Sua empresa está em conformidade com a LGPD para RH?

Praticamente todas as atividades desempenhadas pelo setor de Recursos Humanos envolvem a coleta de inúmeros dados, por isso, é essencial toda empresa entender quais as implicações da LGPD para RH. 

A LGPD é uma lei brasileira que visa resguardar a privacidade dos dados pessoais coletados por empresas. Além de correr risco com o vazamento e acesso indevido das informações, a organização que não estiver em conformidade sofrerá punições da Justiça.

A sua empresa sabe quais são as implicações da LGPD para o RH? Confira, neste post, alguns pontos da lei que impactam as atividades desse setor.

O que é LGPD?

Em vigor no Brasil desde 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um mecanismo legal que visa proteger os direitos de liberdade e privacidade, por meio da segurança de dados pessoais. Diversos setores são impactados com essa medida, incluindo o setor de RH das empresas.

Dessa maneira, a lei nº 13.709 estabelece uma série de diretrizes para as empresas realizarem a coleta, armazenamento e o tratamento de dados pessoais, incluindo medidas de proteção para garantir a segurança dessas informações contra acesso indevido e vazamento, por exemplo.

Segundo a LGPD, dados pessoais são informações que podem identificar uma pessoa. Essas informações vão além do nome e CPF, pois até mesmo os dados de navegação, conhecidos como cookies, se enquadram nessa regra. Há ainda os dados sensíveis que, nesse caso, requerem mecanismos ainda maiores de proteção. 

Entre as diretrizes, a LGPD estabelece que o fornecimento dos dados pessoais deve ser feito mediante consentimento do titular. Ou seja, é preciso que o portador dos dados deixe claro que ele autoriza o tratamento por parte da empresa.

Vale ressaltar que a aplicação da lei independe da localização geográfica da organização responsável pela coleta dos dados pessoais. Isso quer dizer que, mesmo se a companhia está fora do País, mas realiza a coleta de dados pessoais de indivíduos no Brasil, está sujeita à legislação.

Impactos da LGPD no setor de RH

Assim como em outros setores, há impactos da LGPD para o RH de praticamente toda organização. Afinal, a lei se aplica a toda micro, pequena, média e grande empresa pública e privada que realiza tratamento de dados.

Nesse caso, os impactos da LGPD no RH são enormes, pois esse setor trabalha com dados a todo momento. Desde o momento do recebimento de currículos até o processo de demissão, a empresa tem contato com nome, declaração de raça, número de CPF e outras informações que identificam diretamente o candidato e o funcionário.

Além disso, o RH precisa tomar medidas para resguardar as informações dos colaboradores da empresa, afinal, há informações sensíveis no banco de dados da empresa, como laudos médicos e número da conta bancária para depósito de salário. Caso essas e outras informações caiam em mãos erradas, pode acarretar sérios problemas.

Mas, além dos dados de pessoas internas da empresa, o setor de RH tem contato com dados de terceiros, como dependentes dos funcionários e de fornecedores. Ou seja, é uma área que precisa lidar com dados pessoais e sensíveis, por isso, tem que se adequar à lei. 

Outro impacto da LGPD para o RH é a necessidade de articular as ações com o setor responsável pela aplicação da lei na empresa. A legislação prevê, por exemplo, a criação de cargos responsáveis por interagir com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD), órgão que fiscaliza, regula e aplica punições a empresas fora de conformidade. 

Adaptações no RH de acordo com a LGPD

A empresa que descumprir a lei pode receber advertências, multas e, em alguns casos, bloqueio ou eliminação de dados pessoais relacionados à irregularidade. Por isso, é essencial que a LGPD no RH seja colocada em prática. Veja algumas dicas a seguir.

Coleta de dados com finalidade específica

É comum que as empresas apliquem extensos formulários com diversas perguntas nos processo seletivos, tais como “você tem filhos”, “quantas pessoas moram na sua casa”, “qual raça você se considera”, e por aí vai. Com a aplicação da LGPD no RH, essas e outras perguntas feitas para conhecer melhor o candidato, terão de ser revistas. 

Isso porque, segundo a lei, a empresa precisa ter uma base legal para realizar o tratamento dos dados. Ou seja, precisa de uma finalidade bem definida e específica. Se o dado pessoal não for relevante para o processo, ele não poderá ser coletado e armazenado pela organização. 

Nesse caso, devem ser coletados apenas os dados com finalidade clara para determinada vaga. Além disso, segundo a LGPD, não é possível utilizar esses dados para tratamento posterior de forma incompatível com as finalidades iniciais. Se o RH solicitou informações para tal destinação, ela não pode ser alterada. 

Sigilo das informações

Outro impacto da LGPD para o RH é em relação à proteção de dados. Por exemplo, uma empresa costuma reunir dados de produtividade das equipes e outras informações que, caso sejam vazadas internamente, podem causar desconfortos entre os colaboradores. 

A LGPD é bem clara quanto à importância da inviolabilidade da intimidade, honra e da imagem do portador dos dados. Por isso, todos os processos que podem causar exposição de dados, afetando esses princípios, devem ser ajustados para garantir a privacidade. 

Autorização expressa do portados dos dados 

Outra implicação da LGPD para o RH é a necessidade do consentimento do portador dos dados para o tratamento. Segundo a lei, esse processo precisa ser inequívoco e de manifestação livre, ou seja, o candidato ou colaborador não pode ser coagido a fornecer as informações.

Ao consentir o tratamento de dados, a empresa não pode compartilhar as informações com terceiros sem antes solicitar uma nova autorização. Essa situação pode acontecer, por exemplo, quando a empresa precisa enviar dados dos funcionários para sindicatos ou para as seguradoras de planos de saúde.

A transparência está atrelada ao tópico anterior, pois o portador dos dados precisa entender quais informações serão coletadas, a finalidade e como elas serão armazenadas. É importante que a empresa utilize uma linguagem clara e acessível para evitar erros de interpretação. 

Quais os processos mais alterados pela LGPD?

Os processos de admissão e demissão são os mais impactados pela LGPD nas rotinas do RH. Entenda melhor a seguir. 

Processo de admissão

Durante o processo de admissão, a empresa precisa coletar apenas os dados que serão essenciais para a seleção e/ou contratação do funcionário. Além disso, é preciso ter transparência quanto à finalidade das informações, bem como o armazenamento e como eles serão descartados posteriormente. 

Na fase contratual, o empregador precisa estar atento às cláusulas da LGPD quanto às hipóteses para o tratamento de dados. Neste caso, como se trata da coleta de informações para cumprimento de obrigações legais, a lei autoriza a empresa a fazer o tratamento dos mesmos. 

Processo de demissão

No processo de demissão, os impactos da LGPD para RH inclui o descarte das informações. Como o funcionário não terá mais contato com a empresa, a organização não pode manter esses dados arquivados, exceto os dados pessoais que podem ser mantidos legalmente. 

A empresa precisa estar atenta ao descarte correto das informações, afinal, o processo de desligamento resulta em dados pessoais sensíveis que podem comprometer a imagem do colaborador, tais como exames demissionais, banco de horas, quantidade de faltas, valor de rescisão, entre outros. 

Em ambos os casos, é essencial que a empresa utilize serviços de consultoria para realizar os ajustes do RH conforme a legislação. A organização terá uma segurança maior quanto à privacidade digital dos funcionários e evitará sofrer punições e/ou vazamento de dados. 

Como o uso de sistemas online pode auxiliar as empresas?

As rotinas no setor de Recursos Humanos envolvem diversos processos com dados pessoais, que podem demorar horas devido à burocracia. Afinal, é essencial analisar todos os documentos para garantir que não ocorra erros que comprometam os direitos trabalhistas dos funcionários, por exemplo.

No entanto, a tecnologia facilita o trabalho no RH, pois os processos podem ser otimizados com os sistemas para RH, a exemplo do Unico People. A plataforma é a mais completa do mercado, e oferece ferramentas digitais para garantir agilidade e segurança ao setor. 

Por falar em segurança, levamos a sério a privacidade das informações. O Unico People segue todas as diretrizes da LGPD, além de contar com mecanismos de segurança, como o sistema único de criptografia para armazenamento seguro dos dados. Uma preocupação a menos para o RH da sua empresa. 

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