Transformação digital B2B voando na busca potencializada

Nosso negócio

O sistema Unico Auto é uma plataforma 100% web que possibilita modelar e gerenciar qualquer tipo de processo. Com uma interface simples e amigável, é possível implantar projetos de forma rápida e eficiente. Em constante evolução, a plataforma nasceu em 2015, e atualmente já fez a transformação digital em mais de 20 segmentos, em 130 grupos empresariais. São mais de 35 mil usuários ativos, que fazem 4 bilhões de transações por mês.

Na plataforma é possível ter as principais ferramentas para gestão de processos, como a modelagem BPM (desenho do processo) e o GED/ECM (captura, gestão, criação, armazenamento e busca de documentos), com a flexibilidade de um workflow dinâmico e robusto.

Entendemos que a transformação digital vai além da contratação de softwares, é necessário agilidade na mudança cultural, e essa é nossa expertise! Queremos dar autonomia para as empresas modernizarem suas operações e estar junto na melhoria contínua dos processos para oferecer uma plataforma aderente aos negócios dos nossos clientes.

Nós amamos fazer a transformação digital de processos analógicos, feitos por e-mail ou papel.

Tecnologia com foco no cliente

Em 2015, no início das atividades da Unico Auto, a arquitetura de sistemas era muito diferente da atual e o motivo das transformações sempre foi respaldado na premissa de atender ao máximo o nível de satisfação dos clientes na utilização da plataforma, a fim de garantir a produtividade e eficiência da execução de atividades rotineiras e gerar menos dificuldades ou demora no desempenho das tarefas.

A essência do foco no cliente e a necessidade de validar o modelo de negócio, que na época tinha um posicionamento de MVP – Produto Mínimo Variável, limitou à simplificação dos recursos tecnológicos para ganhar produtividade e entregar com agilidade novas funcionalidades ao mercado. Em pouco tempo, essa estratégia de negócio gerou uma dívida técnica, com oportunidades de melhorias na performance do sistema, principalmente nas buscas.

Inicialmente, todas as buscas eram realizadas no limite da capacidade de um banco de dados Oracle, que tinha as informações dos documentos armazenadas na plataforma Unico Auto, com uma quantidade limitada de apenas 5 indexadores. Uma possível solução para otimizar a performance foi usar os recursos do Oracle para aumentar a capacidade de processamento e dar maior velocidade nos resultados de buscas, porém o time de tecnologia continuou na busca de melhorias que se adequassem ao modelo de negócio e pudessem entregar o máximo de valor ao cliente.

Migração do Oracle para o Amazon Aurora

A primeira grande ação foi a migração do modelo de dados do Oracle para o PostgreSQL, com a movimentação de milhões de indexadores de documentos e registros de diversas tabelas. O time de TI, de forma muito arrojada, escolheu a solução de banco de dados da AWS – Amazon Web Services, com a nova tecnologia Aurora, que estava na versão beta. Munidos de muita coragem, a migração do banco de dados da Unico Auto foi realizada no mesmo mês em que o Aurora seria promovida à produção. E foi um sucesso! A solução do RDS Aurora funcionou muito melhor do que o esperado, houve um grande ganho de performance e foi possível aumentar o limite de 5 indexadores por documento.

Pouco tempo depois, foi constatado que a maior instância do RDS Aurora PostgreSQL, com incríveis 64 vCPUs e 488 GB de RAM, ainda não entregava a performance esperada para processar as milhões de buscas na plataforma Unico Auto. Nesse momento, a equipe de tecnologia refletiu sobre a ativação de várias réplicas de leitura e na distribuição de carga das buscas sobre elas, mas já era de conhecimento do time que a ação mais adequada seria uma solução especializada em buscas.

Precisávamos de mais performance

Toda a arquitetura de sistema da Unico Auto usa de forma primária os serviços gerenciados da AWS e isso influenciou a escolha inicial do AWS CloudSearch, solução de buscas. Em um projeto extremamente rápido, feito em dias, o time de desenvolvimento aprendeu a usar e implementou o CloudSearch, migrando toda a indexação de dados de documentos e de processos da plataforma Unico Auto para dentro de índices da solução, alterando todas as buscas do sistema para o novo serviço.

Durante esse projeto de migração, o time aprendeu muito sobre a estrutura de índices e a organização dos dados para buscas. Foi um trabalho intenso e produtivo, porém inconformados pelo alcance da melhor performance, foi detectado que o tempo entre a indexação de um registro no CloudSearch e a disponibilidade para a busca era muito alta, inviabilizando um dos requisitos do sistema que é entrega imediata da busca de documentos, após a sua captura.

Em busca da performance perfeita: Elasticsearch

O time de TI fez uma análise e resolveu cancelar a implantação da nova solução de buscas com o AWS CloudSearch, para abrir um novo projeto com o Elasticsearch como provedor de toda indexação e buscas de quaisquer documentos ou processos. Devido à alta demanda de clientes solicitando mais agilidade e a sobrecarga de chamados no suporte Unico Auto, foi utilizada uma metodologia ágil de configuração do novo ambiente Elasticsearch e codificação da plataforma Unico Auto.

O tempo de buscas críticas e pesadas caiu de uma média de 45 segundos para milissegundos no tempo de resposta. Todos os problemas relacionados à performance de buscas foram resolvidos. A funcionalidade de Aggregation do Elasticsearch permitiu criar novos filtros para refinamento avançado nos resultados de buscas e uma funcionalidade mais eficiente e avançada para combinação de ordenações baseadas no Sort do Elasticsearch, evoluindo o produto e a usabilidade para os clientes da Unico Auto.

Transformação digital acelerada

Em outubro de 2019, foi implantada a nova versão com uma grande atualização tecnológica que reduziu o tempo médio de resposta de nossos serviços de 1,5 segundos para 0,5 segundos, três vezes mais rápido. Em dezembro, o tempo médio de resposta caiu de 0,5 segundos para 0,25 segundos, reduzido pela metade. Considerando as duas versões de otimizações, houve uma melhoria de 83% do tempo de resposta. Atualmente, são 4,7 requisições de consulta de documentos por segundo; e para processos são 2,8 requisições por segundo.