Transformação digital no RH: quais os diferenciais de adotar ferramentas que automatizam processos?

A transformação digital no RH já é uma realidade, assim como em diversos outros setores – e esse é um ponto considerado essencial pelas empresas. Ao entrevistar cerca de 10 mil líderes de Recursos Humanos, um estudo da Delloite identificou que 73% das pessoas consideram a temática “RH Digital” como importante ou muito importante. Esse mesmo estudo verificou que 56% das organizações já vêm redesenhando seus programas de RH para utilizar soluções digitais.

Neste material, explicaremos de modo geral do que se trata a transformação digital, como ela se aplica no RH, além de apresentar seus impactos e dicas para implementar. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a transformação digital?

Primeiro, vamos entender do que se trata a transformação digital. Ela ocorre quando as empresas buscam por ferramentas e soluções que contribuam para trazer mudanças positivas a problemas tradicionais, como quedas de produtividade, queda no desempenho ou na agilidade de diferentes processos.

Não se trata exclusivamente de utilizar a tecnologia para os processos do dia a dia. Mas, sim, quando ela é utilizada para garantir resultados mais efetivos, independentemente do setor. Dessa forma, a mudança precisa ser, inicialmente, estrutural. De nada adianta uma área em específico querer se transformar digitalmente se a empresa como um todo não caminha para o mesmo destino.

Nesse sentido, a tecnologia vai desempenhar um papel estratégico – ou, às vezes, principal na realidade das empresas.

O que é a transformação digital no RH?

Nessa lógica, a transformação digital no RH ocorre quando a organização busca por tecnologias para realizarem algumas tarefas comuns do dia a dia do setor, bem como solucionar demandas que prejudicam a performance do time (ou de outras equipes).

Entenda: até pouco tempo atrás, o processo de contratação e demissão de profissionais era preferencialmente presencial. Mesmo que fosse à distância, era papel do colaborador e da empresa encaminhar, via correio, as documentações necessárias para que o contrato fosse firmado ou desfeito.

Com a transformação digital, essas etapas na jornada do colaborador passam a ser feitas por meio de ferramentas, de modo que ambas as partes consigam assinar documentações (válidas em relação ao aspecto judicial) e realizar todos os trâmites burocráticos sem que as pessoas tenham que se deslocar ou enviar papéis impressos. Esse é apenas um dos exemplos de como a transformação digital ocorre na área de RH.

Qual é o impacto da transformação digital no RH?

Agora que você já sabe o que é a transformação digital e como ela se aplica na área de RH, chegou o momento de entendermos qual é o impacto trazido para o setor e para a empresa.

Automação de tarefas repetitivas

Antes, profissionais de RH precisavam destinar seus esforços para tarefas muito burocráticas e repetitivas. Porém, assim como o mercado, os colaboradores das empresas passaram a ser mais exigentes. Hoje, é preciso oferecer um ambiente de bem-estar e de qualidade de vida, focando sempre na parte estratégica da organização.

Porém, se os colaboradores do setor precisam passar grande parte de suas horas para demandas manuais, dificilmente ele conseguirá desempenhar esse papel mais voltado para os resultados da empresa como um todo. Nesse sentido, a transformação digital no RH vem para automatizar essas tarefas, de modo que o time realize atividades voltadas para o planejamento da empresa como um todo.

Voltando ao exemplo da admissão digital: por meio de ferramentas voltadas especificamente para essa questão, até mesmo as dúvidas de candidatos são respondidas de forma automática. Além disso, o envio de informações para o eSocial (essencial no momento de uma contratação) também serão automatizados, de forma que o profissional de RH atue de maneira gerencial, não operacional.

Redução de erros

Um dos grandes problemas de demandas manuais e muito operacionais está relacionado aos erros e retrabalhos que isso gera. Muitas vezes, o profissional só vai identificar que houve algum gargalo quando já impactou as atividades de outra pessoa ou de outros setores, o que ocasiona em perdas ainda maiores de produtividade.

Quando há automatização das demandas, consequentemente não haverá problemas com distrações humanas. Esse é um fator que traz ganhos para o clima organizacional de uma empresa. Afinal, ele se refere à percepção de profissionais em relação às políticas, práticas e processos da organização. Se a gestão se preocupa em trazer ferramentas que facilitem o trabalho dos times, naturalmente essa percepção será positiva, o que impacta na taxa de turnover e de absenteísmo, que tendem a se reduzir.

RH orientado a dados

Se o seu RH ainda não está orientado a dados, certamente a sua empresa está ficando para trás. Para que esse processo seja levado adiante, existe a necessidade de transformar digitalmente o setor. Dessa forma, há a possibilidade de acompanhar importantes indicadores que refletem no sucesso da empresa.

Suponhamos que grande parte das pessoas de seu negócio pediu demissão nos últimos 6 meses. Isso gerou gastos, uma vez que contratar e desligar pessoas gera custos das mais diferentes formas. Como é possível entender o que leva esses colaboradores a buscarem por outras oportunidades? Isso só é possível a partir de dados.

Se adotar uma ferramenta de pesquisa de clima, por exemplo, a equipe tem a oportunidade de identificar quais são os gargalos em relação às práticas e processos, de modo que atue proativamente em vez de atuar de maneira reativa.

Esse processo é chamado de People Analytics. Entre os ganhos que essa estratégia traz, destacamos principalmente:

• oferecer dados não apenas para o RH, como também para a diretoria e os gestores como um todo, que terão um entendimento de como está a empresa;
• aumenta o aproveitamento do RH, contribuindo para que os esforços sejam direcionados para os gargalos identificados no negócio;
• transforma ações em números;
• reduz custos do negócio.

Melhoria contínua da área de RH

Nenhuma área está passiva de sofrer melhorias de forma contínua. Porém, para implementar mudanças, é preciso que o setor seja baseado em dados, conforme abordamos. Por meio da transformação digital, o time tem a oportunidade de buscar continuamente por mudanças para os processos, o que reflete diretamente nos resultados da empresa como um todo.

Como implementar a transformação digital no RH?

A seguir, selecionamos algumas dicas para que você implemente a transformação digital no RH.

Reflita sobre as atuais atividades do RH

O primeiro passo é entender como está o seu setor e quais são as mudanças necessárias a serem implementadas nesse primeiro momento. Exemplo: às vezes, mesmo sem implementar a transformação digital, a equipe já buscou por soluções que automatizaram algumas das atividades. Nesse sentido, o processo inicial será entender quais são as demandas que ainda são manuais, como isso impacta na rotina do negócio e o que precisa ser aperfeiçoado.

Dessa forma, há a possibilidade de buscar por soluções no mercado que sejam voltadas especificamente para essas questões, de modo que gere valor para o time e para a organização.

Repense as rotinas

Esse é o momento de repensar as suas rotinas. Atividades operacionais não significam que são pouco estratégicas ou não geram valor. O intuito, com a transformação digital, é automatizá-las para que soluções realizem essas demandas sem que haja a necessidade da intervenção de profissionais.

Democratize a análise de dados

Conforme mencionamos, um dos impactos mais positivos da transformação digital na área de RH está relacionado à análise de dados. Porém, é preciso que haja a democratização desse acesso. De nada adianta contar com muita informação sobre os mais variados temas em seu negócio se as pessoas não podem analisá-los, interpretá-los e propor planos de ação para promover melhorias.

Sendo assim, se você buscar por uma ferramenta no mercado que permita a geração de relatórios, é essencial que cada área e profissional se torne responsável por alguma demanda em específico. Assim, sempre que houver o planejamento do próximo ciclo (mensal, trimestral etc.), cada pessoa terá insumos para propor o que deve ser aperfeiçoado e o que já gera resultados.

Treine seus colaboradores

Treinar os colaboradores também é essencial para que os ganhos da transformação digital no RH sejam usufruídos com qualidade. Ou seja, se você apostar em uma nova ferramenta, apresente para as pessoas do que se trata, qual é a importância, quais são as funcionalidades que ela traz para o time e como vocês podem contar com o apoio da empresa fornecedora para essa implementação e para os processos futuros.

Além disso, promover constantes capacitações será mais um fator motivador para os colaboradores. Isso demonstra que a empresa não está implementando mudanças com o objetivo de prejudicar o andamento das demandas – mas, sim, o contrário.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é a transformação digital no RH, qual é o impacto que isso traz para a equipe, além de conferir dicas de como implementá-la. Conforme abordamos, é essencial que o time como um todo entenda quais foram os resultados que isso trouxe para o dia a dia, de modo que avalie de forma prática o que pode ser aperfeiçoado para os próximos meses.

Se você se interessou pela ferramenta de admissão digital, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e tire suas dúvidas sobre o tema!