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Validação de documentos: qual é a sua importância para o RH?

Letícia Beilfuss
  • 29 de junho de 2022
  • 8 min de leitura
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O setor de Recursos Humanos é o responsável pela gestão de pessoas de uma empresa, o que torna o dia a dia uma verdadeira correria atrás de documentação, encaminhamento de projetos, atendimento aos colaboradores e mais uma série de atividades. Você sabe bem do que estamos falando, né? Com tantas tarefas diárias, a validação de documentos acaba se tornando um processo burocrático e automático, mas você sabe qual é a sua importância para o setor? Ou então que já existem formas de automatizá-la? Não? Então, leia abaixo o artigo completo que preparamos sobre o assunto para ficar por dentro. 

O que é validação de documentos?

A validação de documentos nada mais é do que uma estratégia utilizada pelo RH para confirmar se as informações fornecidas pelos candidatos em processos seletivos da empresa são verdadeiras. O processo acontece por meio de uma série de procedimentos, que podem ser manuais ou automatizados, para evitar fraudes de identidade e qualquer tipo de cadastro com dados equivocados.

O que significa fazer esta validação?

Mas o que isso significa na prática? A gente explica!

Fazer a validação de documentos, tanto da empresa quanto dos colaboradores, é uma forma de garantir a segurança tanto da empresa, como do profissional. Isso porque, por meio das estratégias implementadas, como, por exemplo, a checagem junto ao eSocial, o setor de Recursos Humanos conseguirá confirmar se as informações fornecidas são válidas e verdadeiras. Permitindo que empresa e funcionário se resguardem de possíveis fraudes, assim como descubram possíveis irregularidades na documentação apresentada. Como documentos vencidos, por exemplo.

Qual a importância da validação de documentos dos colaboradores?

O fator crucial da validação de documentos está relacionado à legislação brasileira. De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas, de 1988, diversas multas podem ser cobradas às empresas que não garantirem a originalidade dos documentos de seus funcionários, assim como seus cadastros atualizados e arquivados de forma segura, além do envio das obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias via eSocial. Por isso, além de garantir a proteção da empresa contra fraudes de identidade, o processo também garante que a empresa esteja em dia com a lei.  

Como fazer validação de documentos?

A validação de documentos pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada. Entenda agora como funciona cada uma delas. 

Validação de documentos manual

Neste processo, o setor de Recursos Humanos é responsável por levantar, de forma manual, todas as informações dos candidatos em formato físico e armazená-las em algum local, como, por exemplo, em armários de arquivo. Além disso, todo o processo de validação de documentos também é feito de forma manual, ou seja, conta com o trabalho de um ou mais profissionais que precisarão fazer a pesquisa de cada dado no sistema brasileiro do eSocial para garantir sua veracidade.  

Essa não é a melhor recomendação para o seu setor. Afinal, além de tomar bastante tempo do RH para atividades burocráticas, também pode ocasionar diversos erros que, mesmo não-intencionais, podem ter sérias implicações para a organização, sejam elas financeiras e/ou perante a legislação trabalhista. 

Validação de documentos automatizada

Um estudo realizado em 2020 pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) apontou que 11% dos trabalhadores brasileiros adotaram o home office durante a pandemia da Covid-19. Em dados gerais, a taxa representava cerca de 8,2 milhões de profissionais e a tendência é que esse número só aumente nos próximos anos. Por isso, a adoção de ferramentas de automação é essencial para, não apenas tornar o trabalho do setor de RH mais ágil e estratégico, como também assegurar formas automatizadas de validação de documentos. Evitando a necessidade de deslocamento dos profissionais até a empresa. 

A validação de documentos automatizada funciona por meio de um sistema, onde serão enviados, pelo RH, todos os documentos necessários para admissão de um novo colaborador. Com a tecnologia desenvolvida, boa parte destes documentos serão validados de forma automática, já outros dados mais sensíveis passam por uma mesa de análise, formada por profissionais que farão a validação de forma manual.

Além de ser seguro e evitar o retrabalho do setor devido a erros, o processo digital também garante uma economia de custos para a empresa que, além de poder contar com uma equipe menor para realização da atividade, também evitará possíveis multas por descumprimento à legislação trabalhista.  

Tipos de documentos que podem ser validados:

Existe uma série de documentos necessários para admissão de um novo colaborador na empresa e todos eles precisam ser validados para garantir sua autenticidade. Mas, além deles, também existem outros documentos que podem passar pelo processo. 

Vale ressaltar que, de acordo com a legislação brasileira, esses arquivos precisam ser armazenados, seja de forma física ou digital, por certo período de tempo no setor de Recursos Humanos, então esteja atento a isso. 

Contratos de Trabalho

Firmados com cada novo colaborador, este é o primeiro documento após um candidato ser selecionado. Ele funciona, de certa forma, como a identidade do profissional na organização e apresenta todas as informações pessoais (como CPF, RG, CTPS, etc.) além de cargo, atribuições, regime de trabalho, remuneração e demais informações relacionadas às atividades a serem desempenhadas pelo funcionário. Dessa forma, o RH precisa garantir que todas as informações nele contidas foram devidamente validadas. 

Livro de atas – CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes

A CIPA é responsável por desenvolver ações preventivas contra acidentes de trabalho ou então o desenvolvimento de doenças decorrentes das atividades desempenhadas pelos colaboradores. Sendo assim, é importante que o livro de atas, onde constam as informações debatidas em cada reunião do grupo, contenham informações verdadeiras, decorrentes da validação de documentos de cada um dos participantes, bem como a ata de forma geral. 

Fichas e Registros de Funcionários

Lembra do que falamos sobre o contrato ser o primeiro documento de um profissional selecionado? Bem, em seguida vem as fichas de registro, nas quais são preenchidas todas as informações de cada colaborador. Por isso são outros documentos que necessitam de validação, afinal tratam-se da identidade do funcionário dentro da organização e também são fundamentais para cadastros em órgãos como o INSS e o eSocial. 

Comprovante de entrega do formulário Declaração de Instalação

Toda empresa precisa assegurar perante à lei brasileira que suas instalações estão de acordo com as normas estabelecidas para seu setor, bem como em condições para receber os trabalhadores de forma segura. Depois do processo feito, a organização recebe um comprovante da entrega desse formulário, que pode ser validado e deve ser arquivado de forma segura para apresentar às autoridades caso necessário. 

Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

Outra validação de documento que pode ser feita para garantir a isonomia da empresa perante a legislação do país é a relacionada aos arquivos que asseguram que o recolhimento previdenciário de cada colaborador tem sido feito da forma correta.

Livro Diário e Livro Razão

É no Livro Diário que são registrados todos os fatos contábeis da organização, em ordem cronológica das ações, já o Livro Razão reúne o detalhamento das informações disponibilizadas no livro diário. Por conterem dados tão importantes, a validação destes documentos pode ser feita para garantir sua veracidade e autenticidade. 

CAGED

Conhecido popularmente por CAGED, o documento é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Sendo assim, por apresentar dados da entrada e saída de funcionários da empresa, é interessante realizar a validação do documento, inclusive para evitar possíveis processos trabalhistas indevidos para a organização. 

Formulário com o Resumo Estatístico de cada ano

Neste formulário constam todas as estatísticas da organização no último ano de trabalho, podendo apresentar dados de crescimento, índices de turnover, lucratividade e mais uma série de indicativos que podem guiar as decisões de futuro da organização. 

Ficha de Acidente de Trabalho

Este documento registra em detalhes casos de acidentes de trabalho na equipe, onde constarão as causas do ocorrido, a parcela de responsabilidade da empresa, se o colaborador estava utilizando equipamentos de proteção ou não, se eles foram fornecidos pela organização, enfim, uma série de informações para relatar o ocorrido. Por isso, a validação deste documento pode ser interessante para garantir que a empresa terá dados completos para apresentar às autoridades trabalhistas, caso necessário. 

Acordo de Compensação de Horas e banco de Horas

Este acordo, firmado entre empresa e colaborador, garante a possibilidade de acumulação de horas de trabalho para retirada de dias folga, ou então jornadas mais curtas. Dessa forma, a validação do documento garantirá sua autenticidade e assegurará tanto o profissional de que esse acordo será cumprido, como a empresa que cumpriu seu papel e não terá problemas com a legislação em caso de possíveis processos trabalhistas.

Acordo de Prorrogação de Horas e Horas Extras

Assim como o documento anterior, o acordo de prorrogação de horas e horas extras também firma um acordo entre empregador e funcionário, estabelecendo como ele se dará e, ao validar o documento, garantir que ele é oficial e todas as informações nele contidas são verdadeiras. 

Carta de Pedido de Demissão

Todas as ações desenvolvidas pelos Recursos Humanos de uma empresa visam evitar a situação de demissão, mas, mesmo assim, ela pode acontecer. Dessa forma, validar a carta garante que os dados relativos a números de documentos, tempo de empresa e motivação do funcionário estejam registradas e válidas. Evitando problemas futuros para a empresa. 

COFINS e DARF

A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e o Documento de Arrecadação de Receitas Federais são, ambos, impostos pagos pelas empresas ao Governo Federal, porém para finalidades distintas. Enquanto a primeira se refere ao valor usado para financiar a seguridade social dos trabalhadores, ou seja, a previdência, o outro trata-se do documento utilizado pelo Estado para cobrança de impostos, taxas e contribuições ligadas à Receita Federal. 

Dessa forma, validá-los é ter mais uma garantia de que a empresa paga seus impostos em dia e não apresenta nenhuma pendência com a lei brasileira.

Aviso-Prévio

O documento de aviso-prévio se relaciona bastante à carta de solicitação de demissão. Assim como ela, o documento prevê a saída de um colaborador por vontade própria. Nela o profissional deixa clara sua intenção de deixar a equipe e, com isso, o RH determina até que data ele deverá continuar trabalhando para cumprir o aviso-prévio (de 30 dias previstos em lei). Por isso, sua validação pode assegurar que os protocolos foram cumpridos pela empresa e que todos os direitos do colaborador foram assegurados.

Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

Opcional para os funcionários que a desejarem, a guia assegura que parte do salário recebido pelo colaborador será destinado para contribuição social sem que ele precise se envolver com este processo burocrático. Sua validação garantirá ao funcionário que o valor retirado mensalmente de sua folha de pagamento está, de fato, sendo destinado para o Sindicato de sua área. 

Folha de Ponto Digital e Folha de Ponto Manual

Validar o documento da Folha de Ponto, seja ela digital ou manual, garante que os dados do colaborador e da empresa estejam corretos e, claro, que não somente a remuneração acertada em contrato está sendo paga, como também os direitos do trabalhador estão sendo assegurados. 

SESMT (Mapa de Avaliação dos acidentes de trabalho)

Este documento coleta todos os dados referentes a acidentes de trabalho, a doenças ocupacionais e os agentes de insalubridade encontrados na empresa durante o ano anterior. Ele precisa ser enviado anualmente para o Ministério do Trabalho e sua validação é essencial para comprovar que todas as informações apresentadas são verdadeiras e, assim, assegurar que a empresa está cumprindo seu papel perante a legislação trabalhista. 

Comprovante de Vale-transporte

O vale-transporte é um dos benefícios garantidos para os profissionais que trabalham em regime de CLT e até mesmo em outros tipos de contrato dependendo da realidade de cada empresa. Dessa forma, validá-lo assegura sua autenticidade e garante ao colaborador que seus direitos estão sendo devidamente cumpridos. 

Comunicado de Dispensa – Seguro Desemprego

Este documento afirma que a empresa está dispensando as atividades de um colaborador e é necessário para ele encaminhar seu seguro desemprego. Por isso, a validação do documento é fundamental para garantir que todas as informações estejam corretas e permitir ao profissional fazer os encaminhamentos necessários. Além disso, mais uma vez garante que a empresa esteja de acordo com o estabelecido pela Consolidação das Leis Trabalhistas. 

Validação de documentos junto ao eSocial

Por ser uma plataforma do Governo Federal que visa unificar as informações enviadas pelas empresas em relação a seus colaboradores, o eSocial permite que a validação de documentos seja feita dentro da própria plataforma, por meio da ferramenta chamada CQC (Consulta Qualificação Cadastral). Porém, outra forma de fazer tal validação é utilizar softwares exclusivos da empresa, para assegurar mais agilidade no processo e, ao mesmo tempo, armazenar os arquivos, já validados, de forma segura. 

Vale ressaltar que a validação de documentos de forma automatizada evita também as possíveis multas do eSocial.

Validação de documentos com Unico People

A automação dessa validação já está ao alcance do seu RH com a solução do Unico People. Por meio da tecnologia de Optical Character Recognition (OCR), ou Reconhecimento Ótico de Caracteres, o sistema identifica caracteres a partir de um documento e os converte em um arquivo editável. Em outras palavras, ao receber documentos escaneados dos colaboradores, como, por exemplo, fotos ou PDFs, o conteúdo poderá ser transformado em dados eletrônicos editáveis, facilitando o preenchimento de contratos, fichas cadastrais e vários outros documentos. 

Além disso, o Unico People conta com uma análise digital e manual da documentação. 70% da plataforma utiliza a própria tecnologia desenvolvida para analisar a veracidade das informações, já os outros 30% seguem para um time interno que terá, no máximo 3 horas úteis para validar os dados. Ou seja, além de garantir a validação dos documentos de forma segura, o RH também ganha muito mais tempo para se dedicar a ações estratégicas ao invés de passar seu dia em função de questões burocráticas. Quer conhecer melhor como funciona a solução? Então clique aqui para conversar com um de nossos especialistas e compreender como ela pode revolucionar o seu RH.

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