Plataforma de admissão digital: o futuro do setor de RH

A plataforma de admissão digital traz o que existe de mais avançado para otimizar os processos que envolvem a contratação de novos colaboradores.

No RH das empresas, a admissão é uma das rotinas que mais demandam tempo, porque envolve múltiplas tarefas na interação com os candidatos escolhidos, gestores das demais áreas da empresa, órgãos governamentais, etc.

Para saber detalhes sobre o que consiste essa plataforma e quais resultados ela proporciona para as empresas, confira nosso artigo.

O que é uma plataforma de admissão digital?

Basicamente, estamos falando de um software de admissão digital. Isso permite que todo o processo admissional seja realizado virtualmente, sem a necessidade das inúmeras tarefas manuais que geram uma burocracia excessiva.

Por meio dessa ferramenta, tanto os formulários admissionais quanto os documentos pessoais do candidato escolhido são processados de maneira 100% virtual, otimizando todo o procedimento de admissão e evitando erros, tarefas repetidas e gastos com papéis.

Além da agilidade no período da admissão, o software proporciona uma gestão mais eficiente e segura quanto ao recebimento, armazenamento e consultas aos documentos que envolvem a contratação e permanência de um colaborador na empresa.

Quais as vantagens oferecidas por uma plataforma de admissão digital

Não há dúvida de que a admissão digital é um dos diferenciais mais necessários para as empresas atualmente. Todos os dias, vemos como a tecnologia tem se tornado cada vez mais presente na sociedade, o que gera uma necessidade de adaptação a um ambiente de negócios mais dinâmico.

Essas são os 5 principais benefícios para o RH (e para a empresa) ao contar com uma plataforma de admissão digital:

1. Redução do tempo de contratação

No cenário tradicional, o volume de dados e etapas de envio, verificação e registros costumam prolongar o processo de admissão para até 30 dias, impactando negativamente a produtividade e o desempenho da empresa.

No entanto, com o uso de um software especializado, esse prazo pode ser reduzido drasticamente para apenas 4 dias — no caso do Unico People.

Ao automatizar e digitalizar tarefas manuais e repetitivas, como análise de informações e checagem de documentos, a ferramenta libera tempo precioso para que a equipe de RH foque em atividades estratégicas, como garantir o bem-estar dos colaboradores e o fortalecimento da cultura organizacional.

Além disso, a plataforma de admissão digital facilita a comunicação entre o RH e os candidatos, proporcionando uma experiência mais transparente e fluida para ambas as partes.

Os candidatos podem acompanhar o andamento de suas candidaturas em tempo real e enviar documentos de forma rápida e segura, eliminando a necessidade de deslocamentos presenciais.

2. Economia de recursos financeiros

Em qualquer empresa, manter os custos sob controle é essencial para garantir sua saúde do negócio. No entanto, é preciso encontrar formas de economizar sem comprometer a qualidade dos processos, especialmente quando se trata do RH, que desempenha um papel vital no sucesso e na sustentabilidade das organizações.

É aí que entra a plataforma de admissão digital. Essa tecnologia não apenas proporciona uma redução significativa de custos, mas também impulsiona a lucratividade ao longo do tempo.

Ao unir eficiência tecnológica com o potencial humano, os resultados em termos de produtividade e resultados alcançadas são maximizados, enquanto o desgaste é minimizado.

Além disso, a plataforma contribui para economia em outras áreas:

• Impressões e armazenagem física: Ao digitalizar todo o processo, elimina-se a necessidade de impressões e cópias físicas;
• Deslocamentos: A digitalização da comunicação e envio de documentos reduz os custos com deslocamentos tanto para candidatos quanto para a equipe de RH;
• Softwares e licenças: Oferecendo uma solução completa, a plataforma elimina a necessidade de investir em diferentes softwares para cada etapa do processo;
• Tempo de trabalho: Ao otimizar o processo, a equipe de RH pode se dedicar a atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade e economizando tempo.

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3. Segurança na gestão dos documentos

A digitalização faz parte de muitos processos, por isso, a segurança das informações é uma questão crítica, especialmente para o departamento de RH, que lida com um grande volume de dados pessoais e sensíveis.

Ao adotar uma plataforma de admissão, os documentos dos colaboradores trafegam de forma segura e protegida. Ao contrário das cópias em papel, e-mails ou mensagens por aplicativos, que estão sujeitos a roubos e vazamentos.

Ou seja, a digitalização proporciona uma camada adicional de segurança, garantindo a confidencialidade e integridade das informações.

A segurança das informações é garantida graças às medidas robustas de proteção, que resguardam os dados dos candidatos de forma segura, protegendo-os contra acessos não autorizados, vazamentos e outros tipos de violações.

Além disso, um sistema de admissão digital que segue as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) garante a conformidade da empresa com a legislação, evitando multas e sanções por parte dos órgãos fiscalizadores.

4. Compromisso com o meio ambiente

Ao adotar uma plataforma de admissão digital, as empresas não apenas modernizam seus processos de RH e ganham agilidade, mas também contribuem significativamente para a preservação do meio ambiente. A digitalização dessas rotinas reduz o consumo de papel e tinta, eliminando a necessidade de impressão de formulários e documentos físicos.

Ou seja, a empresa economiza recursos naturais, e também reduz a quantidade de resíduos gerados, promovendo a sustentabilidade ambiental. Organizações comprometidas com uma agenda ESG podem incluir essa ferramenta como parte de suas iniciativas para minimizar seu impacto ambiental.

Essa ação pode agregar valor à sua reputação, fortalecendo sua posição no mercado como agentes de mudança positiva.

5. Ganho em atividades de planejamento e ações estratégicas

Esses e outros benefícios, por fim, levam ao ganho em ações estratégicas. Libertar-se das tarefas manuais e repetitivas do processo de admissão, permite que o RH se concentre em atividades mais estratégicas, como:

• Definir os objetivos de RH e desenvolver estratégias para alcançá-los, alinhados com os objetivos organizacionais;
• Coletar e analisar dados de RH para identificar áreas de melhoria e tomar decisões mais estratégicas;
• Desenvolver e implementar programas de gestão de talentos para atrair, reter e desenvolver os melhores talentos para a empresa;
• Fortalecer a cultura organizacional da empresa, promovendo valores e comportamentos desejados.

Como escolher a plataforma de admissão digital ideal

Além de analisar se a plataforma escolhida oferece as facilidades apontadas nos tópicos anteriores, é preciso considerar outros 3 fatores antes de fechar negócio. Veja a seguir!

Fácil usabilidade

Lidar com uma interface de usuário confusa, informações fragmentadas e processos que demandam uma quantidade excessiva de cliques para completar uma tarefa online é uma experiência frustrante. Portanto, é essencial buscar uma solução que ofereça uma excelente usabilidade para todos os usuários envolvidos, tanto para os profissionais de RH quanto para os candidatos.

Com uma plataforma de admissão digital intuitiva, você terá uma experiência de admissão verdadeiramente rápida e simplificada. Investir em uma solução que priorize a facilidade de uso não apenas agiliza o processo, mas também aumenta a satisfação dos colaboradores e da equipe de RH.

Assinatura eletrônica

No processo de admissão, o colaborador precisa assinar diversos documentos, como o contrato de trabalho, o seguro de vida e pacote de benefícios.

Por isso, é essencial que a opção escolhida ofereça a funcionalidade de assinatura eletrônica com validade jurídica para o RH. Com essa facilidade, todo o processo se torna mais ágil e eficiente, contribuindo para uma experiência positiva tanto para o colaborador quanto para a equipe de RH.

Análise de documentos

A análise de documentos é uma etapa crucial no processo de admissão, porque garante a autenticidade das informações e a coerência dos dados dos candidatos. No entanto, a análise manual de diversos documentos pode ser trabalhosa e demorada, além de correr o risco de deixar passar divergências importantes.

Nesse contexto, uma plataforma de admissão digital com recursos avançados de análise de documentos é fundamental para otimizar o processo e garantir a qualidade da seleção. Por meio de algoritmos inteligentes e apoio de mesa de análise, é possível identificar erros e inconsistências entre os documentos enviados, como datas, nomes, números e outros dados importantes.

Conheça o Unico People

Ao longo deste conteúdo, mencionamos os impactos positivos proporcionados por plataformas de admissão digital, como o Unico People, uma solução que se destaca por simplificar a relação entre RH e colaboradores, trazendo ganho de tempo, agilidade e segurança.

Milhões de pessoas foram contratadas, por meio de um processo de admissão que leva, em média, de 20 minutos para ser concluído. Para exemplificar os resultados do Unico People enquanto plataforma de admissão, citamos o setor de alimentos e bebidas.

Ao utilizar essa solução, mais de 85 mil admissões foram concluídas, houve um total de um milhão de conferências de documentos e 40 mil horas de trabalho do RH foram economizadas.

Um exemplo ainda mais evidente sobre os resultados da plataforma Unico People é um case do renomado Hospital Albert Einstein. Ao utilizar essa tecnologia, foi possível:

• Economizar mais de 800 mil reais com processos admissionais;
• Promover a digitalização do RH e reduzir o tempo de admissão de 10 para 6 dias;
• Definir um processo 100% digitalizado quanto às contratações de colaboradores;
• Economizar 55 mil reais de impressões em papel;
• Economizar mais de 735 mil reais com despesas relacionadas aos colaboradores do hospital.

Te convidamos a entrar em contato com o Unico People e falar com nossa equipe de especialistas sobre as necessidades atuais da sua empresa quanto à modernização do RH.