Unico People

• 28 de novembro de 2022
• 7 min de leitura

Em uma gestão de Recursos Humanos, existe a necessidade de os profissionais estarem constantemente atualizados não apenas com as tendências do setor, como também na legislação e nas normas trabalhistas. Assim, evita-se adversidades com os colaboradores e também pendências judiciais, trazendo ganhos até mesmo para a imagem da empresa. O eSocial, projeto do Governo Federal instituído em dezembro de 2014, é um desses pontos.

Com o objetivo de trazer melhorias nas entregas trabalhistas, é preciso ficar por dentro sobre esse conceito e também sobre os impactos trazidos por ele. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda mais sobre o assunto e saiba como isso influenciará no dia a dia do seu trabalho.

O que é o eSocial?

O eSocial é um novo sistema de prestação de informações ao Governo Federal. O seu nome oficial é: Sistema de Escrituração Digital das obrigações fiscais previdenciárias e trabalhistas.

Um dos principais objetivos do eSocial é tornar os processos internos da empresa mais transparentes e menos complicados.

Neste aplicativo estão reunidas todas as informações trabalhistas de seus funcionários, ou seja, trabalhadores estatutários, autônomos, celetistas, avulsos, cooperados, estagiários e sem veículos empregatícios, tem suas informações registradas no eSocial.

Esta ferramenta é vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.

O eSocial foi instituído a partir do Decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014. Visando simplificar a entrega das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, além de consolidar os bancos de dados e processos, essa ferramenta visa repassar as informações de cada profissional de forma mais eficaz, o que reduz erros e contribui para um relacionamento positivo entre as partes.

Quem deve aderir ao eSocial? 

Todas as empresas ou pessoas físicas que contratam prestadores de serviços devem realizar o cadastro caso essa negociação esteja voltada para os direitos trabalhistas, previdenciários e tributários. Microempreendedores Individuais, Empresas de Pequeno Porte e também Microempresas que tenham um funcionário devem enviar as informações nesse novo sistema.

Quais são os impactos do eSocial na rotina do RH e do DP? 

Agora que você já sabe o que é o eSocial, chegou o momento de explicarmos quais são os impactos positivos que isso traz para o Departamento Pessoal e para a gestão de Recursos Humanos

Impactos no DP 

O principal impacto causado pelo eSocial ao Departamento pessoal foi a necessidade de ter mais eficiência em relação aos apontamentos sobre os funcionários. 

Neste sentido, a gestão do DP foi aprimorada para que o programa não seja alimentado com informação incorreta.

Informações como admissões e demissões, jornada de trabalho, alteração salarial e outras devem ser informadas ao eSocial previamente.

Impactos no RH

No caso dos Recursos Humanos, existe a necessidade de eles prepararem as documentações de seus profissionais de forma mais ágil, uma vez que existe um prazo a ser cumprido. 

É importante lembrar que as novas regras do eSocial cobram do RH uma isonomia nos benefícios, ou seja, todos os funcionários devem receber os mesmos benefícios. Neste sentido, não se pode dar um bônus a um colaborador a outro não. Esta discrepância pode ser entendida pelo sistema como uma espécie de complemento salarial.

Benefícios do eSocial nas rotinas de RH e DP 

Rotinas reduzidas

Entre as atividades do RH e do DP, as questões burocráticas englobam alguns dos principais desafios dos colaboradores. Afinal, é preciso contar com muita responsabilidade para a gestão de informação do quadro de funcionários, além de cumprir com exigências trabalhistas sempre que necessário contratar ou desligar seus colaboradores.

O eSocial permite a assinatura eletrônica e a unificação de todos documentos em um mesmo local, simplificando bastante a rotina do RH e do DP. 

Com isso muitos formulários serão simplificados a partir desse novo sistema, entre eles: DIRF, RAIS E GFIP. Assim,  as informações são enviadas para sistemas informatizados e fica a cargo dos órgãos responsáveis verificarem a autenticidade dessas informações.

Erros minimizados

Como a burocracia é consideravelmente reduzida, consequentemente os erros e atrasos são reduzidos, permitindo com que a empresa possa cumprir com as ações estipuladas sem problemas com a legislação.

Além disso, abre margens para que os colaboradores possam ser mais estratégicos em suas funções. Entre as vantagens desse setor ser mais automatizado e menos processual, destaca-se o aprimoramento da comunicação interna, a assimilação da cultura organizacional em todos os níveis, além de contribuir para o engajamento dos colaboradores e para o desenvolvimento de equipes de alta performance.

Quais os sistemas que foram substituídos com o eSocial? 

Conforme abordado, o principal objetivo do eSocial é trazer simplificação para os processos de RH e para as atividades consideradas burocráticas. Nesse sentido, alguns sistemas do Governo Social foram substituídos pelo eSocial empresas. Entre eles, destacamos:

CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, que visa controlar admissões e também demissões dos colaboradores por meio do regime CLT;

GIFP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;

CTA — Comunicação de Acidente de Trabalho;

LRE — Livro de Registro de Empregados;

CD — Comunicação de Dispensa;

PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;

DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

DIRF — Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;

GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;

QHT — Quadro de Horário de Trabalho;

Folha de pagamento;

MANAD  — Manual Normativo de Arquivos Digitais;

GPS — Guia da Previdência Social.

Quais funcionalidades do eSocial 

Antes de abordar as funcionalidades do eSocial é importante destacar que um dos principais objetivos desse sistema é facilitar a gestão da vida do funcionário, diminuir a burocracia aumentando ao mesmo tempo a inadimplência dos empreendedores.

De acordo com estes objetivos o eSocial possui as seguintes funcionalidades:

Verificação do cadastro do empregado

O eSocial permite a verificação da existência de divergências ou não entre os dados que constam nas bases de cadastros de Pessoas Físicas e o Número de Identificação Social.

Fechamento de folha de pagamento 

O portal do eSocial permite que a empresa feche a folha de pagamento, é só entrar no menu correspondente e selecionar o ano e o funcionário para informar os dados do seu pagamento.

Vão constar no documento algumas informações como salário, descontos, benefícios do INSS, data do pagamento salarial e outras.

Informação de rendimentos 

Existe a possibilidade de realizar o informe de rendimentos dos funcionários pelo eSocial. o sistema pode facilitar a apuração do imposto de renda porque está conectado à Receita Federal, isto traz transparência para o processo.

Alteração de dados cadastrais

O eSocial oferece a facilidade de alterar os dados cadastrais da empresa junto ao Governo, quando necessário. Neste caso, basta ir em “dados do empregador/contribuinte” no menu “empregador”.

Como se adaptar ao processo? 

Vale destacar a importância de ficar por dentro de algumas informações sobre como se adaptar ao processo do eSocial. Veja alguns passos essenciais.

Mantenha completos os cadastros dos colaboradores 

O primeiro passo é a necessidade de manter completos os cadastros dos colaboradores. Por essa razão, contar com a tecnologia como aliada é o mais indicado para a equipe, especialmente em processos de admissão e demissão. Dessa forma, a documentação dos colaboradores estará em dia, sem a necessidade de cobranças constantes para a atualização e sem correr riscos de haver algum tipo de problema pela ausência de dados.

Outro ponto de atenção está relacionado aos dados dos dependentes, que também devem ser conferidos. Assim, as informações são cruzadas de forma eficaz, tendo a oportunidade de usufruir dos ganhos que o eSocial trouxe para a rotina de RH.

Faça um mapeamento de como a sua empresa lida com as leis trabalhistas 

Preocupar-se com as leis trabalhistas deve ser uma atenção não apenas para a adequação ao eSocial, como também uma estratégia que evitará problemas para a empresa e até mesmo perdas financeiras (em casos de cobranças judiciais, por exemplo). Nesse sentido, é preciso verificar se existem privilégios para alguns de seus colaboradores, se há equiparação salarial, além de analisar se a remuneração é compatível com o CBO.

Entenda, também, como as horas extras vêm sendo tratadas, uma vez que todos esses pontos são alguns dos gargalos que o eSocial identificará. Como os sistemas estarão unificados, existe a possibilidade de outros órgãos identificarem irregularidades, o que traz uma situação embaraçosa para o negócio.

Saiba sobre as mudanças relacionadas com os estagiários

Caso a sua empresa conte com a contratação de estagiários, é preciso entender o que mudou a partir do eSocial. Ao adaptar o seu negócio para as exigências,  é preciso reportar todas as informações relativas a esses profissionais na DIRF, uma vez que é preciso fazer relatórios completos sobre eles e ainda manter um gestor como o responsável direto pelas suas atividades.

Antes, apesar de esse controle já ser exigido por meio de relatórios sobre o que é feito na empresa e também qual é o desenvolvimento do estagiário enquanto profissional, era um acompanhamento realizado por meio das universidades. Dessa forma, havia estilos diferenciados e informações distintas de um documento para outro. Nesse sentido, o novo meio visa padronizar, além de trazer mais consistência para as organizações na hora de acompanhar o estudante.

Automatize processos

Conforme explicamos, a tecnologia será essencial para que os processos de RH mantenham-se em dia e também possam assegurar que as documentações estejam corretas. Existem vantagens significativas para a automatização de processos no RH. Além de tornar a área mais estratégica, como apresentado mais acima, essa ação contribui para trazer maior segurança de dados, além de otimizar processos e facilitar ainda mais a rotina dos profissionais.

A adoção de um software de RH para a automatização dos processos é um passo positivo para facilitar a troca de informações com o eSocial. Assim, você pode otimizar a rotina do Departamento Pessoal tornando-o mais eficaz e eficiente.

Outro ponto que se destaca como positivo é a melhoria no fluxo das informações, além de acompanhar o desempenho dos colaboradores de forma mais efetiva. Isso sem falar das informações que estarão continuamente atualizadas, sem trazer retrabalho, diminuindo as chances de erros e ainda possibilitando aos colaboradores desempenharem funções mais voltadas para o crescimento da área.

Hoje, cada vez mais as empresas preocupam-se em buscar por soluções que tragam melhorias para a rotina da equipe. O processo de admissão, por exemplo, conta com ferramentas que possibilitam essa etapa no negócio de forma remota, permitindo os novos profissionais a assinarem a documentação eletronicamente, além de automatizar a validação de dados e documentos junto ao eSocial e aos Correios. 

Com o Unico People é possível realizar a admissão digital por um processo realizado através de sistemas que automatizam as etapas de contratações de novos colaboradores.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre o que é o eSocial, qual é a importância de ficar por dentro desses pontos, além de conferir dicas de como se adaptar. Conforme percebemos, contar com o apoio da tecnologia como aliada também é essencial nesse momento, uma vez que contribui para mais facilidade no dia a dia de trabalho da equipe e possibilita uma visão mais estratégica. Com a tecnologia do Unico People é possível tornar o departamento de RH mais estratégico e menos burocrático e operacional. 

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