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DP Tech Summit: unico realiza segundo dia de evento com painel sobre proteção de dados

Camila Silva
  • 10 de dezembro de 2020
  • 7 min de leitura

No segundo dia do DP Tech Summit, unico apresentou especialistas em conversas sobre LGPD e E-social

Nesta quinta-feira (10/12), a IDTech unico realizou o segundo dia do maior evento online e gratuito da América Latina para profissionais de Departamento Pessoal, o DP Tech Summit, que se estenderá até amanhã (11/12). O objetivo da IDTech é explicar para os especialistas da área como o Departamento Pessoal pode ser mais TECH (Transparente, Eficiente, Completo e Humano) por meio das novas tecnologias.

O primeiro painel do dia, Entenda os impactos da lei na rotina do DP, apresentou Jessica Martins, co-founder do RH prime, e Samanta Oliveira, DPO da unico, em uma conversa sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Jessica e Samanta falaram sobre como a LGPD oferece uma experiência transformadora para novos candidatos e mais segurança no armazenamento de dados para as empresas. 

Já no segundo painel do dia, E-social: reflexos pós-pandemia, Marina Souza, Associada Sênior da Veirano Advogados, ao lado de Jessica, explicou o que é o E-social e alguns impactos da atual pandemia na plataforma. As especialistas falaram sobre a burocracia do E-social, sobre alguns processos esperados para o pós-pandemia e sobre a utilização da assinatura eletrônica.

Entenda o que é LGPD

A LGPD regulamenta o tratamento de dados pessoais de pessoas físicas, como nome, RG, CPF, gênero, data e local de nascimento, telefone, endereço residencial, fotografia e cartão bancário. Quando uma empresa segue as diretrizes da LGPD, as informações dos colaboradores são tratadas conforme manda a lei.

É preciso entender que seguir a LGPD proporciona uma estrutura de armazenamento de dados mais segura, o que concede algumas vantagens competitivas para as organizações. Essas vantagens podem ser resumidas em dois aspectos: controle e transparência, porque todos os dados podem ser acessados e corrigidos (se necessário) pelas pessoas físicas que os forneceram. 

Com o objetivo de explicar os impactos da lei no Departamento Pessoal, no primeiro painel desta quinta-feira (10/12), o DP Tech Summit trouxe Jessica Martins, co-founder do RH prime, e Samanta Oliveira, DPO da unico, para tratar da LGPD. “A LGPD veio de forma transversal para pegar todos os setores da economia que trabalham com dados”, explica Samanta. “É importante falar que a LGPD pega dados do mundo online e offline também.”

De acordo com a DPO da unico, a LGPD promove um equilíbrio entre inovação, segurança jurídica, privacidade e desenvolvimento tecnológico com clareza e transparência. Samanta afirma que essa lei fornece “certeza de que os nossos dados estão sendo bem tratados pelas empresas nas quais a gente confia”. 

LGPD, unico | people e consentimento

Sobre o uso da LGPD pela unico, Samanta afirma que o armazenamento seguro de dados sempre esteve no DNA da empresa, que “já nasceu com a preocupação de lidar com os dados de uma forma transparente, a fim de gerar confiança”. A DPO afirma que a unico reformulou o unico | people, solução de admissão 100% digital com assinatura eletrônica, para os novos candidatos terem experiências de onboarding mais positivas. 

Com a LGDP em vigor, Samanta conta que a unico trabalha com o consentimento dos novos colaboradores no processo de transferência de dados. “Na unico, a gente precisa abrir uma identidade digital. Ao abrir essa identidade digital, a gente explica para a pessoa que os dados dela estão seguros e como ela pode controlá-los”, garante. “A unico faz a transmissão de documentos de forma segura e transparente”.

Em outras palavras, a unico apresenta um termo de uso para explicar como a identidade digital é composta e concede autonomia para os novos colaboradores gerenciarem os próprios dados. A partir desse dados, a unico, por meio do unico | people, formaliza a relação de emprego com os novos colaboradores. Nesse sentido, é possível dizer que o unico | people apresenta uma base legal para transferência de dados.

Além disso, Samanta enfatiza a importância do consentimento ainda na fase de recrutamento. “Eu preciso ter a manifestação livre da pessoa de que ela deseja participar do processo seletivo, visto que a seleção vai fazer a pessoa entregar alguns dados pessoais.” Por esse motivo, as organizações devem explicar a finalidade de cada vaga, expondo todos os objetivos do cargo.

Samanta também afirma que a elaboração do termo de consentimento é um trabalho coletivo, que deve contar sempre com um representante da área de RH, “porque é preciso ter vivência no dia a dia para construir uma declaração de privacidade que seja coerente com a cultura da empresa”.

LGPD, adequação e necessidade 

De acordo com Samanta, outros dois princípios da LGPD são a necessidade e a adequação. A DPO da unico explica que esses princípios se relacionam à coleta de informações dos novos colaboradores, porque as empresas só podem solicitar dados “que guardem uma pertinência com a finalidade desejada”. 

Isso significa que os dados solicitados pela empresa que está procurando novos colaboradores, por exemplo, devem ser compatíveis com a finalidade da vaga, que, por sua vez, deve ser esclarecida previamente. “Os dados precisam ter uma sintonia com a vaga que será desenvolvida”, lembra Samanta. 

Nesse sentido, a adequação e a necessidade, previstas na LGPD, também se relacionam à questão da transparência. Isso porque os novos colaboradores só vão saber quais documentos devem ser compartilhados com a empresa por meio de um esclarecimento sobre a vaga em questão. 

Além desses dois princípios, outro ponto que deve ser observado, segundo as normas da LGPD, é a comunicação clara. “O que é importante nesse ponto é que eu preciso, enquanto empresa, garantir uma auditoria de que eu me comuniquei com a pessoa e de que ela estava ciente”, esclarece Samanta. A DPO ainda explica que há várias formas de garantir a rastreabilidade do consentimento, como uma declaração em página na web. 

A LGPD também determina que as empresas escolham um encarregado pelo tratamento de dados em diferentes bases das organizações. “O DPO precisa ter visibilidade de todas essas áreas para construir um programa que seja sólido e coerente de uma forma unifica”, expõe a DPO da unico. “O ideal é que as organizações tenham um DPO que tenha contato e interação com todas as áreas da empresa, a fim de manter a unicidade.”

Enfim, ao tratar da experiência do Departamento Pessoal com o Programa de Privacidade de Dados, Samanta revela que o departamento tem um fluxo muito grande de dados e que “a LGPD não veio para exterminar as práticas do DP, e sim, para garantir uma segurança de atividades dentro do departamento”. 

O que é E-social?

No segundo painel do dia, que também contou com a participação e Jessica Martins, o DP Tech Summit apresentou Marina Souza, Associada Sênior da Veirano Advogados, para falar sobre a plataforma E-social. “O E-social é uma ferramenta que foi implementada pelo Governo Federal e visa à transmissão de informação de natureza trabalhista, tributária e previdenciária”, explica Marina.

Na prática, o E-social funciona como uma ferramenta para o empregador transmitir todas as informações necessárias em relação às questões trabalhistas. Essa ferramenta foi criada em 2014 e começou a ser implementada por fases em 2018. Contudo, o cronograma criado pelo governo para implementar o E-social por fases ainda está em andamento, portanto, algumas empresas ainda não se encontram na plataforma. 

Entenda os impactos da pandemia no E-social

Em relação aos impactos da atual pandemia no E-social, Marina conta que as medidas de enfrentamento tomadas pelo governo no âmbito trabalhista, como redução de jornada e suspensão de contrato, impactaram no volume de informações transmitidas pelo E-social. “As empresas que já estavam dentro da plataforma e adotaram as medidas permitidas pelo governo tiveram que transmitir um volume maior de informação”, revela. 

Além disso, em função da crise econômica e de saúde pública, Marina afirma que o cronograma de implementação do E-social, estabelecido pelo governo anteriormente, foi atrasado. “A determinação foi que o prazo vai ficar adiado indefinidamente e que, quando o governo tiver um novo cronograma, o calendário vai ser informado com seis meses de antecedência”, informa. 

Quanto à legislação, Marina conta que não houve mudanças legislativas em torno do E-social durante a pandemia. “O que há são atualizações constantes no E-social, porque é um projeto que vai se adaptando ao momento e às necessidades”, explica. “Então, conforme os dados são transmitidos, o governo reage aos problemas destacados para simplificar, editar normas técnicas e revisar o manual do E-social.”

Por fim, ainda sobre os efeitos da pandemia, Marina afirma que não acredita em possíveis mudanças na legislação, e sim, em simplificação e prorrogação de prazos para as empresas, que precisam de um “respiro” no momento atual. 

E-social e assinatura eletrônica 

De acordo com Marina, as assinaturas eletrônicas representam “um conjunto de assinaturas que são feitas por meios digitais”. Quando se fala em assinatura eletrônica de forma macro, também se fala em assinatura digital, que é feita por meio da chave ICP Brasil, porém, não são todas as assinaturas eletrônicas que são certificadas pelo ICP Brasil.

Marina explica que, mesmo as assinaturas eletrônicas que não têm certificação pelo ICP Brasil, podem ser utilizadas em diversos contratos, caso tenham validade jurídica. A diferença entre as assinaturas ICPs e as outras assinaturas eletrônicas é que, sob a chave ICP, elas têm “uma presunção de veracidade determinada e reconhecida pela lei e não podem ser questionadas em processos judiciais”.

Sobre a aceitação da assinatura eletrônica pelo E-social, Marina afirma que a plataforma só aceita as assinaturas certificadas pelo ICP Brasil. “Está escrito no manual do E-social que a transmissão de informação demanda a chave ICP Brasil. Contudo, isso não significa que você não pode ter documentos trabalhistas assinados sem a chave ICP. São coisas diferentes.”

Para a advogada, a vantagem da assinatura eletrônica no E-social é que as empresas podem transmitir informações de uma forma mais simples e ágil. “A vantagem da assinatura eletrônica é que ela vem como uma evolução do mundo moderno. Se eu preciso assinar um contrato e não posso me locomover, a assinatura eletrônica é uma forma de não parar a vida e os negócios.”

Nesse contexto, Marina defende que os avanços tecnológicos estão cada vez mais frequentes, independemente da crise atual. De acordo com a advogada, a pandemia apenas mostrou algumas necessidades que já existiam e acelerou o processo digital. “Não é algo de momento. Na verdade, é uma evolução que apenas foi acelerada no momento atual.”

Enfim, Marina garante que o E-social proporciona mais segurança para os trabalhadores, porque a plataforma tem um efeito de fiscalização, considerando que os empregadores são obrigados a transmitir todos os dados exigidos. “A plataforma tem um efeito educacional, possibilita a fiscalização e a punição, benefícios que no final são revertidos ao trabalhador.”

Próximos temas

Já na próxima sexta-feira (11/12), às 9h, o DP Tech Summit vai apresentar Rodrigo Froes, gerente de Serviços de RH da Ri Happy, e Rogério Sierra, diretor de Capital Humano da Haganá, em uma conversa com Katherine Papadopoulos, da unico, sobre empresas que reinventaram práticas de Departamento Pessoal em cenários diferentes.

Para fechar o evento, às 11h30, o painel People Analytics: um mindset ou uma nova função para o profissional de DP?  vai apresentar Luana Santos, gerente de Operações de RH e People Analytics da Dasa, e Thiago Buselato, gerente de People Analytics da Zup.

Sobre a unico

A unico desenvolve soluções inovadoras para a criação e proteção da identidade digital dos brasileiros. São elas: assinatura eletrônica, admissão 100% digital e uma solução de reconhecimento facial. Como primeira IDTech brasileira a simplificar e acelerar o processo de identificação digital entre pessoas e empresas, a unico está presente em diversos setores do mercado.
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