Saiba como melhorar o departamento pessoal da sua empresa com a automação de processos!

O Departamento Pessoal é um setor essencial para toda empresa. É nessa área onde é feita a gestão de todos os funcionários. Para garantir a qualidade dos processos realizados no setor, é importante que a empresa saiba como melhorar o seu Departamento Pessoal.

Encarregado principalmente das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, o Departamento Pessoal realiza atividades como gestão da folha de pagamentos, contratações, desligamentos e garante que direitos trabalhistas sejam cumpridos. 

Como podemos ver, o DP administra uma série de processos complexos e importantes para a empresa. E para que essas atividades sejam realizadas com eficiência, uma saída que muitas organizações têm encontrado é investir na automação de processos. Neste texto vamos ver como melhorar o Departamento Pessoal com a automação de algumas atividades.

O que é a automação de processos?

Para saber como melhorar o Departamento Pessoal com a automação de processos, é preciso entender o que significa automatizar processos. Essa é uma técnica de BPM (Business Process Management), ou Gestão de Processos Empresariais, que consiste em usar tecnologias para agilizar procedimentos burocráticos da empresa e aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho. 

A automação de processos traz muitos benefícios, entre eles podemos citar:

• Economia de tempo;
• Aumento de produtividade;
• Melhor gestão das rotinas do setor;
• Eficiência no cumprimento de tarefas;
• Desenvolvimento dos processos internos;
• Maior controle das relações trabalhistas;
• Agilidade no compartilhamento e fornecimento de informações;
• Maior segurança e confiabilidade na gestão de processos, entre outros.

Como melhorar o Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal tem um papel fundamental em qualquer organização. Ele gerencia uma série de processos, que possibilitam os fluxos de trabalho. Na prática, o setor garante que as leis sejam seguidas, evitando processos trabalhistas e prejuízos desnecessários à empresa, além de garantir as contratações e os desligamentos de colaboradores.

Tudo isso demanda tempo e energia que podem ser reduzidos se várias dessas atividades fossem automatizadas. Quanto menos tempo se perde com papéis e processos, mais tempo temos disponível para cuidar do que de fato importa: das pessoas que trabalham e dão vida à empresa. 

Vamos ver quais processos podem ser automatizados e como melhorar o Departamento Pessoal a partir dessas mudanças:

1) Dados Cadastrais

É uma necessidade de toda empresa arquivar uma grande quantidade de dados cadastrais de colaboradores e clientes e é muito comum que esse registro seja feito em planilhas Excel ou manualmente. Entretanto, isso dificulta o acesso a essas informações e pode ser inclusive pouco seguro. 

Já existem no mercado programas que fazem gestão de dados. Por meio de uma interface fácil, essas plataformas possibilitam que as informações estejam concentradas em um só lugar e que sejam acessadas com facilidade. Também garantem muitas vezes que esses arquivos estejam salvos em nuvem ou que tenham backups seguros.

2) Controle de ponto

O controle manual de ponto já é coisa do passado. Além de desconfortável para o colaborador, é pouco prático e não oferece segurança para a empresa. Outro fator importante é exigir que os profissionais de RH gastem tempo com a conferência manual dessas informações. 

Hoje em dia é possível fazer o controle de maneira automatizada, seja com leitores biométricos, seja por meio de registro de acesso. Isso facilita os processos de conferência de informações para a empresa, otimiza o tempo dos profissionais de RH e garante segurança tanto para os funcionários quanto para a organização.

3) Capacitação e treinamento

As políticas de treinamento e capacitação para os colaboradores são essenciais para as empresas que querem garantir a melhora constante dos serviços e que buscam se destacar no mercado. Mas, muitas vezes, garantir a capacitação presencial de funcionários é um processo difícil.

Atualmente, a tecnologia possibilita criar mecanismos de ensino à distância em que os funcionários podem aprender virtualmente ou inclusive participar de programas de educação continuada. Além de capacitar os funcionários, esse tipo de sistema também gera importantes métricas para a empresa que permitem entender quais os principais pontos que precisam ser melhorados na sua equipe.

4) Processos seletivos

Algumas plataformas e softwares conduzem parte do processo de recrutamento e seleção de maneira automatizada. É possível, por exemplo, que os currículos sejam cadastrados na plataforma e que o programa faça uma primeira análise, selecionando os candidatos mais aptos de acordo com as necessidades da empresa.

Em alguns casos, os softwares realizam inclusive parte dos testes de seleção. Além disso, funcionam como bancos de currículos, agilizando posteriormente os processos seletivos.

5) Processos Admissionais

A contratação de funcionários é um dos processos mais complexos e importantes que estão a cargo do setor de RH. Essa atividade envolve uma série de documentação e checagem de dados que precisam, ao mesmo tempo, serem minuciosas e ágeis. 

• Veja também: Como driblar a burocracia na contratação de pessoal

A automação desses processos possibilita uma gestão mais efetiva e segura desses trâmites, por meio da Admissão Digital, diminuindo o tempo e os esforços do setor. Mas o que exatamente significa automatizar o processo admissional e como melhorar o Departamento Pessoal com essa automação?

Como automatizar os processos de admissão?

Pensando em facilitar um dos processos mais complexos e sensíveis do RH, as admissões, a Unico criou o Unico People, uma ferramenta 100% digital, onde o próprio candidato encaminha sua documentação para a admissão pelo seu celular ou computador sem sair de casa.

Toda essa documentação é analisada pelo Unico People, enquanto o departamento pessoal acompanha todo o processo. Quando estiver tudo certo, a ferramenta integra com o sistema de folha. Tudo isso sem deixar de lado a segurança

Quer saber mais sobre a ferramenta e como melhorar o Departamento Pessoal através dela? Confira cada passo do processo de admissão que acontece no Unico People:

• Cadastro e envio da documentação: o candidato recebe a notificação para início do cadastro via SMS e/ou e-mail com suporte via chat. Ainda é possível que ele consiga visualizar o agendamento de seu exame admissional, ter acesso à carta de abertura de conta e assinar documentos eletronicamente.
• Conferência e automatização: os documentos são analisados e validados junto ao eSocial. Em caso de documentação errada ou ilegível, o candidato é notificado automaticamente para correção.
• Monitoramento em tempo real: com o dashboard de acompanhamento o departamento de RH pode verificar os status dos processos de admissão e alertas de gaps durante o processo.

Quer saber mais? Veja este vídeo que explica como funciona o processo de admissão através do Unico People:

Agora que você já sabe como a automação de processos de RH contribui para a sua empresa, entre na nossa página e entenda melhor como o Unico People pode te ajudar a otimizar o processo de admissão!