Documentos trabalhistas podem ser digitalizados juridicamente?

Só quem trabalha, ou já trabalhou, no setor de Recursos Humanos de uma empresa sabe a quantidade de papelada com a qual é necessário lidar diariamente. São currículos, contratos de admissão, folhas ponto, folhas de pagamento, aviso de férias, atestados médicos e por aí vai, que se acumulam nas mesas, gerando desorganização e, em alguns casos, erros que poderiam ter sido evitados se o sistema fosse diferente. Empresas que vêm notando isso, estão adotando sistemas digitais de administração de tais documentos, mas também encontram alternativas para resolver o problema dos documentos já existentes. E é aí que entra o nosso tema de hoje. Você sabia que documentos trabalhistas podem ser digitalizados? 

Pois é, a opção agiliza muitos processos e evita que pilhas de documentos se acumulem no setor. Então, vamos entender quais documentos trabalhistas podem ser digitalizados e como funciona o processo? 

Quais documentos trabalhistas podem ser digitalizados?

Antes de identificarmos os documentos trabalhistas que podem ser digitalizados pela sua empresa é fundamental lembrar que a digitalização é diferente do processo de microfilmagem (termo esse que irá surgir em outros momentos ao longo deste artigo). 

Enquanto a digitalização utiliza a tecnologia para escanear documentos e arquivá-los no sistema virtual da empresa, a microfilmagem além de converter o arquivo físico também capta fotos dos documentos e gera negativos. Ou seja, a microfilmagem mantém o formato físico, mas em um documento que ocupará bem menos espaço.

A microfilmagem é utilizada em bancos, por exemplo, para fazer uma cópia digital dos cheques recebidos e garantir que, caso haja algum problema, terão as informações registradas. Além disso, existem vários outros documentos que ainda só podem ter sua versão física substituída por esse sistema. 

No caso da digitalização comum, os documentos podem ser produzidos por pessoas jurídicas públicas ou privadas, assim como por pessoas físicas para comprovação junto às pessoas jurídicas indicadas, ou então para outras pessoas físicas. Calma, parece complexo falando assim, mas vamos usar um exemplo prático para que você possa entender melhor. 

Nossa personagem, Helena, tem documentos trabalhistas que podem ser digitalizados caso:

• Ela seja responsável por um órgão público;
• Seja dona do seu próprio negócio;
• Precise comprovar sua identidade para um órgão público, para uma empresa ou para uma outra pessoa (como em um caso de contrato de aluguel direto com o dono, por exemplo).

Quais documentos trabalhistas não podem ser digitalizados?

Outros documentos trabalhistas, no entanto, ainda não podem ser digitalizados de acordo com a legislação brasileira. São eles:

• Documentos originalmente digitais;
• Referentes a operações e transações financeiras (como os cheques que comentamos anteriormente, que ainda dependem do sistema de microfilmagem);
• Documentos que já estejam em microfilme;
• Arquivos audiovisuais;
• Documentos de identificação;
• Documentos de porte obrigatório.

No caso dos dois últimos que citamos, que incluem, por exemplo, a CTPS, o RG e a CNH, caso o funcionário não tenha uma versão digital deles que possa compartilhar, é importante que você, responsável pelo RH, registre apenas o número dos documentos em arquivos como o formulário de cadastro e o contrato. 

Quais documentos trabalhistas podem ser assinados eletronicamente?

Outra opção tecnológica que tem facilitado o trabalho do setor de Recursos Humanos é a assinatura eletrônica que evita a necessidade de impressão dos documentos e posterior digitalização. Além de garantir a segurança das informações, evitar o deslocamento até a empresa e economizar recursos. 

Veja alguns documentos trabalhistas que podem ser assinados eletronicamente:

• Formulários de benefícios como vale-transporte e plano de saúde;
• Contratos de admissão e demissão;
• Aviso e recibo de férias;
• Termo de confidencialidade;
• Termo de recebimento de equipamentos;
• Folha ponto;
• Folha de pagamento;
• E muitos outros. 

Vem conferir o artigo que preparamos com mais detalhes sobre a assinatura digital e como ela pode ajudar a automatizar os processos do seu setor de RH. 

O que é necessário para digitalizar um documento trabalhista?

Para falar sobre esse assunto precisamos voltar um pouco às questões jurídicas, afinal, foi estabelecido pelo Decreto nº 10.278/2020 os documentos trabalhistas que podem ser digitalizados e o que é necessário para isso. 

Já, já vamos falar um pouco mais sobre a lei, mas, em termos gerais, ela delimita que para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal que o original, é necessário:

• Estar em formato PDF (em caso de textos) ou PNG (quando se tratarem de imagens);
• Estar em resolução mínima de 300 dpi;
• Atender aos requisitos de cor (que variam entre monocromático, escala de cinza e RGB, dependendo do documento);
• Compressão do arquivo sem perda na qualidade;
• Metadados que permitam a identificação do documento;
• Ser assinado digitalmente, com o devido certificado ICP-Brasil.

Qual o método de armazenamento mais adequado?

Agora que você já entendeu quais documentos trabalhistas podem ser digitalizados e como funciona esse processo, entramos na questão do armazenamento desses arquivos. Assim como os outros detalhes que trouxemos aqui, a legislação também estabelece alguns critérios para isso. 

De acordo com o decreto, os documentos trabalhistas digitalizados precisam estar protegidos contra alterações, destruição, assim como ao acesso e reprodução não autorizados. Também é fundamental realizar a indexação de metadados para que seja possível identificar, localizar e gerenciar os arquivos. Por fim, o armazenamento deve ser feito de uma forma que seja possível conferir o processo de digitalização utilizado pela empresa. 

Além disso, vale lembrar que os documentos digitalizados não substituem a necessidade de guardar os arquivos em sua versão física. Isso porque, esses documentos não têm exatamente a mesma validade jurídica que arquivos originalmente digitais e, por isso, em alguns casos, somente o documento original será aceito para comprovação das informações. 

Identifique prazos de guarda

Cada documento trabalhista tem um tempo de armazenamento delimitado pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e que precisa ser respeitado pela empresa. Por isso é fundamental que você, enquanto responsável pelo setor de Recursos Humanos, esteja atento a esses prazos para não descartar nenhum documento antes do determinado pela legislação brasileira, mesmo que mantenha sua versão digitalizada. 

Alguns documentos, por exemplo, precisam ser guardados por apenas 2 anos, enquanto outros têm tempo indeterminado. Saiba mais sobre o assunto no artigo que preparamos sobre o armazenamento dos documentos admissionais. 

Mantenha os documentos em local seguro 

Softwares de RH são uma excelente opção para assegurar a proteção dos documentos trabalhistas digitalizados, afinal utilizam sistemas de criptografia e outras tecnologias de segurança para proteger os dados de qualquer acesso indevido. Mas, além dessa atenção com a versão digitalizada dos documentos, você precisa ter o devido cuidado com suas versões físicas. 

Nesses casos, os documentos precisam ser armazenados em locais reservados, com acesso apenas de pessoas autorizadas, em armários que protejam da ação do tempo e da umidade, dentre outros fatores.

Realize uma boa gestão de documentos

Sejam digitalizados ou físicos, os documentos trabalhistas precisam de uma boa gestão para garantir sua segurança, assim como uma administração organizada dos processos. Por isso, crie políticas e regras de acesso, sistemas de identificação e tudo o que puder facilitar a localização destes arquivos quando necessário. 

O que diz a lei sobre documentos trabalhistas a serem digitalizados?

A primeira lei brasileira a abordar o tema foi a nº 12.682/2012, denominada de Lei de Digitalização, que estabeleceu que documentos físicos digitalizados têm, sim, validade jurídica. Em seguida foi criada a Lei nº 13.874/2019, da Liberdade Econômica, que alterou algumas disposições da lei anterior e autorizou o armazenamento de documentos públicos ou privados em meio eletrônico. 

Porém, algumas novidades também foram observadas, como a destruição dos documentos originais após a constatação da integridade do documento digital (salvo em casos de documentos históricos e nos casos que comentamos anteriormente de documentos trabalhistas que precisam ser arquivados por um certo período de tempo). Além da previsão de que os documentos digitais têm o mesmo valor probatório do que os documentos originais. No entanto, a legislação não aborda o caso específico dos documentos trabalhistas e, por isso, é necessário que o setor de Recursos Humanos leve em consideração o que já estava determinado na lei de 2012 e no atual decreto de 2020, que citamos ao longo deste artigo. 

Este último, por sua vez, define que para que os documentos trabalhistas digitalizados tenham o mesmo efeito da versão original os procedimentos devem assegurar:

• A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

• A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
• A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
• A confidencialidade do documento, quando aplicável; e
• A interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Com o Unico People você consegue garantir tudo isso e muito mais. O sistema garante um processo ágil, seguro e 100% digital de admissão, assegurando a validade jurídica dos arquivos e a confiabilidade das informações. Todos os dados inseridos são armazenados em nuvem, garantindo a segurança dos arquivos e a fácil localização dos materiais quando necessário. Entre em contato com a nossa equipe para tirar suas dúvidas e levar as comodidades do Unico People para a sua empresa.