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O RH se tornou uma área estratégica nos últimos 15 anos, mas ainda possui alguns procedimentos burocráticos em sua rotina. A automação de processos de RH chega para otimizar recursos empresariais, seja tempo ou dinheiro, e permitir uma visão mais ampla sobre o fluxo de trabalho.
São vários os processos de RH que podem ser automatizados na sua empresa, contribuindo para inúmeros benefícios.
Por isso, trouxemos um mini-guia com as principais ferramentas para automatizar seus processos de recursos humanos.
Em uma empresa, todas as atividades realizadas pelo departamento de recursos humanos podem ser consideradas processos de RH, que consistem em facilitar a integração entre os colaboradores, equipes e gestores.
Entre eles estão recrutamento e seleção, admissão, onboarding, treinamentos, processo de desligamento, gestão de ponto, pagamentos, benefícios, entre outros.
A melhoria constante dos processos de recursos humanos é fundamental para diminuir riscos de erros, oferecer respostas mais eficazes, facilitar processos e incorporar ainda mais accountability, transparência e confiabilidade. Com a automação, os benefícios vão ainda mais além, com a economia de recursos essenciais.
Mas em que exatamente consiste a automação de processos de RH e como essa automatização pode ajudar a sua empresa?
A automação de processos de RH significa usar tecnologias para agilizar procedimentos burocráticos da empresa. Mas a automatização de processos não é exclusividade do Departamento Pessoal.
Essa é uma técnica de BPM (Business Process Management), ou Gestão de Processos Empresariais, e consiste em usar a tecnologia e a integração de sistemas e dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho de maneira geral. Isso se dá por meio do monitoramento e da substituição de atividades manuais por automatizadas.
Veja alguns processos de RH que podem ser automatizados.
Arquivar uma grande quantidade de dados de seus colaboradores e clientes é uma necessidade de toda empresa e o armazenamento dessas informações sempre traz um grande problema na rotina empresarial.
Por outro lado, a automação dos processos de RH torna possível que sua empresa colete, armazene e analise facilmente e de maneira segura um grande volume de dados. Além disso, as ferramentas tecnológicas permitem um fácil acesso às informações, já que as concentram em um só lugar, facilitando o processo de armazenagem, análise e garantindo a segurança dessas informações.
Um RH data driven, como o próprio nome diz, é quando o departamento de recursos humanos toma decisões com base em indicadores, dados e metodologias que contribuem com os processos e planejamentos estratégicos. Além disso, o direcionamento por meio de dados é capaz de diagnosticar situações com mais agilidade, de forma a evitar erros e encontrar soluções com mais rapidez, assim como determinar o retorno sobre o Investimento (ROI) de forma muito mais eficiente.
O monitoramento de indicadores-chave pode ser considerado parte do rh data driven, pois é através dos indicadores que os dados são observados para a correção de erros e o alcance dos objetivos. Entre os indicadores-chave que podem ser monitorados de forma automatizada, estão os feedbacks, frequência, rotatividade de colaboradores ou turnover, avaliação de aprendizagem, Retorno sobre o Investimento (ROI), recrutamento e seleção, além de diversos outros processos de RH.
Um dos primeiros passos da jornada de recrutamento e seleção, a triagem de currículos tem como objetivo filtrar os candidatos com mais compatibilidade a determinado cargo e cultura da empresa.
Geralmente, a triagem se inicia com a análise dos requisitos daquela vaga, como formação, competências e habilidades.
Tanto a seleção e a contratação de funcionários como o seu desligamento são um dos processos mais complexos a cargo do setor de RH, que podem demorar até mais de 30 dias, desviando o foco da equipe de atividades estratégicas. As novas ferramentas tecnológicas permitem automatizar também essa atividade, com uma série de vantagens.
A folha de pagamento e sua distribuição é uma das atividades mais trabalhosas para o RH. Muitas empresas já optaram por automatizar essa tarefa para evitar erros que geram processos trabalhistas. Além disso, todas as regras relacionadas ao pagamento, como taxas e impostos que devem ser calculados, abrem possibilidade para erros manuais. A automação contribui com os cálculos e adequa os pontos conforme a legislação trabalhista.
O controle sobre o ponto pode dar à empresa uma noção maior sobre horas trabalhadas, atrasos e ausências do colaborador. Com isso é possível fazer uma gestão gerencial melhor da equipe.
O estabelecimento de processos e fluxos de trabalho é uma das bases que norteiam hoje a gestão organizacional. Assim, a energia da equipe de RH pode estar focada em atividades mais estratégicas.
Entre as vantagens da automação de processos de RH, a economia de tempo na hora de lidar com burocracias, papéis e processos permite mais tempo disponível para cuidar do que de fato importa: das pessoas que trabalham e dão vida à empresa.
Vamos conhecer alguns benefícios da automação de processos no RH:
Quanto mais automatizados forem os processos, maior o foco no core business da empresa. Assim, processos repetitivos podem ser automatizados por soluções tecnológicas enquanto os gestores podem atender às demandas mais estratégicas e importantes, como atividades voltadas para a conquista e a fidelização dos colaboradores.
Investir na automação dos processos de RH contribui também para o aumento da produtividade, pois possibilita a realização de um grande volume de tarefas em um curto período de tempo. Neste caso, a tecnologia torna-se um estímulo para aumentar a capacidade do RH.
Além disso, automatizar processos pode aumentar a produtividade. Estudos apontam que só 39% do expediente é realmente produtivo. Com a tecnologia a nosso favor, a performance pode ser muito maior.
A automação garante que os processos funcionem ininterruptamente e de maneira padronizada. Também garantem maior grau de acerto, evitando a perda de tempo com o retrabalho.
Um RH com apoio de soluções de tecnologia, que garantam o bom funcionamento das atividades operacionais pode se dedicar a ajudar a empresa estrategicamente a atingir seus resultados, aumentando o desempenho dos colaboradores e, por sua vez, a lucratividade da organização.
Pesquisas realizadas com 53 empresas mostraram que as que têm boas práticas de RH são 51% mais competitivas, em média. Ou seja, a gestão de pessoas é essencial para a competitividade do negócio.
Mas para uma adequada gestão de pessoas é necessário que as atividades realizadas funcionem de maneira eficaz e a automação dos processos de RH pode ajudar muito nisso.
Um relacionamento saudável entre os colaboradores é ideal para diminuir as taxas de turnover. Dentro disso, o departamento de RH pode utilizar diversas formas de mensurar o engajamento das equipes e gestores por meios qualitativos ou quantitativos em um formato de interação bilateral. Com a automação dos processos de RH, torna-se muito mais eficaz garantir que colaborador e empresa caminhem na mesma direção, com alinhamento cultural e produtividade, com exemplos de gamificação sobre os valores da empresa, divulgação de treinamentos, direitos e deveres de cada um, contribuindo para a motivação e conexão com a marca.
Quando realizadas de forma manual, atividades como controle de pagamentos ou burocracias dos processos de admissão, tendem a exigir muito mais tempo dos times de RH, além de serem suscetíveis a erros. Com a automação dos processos por meio da tecnologia, ganha-se agilidade e melhoria na produtividade. Além disso, as facilidades de análises de dados, o gestor tem mais controle gerencial e pode medir o desempenho das tarefas, adequando-as sempre que necessário.
A automação dos processos de RH também reduz o índice de falhas humanas. Menos falhas significam menos prejuízos financeiros para a empresa. Com análises de dados, como as preditivas, é possível obter um mapeamento de atividades e detectar pontos de melhorias com antecedência e desenvolver a capacitação do time junto a medidas que previnem erros, aportando vantagens relevantes à corporação.
O DP é o setor dentro dos recursos humanos responsável, principalmente, por todas as atividades operacionais, desde a gestão e o controle de carga horária, até as burocracias relacionadas aos processos de admissão. Com isso, é possível imaginar a papelada, os números e os cálculos que devem fazer parte da rotina desta equipe, não é mesmo?
Porém, a automação e digitalização dos processos permite incluir este departamento no desenvolvimento da empresa, com uma gestão de pessoas estratégica e online.
Mas com tanta demanda, você sabe por onde começar a automação do DP na sua empresa?
O primeiro passo é ter um entendimento completo sobre quais atividades são consideradas prioridades e fundamentais. Por isso, mapeie as suas demandas, objetivos e prazos.
Lembre-se de anexar um checklist sobre documentos relacionados a determinados processos, como os admissionais, para incluir nas automações, de forma a evitar qualquer gargalo.
Com os processos definidos e mapeados, o próximo passo é determinar as metas e objetivos. Desta forma, é possível mensurar o andamento dos processos, medindo os resultados e otimizar o fluxo entre as equipes, gerando confiança entre os colaboradores, que trabalham em busca de um ganho em comum.
A integração da equipe é fundamental para o sucesso das metas. Além disso, torna o clima organizacional em um ambiente agradável, garantindo a credibilidade entre os colaboradores e relacionamentos saudáveis. Desta forma, iniciar processos de automação potencializa os resultados da empresa, já que toda a equipe caminha na mesma direção.
Com a equipe integrada, metas definidas e processos mapeados, chegou a hora de escolher a ferramenta ideal.
É importante considerar os pontos mais relevantes de acordo com cada um dos trâmites mapeados, de forma a garantir uma gestão mais efetiva e segura, diminuindo o tempo e os esforços do setor.
Por exemplo, a automatização pode substituir a validação e armazenamento de documentos pessoais do colaborador, permitindo, por exemplo, um acompanhamento em tempo real de uma admissão.
Quando buscar por uma ferramenta, pense nos benefícios e requisitos para alcançar seus objetivos, acelerar a realização das tarefas e processos, segurança e conformidade com a LGPD.
Com tantos processos complexos, o controle e monitoramento de resultados é primordial.
Lembre-se dos critérios que você incluiu nos indicadores-chave e confira se o fluxo está de acordo com seus objetivos:
As ferramentas de automação de processos de RH otimizam os fluxos e contribuem para inúmeras melhorias em diversos aspectos, desde o ambiente e o relacionamento entre os colaboradores, até o aumento da produtividade.
Afinal, o capital humano pode ser considerado o principal ativo para o sucesso das organizações. Por isso, investir em soluções capazes de colaborar com a gestão de pessoas é essencial.
Listamos abaixo as 8 ferramentas de automação de processos de RH que você precisa conhecer:
Uma solução 100% digital, na qual o próprio candidato encaminha sua documentação para a admissão pelo seu celular ou computador sem sair de casa.
Toda essa documentação é analisada de forma automática, enquanto o departamento pessoal acompanha todo o processo. Além disso, a ferramenta possui API aberta para integração com o sistema de folha, ponto, software de recrutamento e seleção, entre outros. Tudo isso sem deixar de lado a segurança e a conformidade com a LGPD, além de muitos outros benefícios e features:
A Skore fornece soluções de plataforma e experiências de aprendizagem contínua de forma digital para a capacitação, preparação e atualização de equipes, trazendo temas como a adaptação à transformação digital em busca de resultados para o negócio.
Recentemente, a solução foi adquirida pela UOL EdTech, com foco principal em oferecer conteúdos relevantes para colaboradores de PMEs, descomplicando a gestão do conhecimento.
Considerada a maior plataforma de gestão de ponto online, a pontomais traz autonomia no controle da jornada de trabalho, facilitando solicitações de ajustes e abonos diretamente pela plataforma, além de permitir o registro de ponto de qualquer lugar.
A plataforma fornece recursos como o controle de ponto digital, que garantem o acompanhamento da jornada de trabalho de forma descentralizada e em tempo real.
A SkillHub consiste em fornecer benefícios em educação, conectando empresas e colaboradores a cursos e treinamentos online, que ficam centralizados em uma única plataforma, gerando engajamento, cultura de Long Life Learning, ampliando o potencial dos talentos da empresa em um time fidelizado.
Atualmente, a SkillHub faz parte do ecossistema da unico, maior IDTech do Brasil.
A Escale Health presta consultoria para grandes empresas, garantindo o controle da saúde dos colaboradores através de inovação, tecnologia e gestão humanizada, otimizando tempo e reduzindo custos.
Esta plataforma de gestão contínua de pessoas permite ao gestor acompanhar e atuar no clima organizacional, engajamento e performance com o objetivo de impulsionar os resultados da sua empresa e promover a retenção de talentos, melhorando a experiência do colaborador com indicadores de pessoas em tempo real.
A Feedz é uma plataforma completa para otimizar o engajamento e desempenho de colaboradores, que conta com um software indicado para empresas acima de 25 colaboradores e todas as ferramentas de gestão de pessoas, como avaliação de desempenho, gestão de objetivos OKR, feedbacks, pesquisa de clima organizacional e muito mais.
A plataforma número 1 para avaliação de desempenho, gestão de metas, feedbacks, planejamento de sucessão, PDI e toda a gestão de desempenho da sua equipe.
Agora que você já sabe como a automação de processos de RH contribui para a sua empresa, confira tudo o que você precisa saber sobre automação de processos de RH no nosso “Guia de como tornar o RH mais estratégico com a transformação digital”.
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