Enterprise Resource Planning: o que é ERP, vantagens e como funciona

Para que uma empresa possa alcançar resultados satisfatórios, além de contar com um bom investimento para a satisfação da equipe, existe a necessidade de os times buscarem soluções que aperfeiçoem seu dia a dia de trabalho. Nesse sentido, o sistema Enterprise Resource Planning, também conhecido como sistema ERP, se destaca.

Trata-se de um software de gestão que contribui para amparar a equipe de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, de modo que estabeleça mudanças na equipe que contribuam para alcançar os números pré-estabelecidos no planejamento estratégico.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda de maneira precisa sobre os ganhos do Enterprise Resource Planning para a área, como escolher aquele ideal para o negócio, entre outros assuntos relevantes. Continue a leitura e saiba mais!

Quais as vantagens do Enterprise Resource Planning para RH?

Primeiro, apresentaremos um pouco mais sobre as vantagens do Enterprise Resource Planning para a área de Recursos Humanos. Veja!

Informações integradas

A primeira delas diz respeito à integração das informações. Devemos levar em consideração que os dados da empresa em apenas uma ferramenta, além de otimizar o trabalho de toda a equipe, contribuirá para que o time faça análises cruzadas. Sendo assim, há a oportunidade de conciliar estratégias elaboradas pela gestão e entender como os resultados impactam na rotina da organização — e quais são as estratégias mais indicadas para aperfeiçoar diferentes etapas do trabalho.

Nesse sentido, o sistema ERP contribui para que as pessoas possam consultar informações sobre:

• reajustes salariais;
• folhas de pagamento;
• ponto eletrônico;
• gestão de benefícios dos colaboradores;
• cadastro das pessoas, entre outros.

As pessoas têm ainda a oportunidade de consultar informações relacionadas a treinamentos, consultar os currículos que chegaram até a empresa depois de determinada data, entre outros dados.

Facilidade para as tomadas de decisão

Tomar decisões estratégicas deve ser uma das principais preocupações de qualquer área, inclusive a de RH. Principalmente nos últimos anos, o setor ganhou relevância como um time que contribui de forma direta para que a empresa possa alcançar os resultados pretendidos, atuando em conjunto com as metas globais da organização.

Nesse sentido, é preciso conferir alguns dos principais indicadores da área, bem como analisar como a equipe pode agir para trazer melhorias a esses números. Entre eles, destacamos:

• turnover;
• taxa de absenteísmo;
• acidentes de trabalho;
• treinamentos;
• avaliação de aprendizagem;
• tempo médio na empresa, entre outros.

De forma manual, dificilmente a equipe terá a oportunidade de contar com todas as informações necessárias para essas decisões importantes. Por meio de um sistema ERP, consequentemente há uma maior facilidade para a consulta das informações, bem como traz uma garantia de que vai haver esse histórico para pesquisas futuras.

Controle de gestão

Para que o RH se torne mais estratégico, algumas de suas atividades precisarão ser automatizadas. Controle de contas a pagar e a receber, controle de férias, entre outras demandas do dia a dia da área podem ser controladas por meio de um ERP, contribuindo para que o foco das pessoas seja o que de fato traz retorno para a empresa.

Redução de erros

Erros geram retrabalhos. Entre os problemas gerados por esse gargalo, destacamos:

• gera mais custos para as empresas;
• pessoas precisam destinar parte de seu tempo para corrigir as atividades;
• exposição da empresa a um número maior de riscos;
• insatisfação dos colaboradores;
• traz danos para a imagem do negócio e para a satisfação do cliente.

Por meio do Enterprise Resource Planning, consequentemente as pessoas têm uma visão maior das etapas de trabalho que devem ser executadas, bem como terá um planejamento mais detalhado sobre as demandas (e o modo como elas contribuem para a estratégia do negócio).

Naturalmente, essa característica contribuirá para que a equipe tenha menos erros, o que garante mais resultados e maior engajamento das pessoas com suas funções.

Padronização de processos

Por que a equipe de RH deve priorizar a padronização de processos? Confira alguns dos diferenciais:

• possibilidade de a empresa seguir uma tendência de mercado;
• minimização de gargalos no dia a dia;
• facilidade para encontrar informações;
• redução de custos.

Além disso, quando há padronização de processos, consequentemente outros setores têm a oportunidade de visualizar informações que sejam relevantes para as suas respectivas áreas — desde que não sejam dados sigilosos.

Dessa forma, o serviço realizado pelas equipes seguirá um padrão de qualidade sem afetar a produtividade do time.

Registro de informações a longo prazo

Outro ponto que merece destaque é o registro de informações a longo prazo. Se a área de RH deseja ser estratégica, naturalmente precisa entender que os dados de hoje serão análises de amanhã. Porém, se esse armazenamento for feito de forma física ou sem ter uma centralização de informações, as chances de algo se perder são altas.

Além disso, existem decisões importantes que o setor de Recursos Humanos toma em suas estratégias que exigem um histórico confiável. Desse modo, o ERP permitirá esse acesso fácil e rápido, contribuindo para emissão de relatórios que justifiquem as ações elaboradas.

Como escolher um ERP para a sua empresa?

Agora que você já conhece os principais diferenciais de um ERP para a sua empresa, chegou o momento de entendermos alguns cuidados e sugestões para a escolha do ideal. Confira!

Liste as necessidades

Conforme vimos, o Enterprise Resource Planning servirá para atender a algumas demandas do setor de Recursos Humanos. Por essa razão, existe a necessidade de verificar quais são as principais necessidades do time, de modo que busque por aquele recurso que atenda à realidade da empresa.

Especificamente em um contexto no qual as pessoas estão operando em trabalho remoto, por exemplo, houve alguns desafios a serem enfrentados pela equipe. Contratação a distância, gerenciamento das pessoas e acompanhamento próximo das lideranças são apenas algumas das demandas.

Entender o seu cenário, as especificidades do momento e os diferenciais de um sistema como esse permitirá que a empresa faça um filtro e selecione aqueles que melhor vai se encaixar no dia a dia do negócio.

Faça um levantamento dos fornecedores

Além disso, é preciso verificar quais são os fornecedores existentes no mercado. Busque indicações de outras empresas, entenda os diferenciais de cada marca e faça reuniões de demonstração para que o time consultivo desse negócio apresente como aquele sistema contribuirá para o seu negócio.

Nesse momento, você ainda tem a possibilidade de verificar o atendimento daqueles profissionais, o cuidado em tirar as suas dúvidas e fazer questionamentos que vão além da plataforma pesquisada (o suporte oferecido por eles, por exemplo).

Faça benchmarking com outras empresas

Muitas vezes, apenas pela análise do atendimento não é possível verificar alguns pontos importantes para essa contratação. Dessa forma, faça benchs com outras empresas, pergunte como o sistema contribuiu para o andamento das atividades, quais são as vantagens de cada produto, como é o suporte oferecido, entre outros prós e contras que devem ser levados em consideração no momento de contratação.

Com essas informações em mãos e o entendimento do que é necessário para a sua realidade, a equipe tomará a decisão de escolha de modo mais simplificado, além de aumentar as possibilidades de contar com um produto de qualidade e que atenda ao que foi prometido durante a venda.

Envolva as lideranças

Por fim, não deixe de envolver as lideranças nesse processo. São esses os principais usuários de muitas das ferramentas ERP. Portanto, elas devem ter usabilidade para diferentes perfis de sua empresa e as pessoas devem considerar essa aquisição útil, uma vez que vai fazer parte da rotina de grande parte dos profissionais.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o Enterprise Resource Planning, quais são os diferenciais de contar com uma ferramenta como essa, bem como dicas sobre como escolher a ideal. Outro ponto que deve ser considerado pelas equipes para a compra de qualquer ferramenta é a integração que ela oferece com outros sistemas já em uso. Conforme vimos, com o trabalho remoto, outras necessidades surgiram.

A admissão digital se tornou, então, uma realidade para a maioria das empresas. Se deseja saber um pouco mais sobre a ferramenta e suas integrações, entre em contato com a gente e converse com nossos profissionais!