Tipos de assinatura digital: veja quais são e como se diferenciam

Hoje, diversos setores das empresas vêm se adaptando com as novas tecnologias, especialmente em um período de trabalho remoto — no qual as demandas precisaram ser adaptadas para que profissionais continuassem executando-as com qualidade. Na área de Departamento Pessoal, não é diferente. Independentemente de o trabalho ser presencial ou à distância, os principais tipos de assinatura digital vieram para simplificar o processo, além de tornar o setor mais adaptado para uma nova realidade.

Neste material, a gente explica quais são eles, além de apresentar sobre a importância de contar com uma ferramenta de qualidade nesse contexto. Continue a leitura e saiba mais!

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Primeiro, vamos entender um pouco mais sobre a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital, uma vez que esses conceitos geram dúvidas entre profissionais.

Assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica é um gênero no qual a assinatura digital é uma espécie. Entenda: quando nos referimos a assinatura eletrônica, estamos fazendo menção a algo mais amplo. Ou seja, todos os tipos de firmas que utilizam meios eletrônicos para a assinatura de documentos. Um contrato assinado a mão e escaneado, por exemplo, é uma assinatura eletrônica.

Dessa forma, podemos entender que toda assinatura digital eletrônica, porém nem toda assinatura eletrônica é digital.

Assinatura digital

Conforme explicado, a assinatura digital é um exemplo de assinatura eletrônica. Por meio dela, existe a possibilidade de utilizar criptografias que trazem mais segurança para o documento. Ou seja, se houver qualquer alteração naquela documentação, automaticamente ela se torna inválida. Para isso, é necessário contar com um Certificado Digital, normalmente emitido por uma Autoridade Certificadora.

Quais são os tipos de assinatura digital?

Agora que você já sabe sobre a diferença existente entre assinatura eletrônica e assinatura digital, chegou o momento de entendermos os principais tipos. Confira!

Assinatura eletrônica simples

No caso da assinatura eletrônica simples, não haverá a necessidade de utilizar um certificado digital. Além disso, é um tipo de assinatura que não identifica o signatário de forma inequívoca. Para oferecer mais segurança, ela associa dados eletrônicos (geolocalização, por exemplo), mas tem menos tecnologias no que se refere à segurança de dados – tão importante nos dias de hoje, especialmente com a aprovação da LGPD.

Justamente por isso, as empresas optam por sua utilização principalmente para assinaturas de documentos com menor criticidade e baixo risco. Entre elas, a marcação de consultas médicas, ou informações requeridas pelos próprios colaboradores para a organização.

A identificação do signatário é efetuada por meio de um conjunto de dados eletrônicos, associada a um outro conjunto de dados, como CPF, biometria, PIN etc.

Assinatura eletrônica avançada

Como o próprio nome já diz, a assinatura eletrônica avançada exige outras tecnologias que trazem mais segurança para a empresa. Por meio de soluções, há a possibilidade de identificar uma associação equivocada dos dados assinados com a idade da pessoa.

Por meio do certificado digital corporativo (deve-se levar em conta que não é emitido pela ICP Brasil), qualquer modificação feita pelos documentos será identificada pelos usuários. Além disso, é importante levar em consideração que esse tipo de assinatura conta com validade jurídica, amparada pela  MP 2.200-2/2001. Ou seja, a empresa pode utilizá-la para diversas situações e demandas do Departamento Pessoal, como:

• holerite;
• admissão de novos colaboradores;
• contrato de rescisão;
• termo de home office; entre outros.

Ou seja, esse tipo de assinatura digital pode ser escolhido pela equipe principalmente para documentos e contratos de maior criticidade. Conforme mencionamos, principalmente em um contexto de trabalho remoto, essa tecnologia contribui para que a organização possa contratar e desligar profissionais de modo totalmente à distância, garantindo a segurança das informações e ao mesmo tempo seguindo a legislação do país.

Segundo a Lei 14.603, a assinatura eletrônica avançada conta com algumas características específicas, que merecem o conhecimento do profissional de DP, como:

• está associada ao signatário de forma unívoca;
• utiliza dados para criar a assinatura eletrônica – e o signatário tem a possibilidade de operar sob o seu controle exclusivo;
• qualquer modificação feita nos documentos é detectável pela equipe.

Assinatura eletrônica qualificada

Por fim, a assinatura eletrônica qualificada é um tipo de assinatura digital mais complexo, que exige o certificado digital reconhecido pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira),. Uma modalidade que já era permitida e regulamentada pela MP 2.200 desde 2001, é considerada o nível máximo de qualificação.

Por essa razão, é válida para qualquer tipo de documento ou transação, sendo indicadas especialmente para contratos e documentos que tenham um alto nível de criticidade ou risco. Arquivos que envolvem informações sigilosas ou que qualquer alteração possa acarretar em problemas para a empresa, por exemplo, devem ser assinados por meio da qualificada.

Deve-se ressaltar, ainda, que é obrigatória para alguns itens, como:

• chefes de poder;
• sigilo constitucional;
• notas fiscais eletrônicas; entre outros.

Quais os diferenciais da assinatura digital?

A seguir, apresentamos alguns dos principais diferenciais de contar com a assinatura digital nas empresas, especialmente para a área de Recursos Humanos. Confira!

Mais segurança

Especialmente no setor que cuida dos dados pessoais dos colaboradores do negócio, estar atento à segurança é um dos principais pontos para a equipe. Qualquer deslize pode ocasionar em problemas trabalhistas, o que resultaria em gastos desnecessários para o negócio.

Conforme vimos, a assinatura digital conta com tecnologia que oferece essa segurança, de modo que qualquer alteração feita nos documentos possa ser identificada pelos colaboradores. Além disso, devemos destacar que a mensagem codificada na assinatura digital identifica quem é o signatário, vinculando-o ao documento gravado em particular.

Mais comodidade para a equipe e para os colaboradores

Até pouco tempo atrás, quando ainda não havia a possibilidade de os documentos serem assinados eletronicamente, a única possibilidade para firmar ou desfazer contrato com um colaborador, por exemplo, era por meio presencial. Hoje, em um contexto no qual grande parte das empresas operam remotamente devido aos efeitos da pandemia global, essa situação seria inviável.

Por meio da assinatura digital, as empresas podem lidar com seus colaboradores em diferentes estados e países. Consequentemente, há a possibilidade de contratar talentos independentemente de onde está localizado, o que aumenta a competitividade no mercado.

Economia de tempo

Devemos destacar, ainda, o fato de que a assinatura digital proporciona mais economia de tempo para os profissionais. Praticamente no mesmo momento em que os arquivos são encaminhados para os colaboradores, eles podem assiná-los de onde quer que estejam, otimizando o trabalho da equipe – e garantindo que eles possam tornar o trabalho mais estratégico, conforme as necessidades da empresa.

Redução de custos

Estudar em quais áreas existe a possibilidade de reduzir custos sem que isso afete a qualidade dos produtos e serviços oferecidos é um dos desafios de grande parte das empresas. Nesse sentido, a assinatura digital se destaca.

Aqui, a economia não está relacionada apenas aos gastos com papel. Se um profissional reside em outra cidade, por exemplo, seria necessário encaminhar o contrato por correios – o que geraria custos com a postagem dos itens.

Há, ainda, redução de custos no que diz respeito a questões indiretas, como arquivamento, rastreamento e redigitação de dados.

Validade legal e benefícios ambientais

Como mencionamos, além de todos esses pontos positivos, a assinatura digital conta com validação legal. O negócio terá a oportunidade de usufruir dos ganhos ao mesmo tempo em que está amparado pela Lei. 

Por fim, ainda podemos mencionar os benefícios ambientais. Como não há gastos com papel e nem riscos de haver desperdícios com folhas impressas de forma equivocada, consequentemente é uma forma de trazer ganhos para o meio ambiente.

Neste conteúdo, você pôde conferir alguns dos principais tipos de assinatura digital, além de entender um pouco mais sobre os diferenciais que traz para a empresa. Para que esses ganhos sejam usufruídos com êxito, o ideal é contar com uma boa ferramenta, que oferece atendimento de qualidade e traz a segurança necessária a esses processos.

Se deseja saber mais sobre o tema, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e tire suas dúvidas!