas relacionados ao armazenamento destes documentos:

• Garante a conservação, já que isso reduz o manuseio de cada um;
• Amplia a segurança, reduzindo os riscos de perda de documentos no manuseio constante;
• Traz mais produtividade aos processos internos do RH, ao otimizar o tempo necessário na busca das informações.

Setores que possuem rotinas dependentes da consulta e manuseio de um grande volume de documentos, como é justamente o caso do Recursos Humanos, podem se beneficiar muito do armazenamento digital destes arquivos.

Mas pode ser ainda mais estratégico transformar este tipo de documento em uma versão digital – como o ponto eletrônico, o holerite, o aviso de férias, entre outros. Isso economiza o tempo e os recursos que seriam gastos em uma digitalização, além de agilizar as rotinas do RH. Saiba mais no tópico a seguir.

Adote soluções tecnológicas para fazer a gestão dos documentos do RH

Ao unir a digitalização dos documentos a uma ferramenta de gestão eletrônica, o departamento do RH passa a contar com uma série de vantagens, como:

• Controlar a atualização de dados e versões de cada documento;
• Agilizar o fluxo de informação com outras áreas da organização;
• Otimizar as buscas por arquivos e dados;
• Ampliar a motivação e a produtividade dos colaboradores do setor.

Softwares como o Unico People podem ajudar na gestão de pessoal e nos processos de admissão. A plataforma é fundamentada no autoatendimento: os candidatos enviam toda a documentação necessária pela plataforma – através de um link enviado via e-mail e SMS.

A plataforma analisa os dados, verificando possíveis não-conformidades e dispara o status de cada etapa para o profissional em contratação e para o setor de RH. Ao final, o candidato está apto para trabalhar e seus dados já são inseridos no sistema para a folha de pagamento, benefícios e impostos, já de acordo com o eSocial.

O Unico People facilita a gestão dos documentos do RH para a sua empresa.