Checklist processo de admissão: entenda cada etapa da contratação de novos funcionários

O processo de admissão de um novo funcionário para uma empresa, passa por uma série de etapas que são indispensáveis para que nada fique em desacordo com as leis trabalhistas.

A contratação de um novo funcionário tornou-se atualmente um desafio para o setor de recursos humanos, pois as leis trabalhistas exigem uma série de formalidades e burocracias que muitas vezes causam dúvidas.

O processo de admissão envolve principalmente o envio de muitos documentos para a formalização da contratação, nestes documentos admissionais estão informações pessoais essenciais para efetuar por completo a admissão.

Dentre as etapas gerais da admissão estão a listagem de documentos do futuro colaborador, as especificidades dos cargos e a validação do eSocial.

Neste texto, você poderá conferir quais são estas etapas e também as melhores formas de cumprir todos os requisitos de contratação de maneira otimizada e assertiva.

Checklist processo de admissão: Por onde começar?

Para entender como se dá o processo de admissão é preciso saber que ele é um conjunto de procedimentos criados com objetivo de formalizar a contratação de um novo colaborador.

Todos estes procedimentos são divididos em etapas que começam com a candidatura do futuro funcionário e termina na data de início desse novo colaborador.

Para começar todo o processo admissional é preciso solicitar os documentos para admissão que são os registros de informações pessoais e profissionais de um novo funcionário.

Entre estes documentos estão certidões e certificados que são exigidos por leis trabalhistas e solicitados no final do processo de contratação.

Toda esta documentação será inserida no sistema de gestão de colaboradores, lembrando que a contratação só será efetuada depois da apresentação de documentos oficiais e seus dados  – de forma física ou online –  e a empresa precisa cumprir este procedimento para estar dentro de sua regularidade.

Por que é importante seguir um checklist no processo de admissão?

A importância de seguir o checklist em todo o processo de admissão para a empresa, reside na identificação do colaborador. Ou seja, ter acesso a sua documentação básica serve para a organização conhecer muitas informações como dependentes financeiros.

Portanto, saber o número de dependentes influencia nos cálculos de direitos trabalhistas,  salário-família, pensão alimentícia e IRRF.

Estas informações também influenciam nos tipos de benefícios ofertados pela empresa como convênio médico, vale transporte, auxílio creche e outros.

Além disso, estes documentos são exigidos pelo governo no momento da contratação e torna legal o vínculo entre colaborador e empresa.

Pelas leis trabalhistas a admissão só pode ser efetivada depois da apresentação de todos os documentos básicos para a contratação. É importante que a empresa esteja preparada para a qualquer momento receber a visita de fiscais do Ministério do Trabalho e a realização de auditorias.

Então é necessário estar de acordo com as leis trabalhistas em todos os momentos da contratação do novo colaborador. Vale lembrar que a legislação que rege oprocesso de admissão de um funcionário é a CLT ( consolidação das leis trabalhistas).

Esta lei determina os direitos e deveres que tanto empresa como colaboradores devem seguir, por isso que seguir este checklist é crucial para qualquer organização

Quais são os documentos que podem ser solicitados na admissão de funcionários? 

A solicitação da documentação ao funcionário é muito importante, pois se a empresa não cumprir esta etapa da contratação pode estar sujeita a multas trabalhistas. Neste caso é bom ficar atento e ter ciência se toda a documentação foi devidamente entregue.

Entre os documentos básicos que podem ser solicitados ao novo colaborador, estão:

• Foto 3X4;
• Cópia da carteira de identidade;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho;
• Original e cópia da carteira de habilitação (se o cargo exigir);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Inscrição no PIS;
• Cópia do título de eleitor;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe (cópia e original);
• Certidão de nascimento (se a pessoa for solteira);
• Certidão de casamento;
• Cópia do certificado de reservista (homens entre 18 e 45 anos);
• Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido depois do exame admissional).

Vale salientar que existem categorias profissionais que exigem documentações próprias entre elas:

• Médicos: CRM ( Conselho Regional de medicina) /CFM ( Conselho Federal de Medicina);
• Advogados: OAB ( Ordem de Advogados do Brasil);
• Engenheiros: CREA ( Conselho Regional de Engenharia e Agronomia);

Outro fator importante que precisamos lembrar é que todo o armazenamento desses documentos é regido pela Lei Geral de Proteção de Dados ( LGPD) e a não observação dessa lei pode gerar multas para a empresa.

Como o Unico People pode ajudar sua empresa no processo de admissão?

Com o Unico People você pode digitalizar o RH este processo simplifica a burocracia acelerando a contratação de talentos para a sua empresa.

Com esta digitalização, o RH fica mais livre para realizar ações estratégicas de grande impacto para a organização. Esta tecnologia já é uma realidade para muitas empresas e oferece uma grande variedade de vantagens na rotina da equipe.

O Unico People vai proporcionar para sua empresa, o gerenciamento em tempo real de todo o processo de admissão. Além disso, vai automatizar a validação de dados e documentos junto ao eSocial e aos Correios. Tudo isso em conformidade com a LGPD. 

Outra vantagem dessa solução é a assinatura eletrônica da empresa e do candidato de todos os documentos de RH.

Com a digitalização do processo de admissão você pode montar um Checklist com uma grande facilidade e com os documentos necessários para contratar e agilizar os processos do RH de sua empresa.

Portanto, muitos processos que antes pareciam complicados com o Unico People ficam muito mais ágeis e práticos. Entre eles estão:

• Ter uma lista de documentos;
• Entender as especificidade dos cargos;
• Entender a validação do eSocial e evitar multas.

Até aqui vimos para que servem os documentos de admissão, quais são e como você pode criar um RH digital com auxílio do Unico People. 

No entanto, o processo de admissão gera muitas dúvidas. Entre elas estão: compreender os documentos corretos para a admissão de PcDs (pessoas com deficiências); entender mais sobre a validação no eSocial; saber como guardar documentos de admissão; e aprender sobre a submissão de documentos para admissão 100% digital.

Portanto, para saber mais sobre todos estes processos consulte o Unico People sobre o checklist para admissão!