6 dicas de como organizar e arquivar documentos de RH

Veja como arquivar documentos de RH de uma maneira mais organizada e de fácil acesso para a otimização dos processos de sua empresa evitando erros. Os documentos do departamento pessoal exigem muito cuidado no manuseio e no armazenamento, afinal são arquivos que contém dados importantes da empresa e registros dos colaboradores. Entre alguns documentos que estão aos cuidados do Departamento Pessoal podemos destacar:

• Procedimentos burocráticos de admissão e demissão;
• Folhas de pagamentos; 
• Planos de cargos e salários;
• Controle de remuneração;
• Assiduidade e pontualidade dos colaboradores;
• Arquivos de recrutamento e seleção;
• Onboarding de colaboradores;
• Treinamentos internos.

Qualquer descumprimento das normas pré estabelecidas pode gerar sérios problemas trabalhistas e sindicais. Por isso, contar com um bom sistema que faça o arquivamento de documentos de RH de maneira segura é fundamental. Continue a leitura e veja dicas valiosas para a sua empresa.

A importância de arquivar bem os documentos de RH

Ao arquivar documentos de RH sua empresa agiliza e facilita o acesso às informações que podem ser solicitadas pelos órgão públicos ou pelos colaboradores. Além disso, os trabalhos fluem muito melhor e os espaços físicos são otimizados, pois os documentos passam a ser arquivados de forma eletrônica. Caso as vias físicas se percam ou sejam descartados de forma indevida é possível encontrá-los evitando processos e multas. 

Dicas para arquivar os documentos do RH da sua empresa

Quer evitar perdas de documentos, vazamento de informações, descumprimento de normas e custos desnecessários? Siga a leitura e veja seis dicas fundamentais no armazenamento de documentos do departamento pessoal.

Digitalize os documentos

A digitalização de documentos é crucial na organização do RH de sua empresa. Com a tecnologia é possível ter fácil acesso aos arquivos e criar cópias eletrônicas de documentos físicos, evitando perdas importantes. Outro ponto é ter o controle do que não precisa estar impresso, reduzindo o volume de arquivos e locais físicos como armários e salas. Uma plataforma digital para arquivar documentos de RH sem dúvidas fará muita diferença no dia a dia da sua empresa.

Armazene os documentos em nuvem

É indicado que documentos digitalizados tenham cópias em sistemas de armazenamento em nuvem. Algo muito simples e fácil de usar e que garante segurança. Com o armazenamento em nuvem é possível criar senhas diferentes para cada tipo de documento. Invista também em backups disponíveis no mercado. Crie pastas confidenciais em casos de arquivos sigilosos e ordene por categorias.

Organize os documentos por categorias

Assim como os arquivos físicos, os documentos virtuais também precisam ser organizados por categoria.  Contar com um bom sistema de armazenamento então se torna fundamental. É muito importante que esses registros estejam classificados por áreas e por nome dos colaboradores, além de fácil acesso de localização.

Se atente as datas dos documentos e suas validades

Os documentos de RH precisam ser armazenados por questões legais, porém existe um prazo limite para isso. Saber os prazos e datas é fundamental para a organização, controle e futuro descarte. Veja alguns exemplos de datas de armazenamento:

• 2 anos: Documentos da rescisão;
• 3 anos: CAGED;
• 5 anos: Cartões ponto, guia de recolhimento para sindicato, comprovantes de vale-transporte e vale-alimentação, holerites, férias,  13º salário e atestados médicos.

Invista em treinamento para manter a organização

Informar sua equipe sobre todo esse processo organizacional é fundamental. Faça uma comunicação clara e objetiva junto ao time e realize treinamentos apropriados para a organização e armazenamento de documentos de RH.

Implemente um bom sistema de RH

Implementar um bom sistema de RH na sua empresa deixará a área muito mais estratégica e consultiva. Permitirá o envolvimento com outras áreas e terá o People Analytics como aliado. As vantagens são enorme, entre as já citadas também é possível encontrar:

• Otimização dos processos manuais e operacionais;
• Redução de erros;
• O fim do retrabalho em processos muito repetitivos;
• A construção de processos seletivos mais humanos e ágeis; 
• A centralização das informações em um único local;
• Mais qualidade na avaliação de indicadores de desempenho;
• Maior gerenciamento da presença dos colaboradores;
• Muito mais agilidade e eficácia na gestão;
• Redução de custos;
• Feedbacks constantes;
• Criar estratégias para a captação dos colaboradores;
• Aprimorando das qualidades e habilidades das pessoas,
• Suporte às demais áreas e gestores;
• Maior transparência nas relações
• Criação de um ambiente corporativo mais colaborativo;
• Melhora o desempenho dos colaboradores;
• Descobrir as soft skills que precisam ser desenvolvidas por cada colaborador;
• Fortalecimento da cultura organizacional;

Um bom sistema de RH acompanha os dados da área e dos colaboradores trazendo inúmeros insights para a tomada de decisões. A área fica mais humanizada, o excesso de armazenamento de papéis é eliminado e tudo fica  muito mais moderno, tecnológico e sustentável. 

Unico People: a solução ideal para organizar o seu RH

O Unico People chega para transformar o seu RH. Uma solução completa de gestão que simplifica a rotina do rh com agilidade e segurança transformando o trabalho manual em uma admissão 100% digital, ou seja, por um processo de contratação de colaboradores realizado através de sistemas digitais possibilitando decisões estratégicas e focadas em pessoas.  Destacamos entre os inúmeros benefícios: 

• As tomadas de decisões mais estratégicas com foco nas pessoas;
• Retirar todo o processo operacional do RH na admissão, 
• Crie módulos de benefícios personalizáveis na sua admissão;
• Admita um colaborador a partir de 20 minutos;
• Assine eletronicamente todos os documentos de RH;
• OCR e análise humana para validar mais de 400 tipos de documentos;
• Deixe de se preocupar com as dúvidas dos seus candidatos;
• Crie e customize seus formulários para assinatura eletrônica;
• Adapte seus benefícios de acordo com cada colaborador;
• Desenvolva o talento dos seus colaboradores em uma plataforma personalizada; 
• Redução de custos;
• SLA de 180 minutos – O mais rápido do mercado;
• +400 tipos e subtipos de documentos validados de toda documentação tradicional;
• Assinatura eletrônica com segurança jurídica;
• Conformidade com a LGPD.

Com o Unico People você fecha contratos com seus colaboradores em menos de 24h para atender qualquer demanda urgente sem sobrecarregar ou acumular funções para seus colaboradores.  O Unico People dá suporte para você focar na estratégia.

Quer estar preparado para arquivar documentos RH de forma simples, rápida e segura? O processo de admissão pode parecer uma etapa complicada e com muitas exigências. Com a nossa ajuda, você pode montar um checklist com os documentos necessários para contratar e agilizar os processos da área da sua empresa!

Aproveite e confira como o Unico People ajudou no processo de digitalização do RH do Hospital Israelita Albert Einstein, diminuindo o tempo de admissão de 10 para 6 dias.