Know Your Supplier: o que é KYS e por que é importante saber?

Nas empresas, se preocupar com o compliance e com a ética da organização é uma das principais necessidades das empresas. Por meio dele, há a possibilidade de reduzir a incidência de fraudes, de evitar que haja desvios de recursos, além de impedir riscos de sanções legais. Consequentemente, a empresa não estará exposta no mercado, o que causaria perdas financeiras e também de reputação. Nesse sentido, há boas práticas de compliance que devem ser consideradas. E a Know Your Supplier (KYS) é uma delas.

Ao conhecer essas técnicas, você garante que a empresa esteja por dentro desses pontos, essenciais para uma boa relação tanto com clientes, quanto com colaboradores e fornecedores. Neste material, a gente explica o que é, quais as vantagens, além de dicas para aplicar. Continue a leitura e saiba mais!

O que é o Know Your Supplier (KYS)?

Conforme abordamos, o compliance tem como objetivo garantir a conformidade da empresa e melhorar o relacionamento do negócio com os mais diversos contatos do dia a dia. No Know Your Supplier (conheça seu fornecedor, traduzindo de forma literal), trata-se de um processo de investigação que tem como premissa entender os fornecedores e assegurar que as empresas que mantém relacionamento com a sua organização de fato são idôneas.

Tal política tem relação direta com a ISO 9001 2015, uma vez que ela estabelece que “a organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Quando menciona provedores externos, a ISO está se referindo justamente às empresas que o negócio precisa manter o relacionamento na rotina para garantir que os produtos e serviços sejam entregues ao cliente com qualidade.

Estabelecer uma boa gestão de fornecedores traz ganhos que vão além do compliance, como também uma redução de custos para o negócio (especialmente por mitigar os riscos existentes nesse relacionamento), traz mais agilidade para os processos da empresa, além de garantir a governança.

Por que é importante conhecer o seu fornecedor?

Nesse sentido, devemos entender sobre a importância de conhecer, de fato, o seu fornecedor. Por essa razão, apresentamos alguns dos principais diferenciais de aplicar o Know Your Supplier.

Mais qualidade para produtos e serviços

O primeiro diferencial que deve ser destacado é a possibilidade de oferecer mais qualidade para os produtos e ser reconhecido no mercado de atuação, independentemente de qual seja. Quando desejamos entregar valor para o nosso público, contar com uma equipe eficaz e com um atendimento que vá melhorar a experiência das pessoas que confiaram em seu negócio é importante, mas não são as únicas medidas.

Por meio de um bom relacionamento com os fornecedores, você vai garantir que tenham em seu quadro de empresas apenas aqueles nomes confiáveis. Especialmente para tipos de empresas que precisam de uma relação direta com os contratos estabelecidos para a entrega de produtos, essa é uma maneira de garantir que o prazo acordado com o cliente será cumprido.

Hoje, se isso não ocorre de forma efetiva, existem os riscos de o público insatisfeito ir às redes sociais para realizarem suas reclamações. Dessa forma, quem pesquisa pelo seu negócio e identifica essa insatisfação, certamente pensará duas vezes em prosseguir com uma negociação. Ou seja, perdas de oportunidade.

Ganhos financeiros

No caso dos ganhos financeiros, podemos observá-lo de diversas maneiras. A primeira delas, e a mais óbvia, está diretamente ligada ao tópico anterior. Melhor relacionamento com fornecedores, melhor entrega para os clientes, mais contratos fechados e vendas feitas.

Porém, conforme abordamos, se as políticas de conformidade de um negócio não forem seguidas, existem os riscos de haver pagamento de multa. Esse dinheiro, além de prejudicar a saúde financeira do negócio, pode ocasionar em perda de diferencial. Afinal, poderia ser aplicado para melhorar os produtos e serviços, bem como para a contratação de talentos que se adequariam nas funções em aberto, gerando mais inovação e garantindo o crescimento do negócio.

Além disso, devemos levar em consideração que o Know Your Supplier avalia diversos aspectos da experiência do negócio com a empresa contratada. Se ele for de outro país, por exemplo, vai considerar quais são as flutuações das taxas de câmbio, normalmente mais difíceis de prever.

Outros pontos que devem ser avaliados:

• escassez de produto por parte do fornecedor;
• entendimento sobre os riscos de falência da empresa contratada, especialmente quando os prazos são mais longos;
• alterações de preços comuns que ocorrem nessas parcerias.

Proteção à reputação da empresa

Ao abordarmos sobre reputação, estamos nos referindo especialmente pelo fato de haver mitigação de riscos nos mais diversos tipos de relacionamentos da empresa. Com práticas de compliance, o negócio vai identificar quais são as condutas consideradas negativas por parte da organização, quais são os riscos e o grau de exposição, quais são as responsabilizações, além de avaliar sobre potenciais comportamentos ilegais.

Também deve-se destacar que, ao fechar o contrato com um fornecedor, o seu negócio está se unindo aos valores dele. Se forem destoantes, isso pode impactar tanto no relacionamento com os clientes quanto com o relacionamento com os próprios colaboradores. Isso traz os riscos, inclusive, de ocasionar em uma gestão de crise, principalmente se o fornecedor tiver passado por alguma situação problemática recente.

Com as políticas de Know Your Supplier, a equipe vai entender se há indícios de corrupção por parte da empresa contratada, se há qualquer conduta de trabalho ilegal por parte desse negócio, além de analisar fatores também sociais e ambientais.

Redução de riscos

Ao longo do material, mencionamos frequentemente sobre alguns dos riscos comuns de empresas, independentemente do porte, do segmento ou do nicho de atuação. No caso do Know Your Supplier, conforme abordamos, é uma oportunidade de ampliar o conhecimento da empresa com todos os contratos firmados.

Dessa forma, as chances de ocorrerem fraudes ou negociações que fogem das políticas do negócio reduzem consideravelmente, o que contribui para que todos os benefícios anteriores sejam usufruídos com mais facilidade.

Como aplicar o Know Your Supplier?

A seguir, selecionamos algumas das principais dicas para que o seu negócio possa aplicar o Know Your Supplier. Confira!

Tenha um processo de qualificação bem definido

O primeiro passo é estabelecer um processo de qualificação bem definido. Nesse sentido, qualquer pessoa de sua equipe vai saber identificar o que deve ser avaliado ao contratar um fornecedor e quais são as características, valores, entre outros pontos que precisam ser compatíveis com o seu negócio para prosseguir com a negociação.

Ao padronizar essa etapa, consequentemente traz uma garantia de que a empresa vai manter a mesma linha de raciocínio ao longo dos anos (com as devidas adaptações), mesmo se houver troca de equipe ou saída de profissionais.

Tenha uma equipe responsável para essa técnica

Assim como é importante contar com uma equipe que seja responsável especificamente para as práticas de compliance, é necessário que haja a definição de pessoas que ficarão disponíveis para o entendimento de Know Your Supplier.

Dessa forma, a pessoa pode definir as diretrizes que mais considera importante e realizar o acompanhamento periódico das contratações, de modo que garanta que as negociações estejam seguindo a linha proposta pela organização.

Conte com a tecnologia como aliada

Independentemente de qual seja a prática a adotar na sua empresa, é importante ter o conhecimento de ferramentas e soluções que contribuem nesse sentido. Assim, há a possibilidade de automatizar funções, de modo que as pessoas envolvidas sejam direcionadas para questões mais estratégicas e menos burocráticas.

No caso do Know Your Supplier, é preciso ter uma análise de uma grande quantidade de dados de todos os fornecedores que tenham algum tipo de relação com o seu negócio. Dessa forma, ao buscar por soluções mais modernas e atrativas, o negócio vai ter a oportunidade de armazenar e monitorar as interações com cada um dos contratos firmados.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o Know Your Supplier, qual é a sua importância, além de dicas para começar a investir nesse tipo de estratégia. Conforme vimos, trata-se de um ponto essencial para que as empresas possam garantir a conformidade e contratar apenas fornecedores que de fato estejam alinhados com os seus valores.

Falamos algumas vezes sobre compliance. Para que você possa saber mais sobre o tema, continue no blog e acompanhe nosso outro material!