Unico People

• 15 de junho de 2021
• 5 min de leitura

Hoje, diferentes departamentos da empresa estão com a oportunidade de modernizar as suas atividades e tornar os processos mais simplificados. Na área de DP e de Recursos Humanos, não é diferente. Especialmente em um período que o trabalho remoto predominou, houve a necessidade de buscar por alternativas que contribuíssem para que esses setores pudessem manter suas demandas sem nenhum tipo de prejuízo — nesse contexto, a assinatura biométrica se destaca.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda o que é a assinatura biométrica, quais os diferenciais de adotá-la, além de conferir dicas de como escolher a ferramenta ideal para o seu negócio. Continue a leitura e saiba mais!

O que é assinatura biométrica?

A assinatura de documentos foi uma das principais demandas que precisaram se adaptar a um período no qual grande parte das organizações operavam à distância. Apesar de as pessoas não irem na estrutura física da empresa, holerites, férias, desligamentos e contratações, entre outras atividades corporativas corriqueiras continuavam sendo executadas — consequentemente, era necessário assinar documentos para comprovar o acordo entre profissionais e empregadores.

Nesse sentido, algumas práticas podem ser adotadas pelas organizações. E a assinatura biométrica foi uma delas. Trata-se de uma alternativa que permite a validação da identidade e, dessa forma, a possibilidade de atribuir a autoria da pessoa em algum ato.

A assinatura biométrica pode ser das seguintes formas:

• voz;
• face;
• íris;
• digital;
• mesclas de mais de uma possibilidade.

Com o objetivo de que a pessoa possa atribuir a sua autoria para o documento em questão, existe a necessidade de, no momento de dar o aceite no documento, haja uma captura em tempo real. No caso do reconhecimento facial, por exemplo, basta que o profissional tire uma selfie. As ferramentas já contam com um banco de dados previamente cadastrado, que vai reconhecer essa informação — momento em que ocorre a “assinatura” do documento, com validade jurídica.

Quais os diferenciais da assinatura biométrica?

Agora que você já sabe o que é a assinatura biométrica, chegou o momento de conferirmos alguns dos diferenciais de adotá-la na empresa. Confira!

Redução de custos e de tempo

Com o objetivo de a empresa se destacar no mercado e superar seus concorrentes, é preciso que todas as áreas, sem exceção, trabalhem com esse mesmo objetivo em comum. No caso dos setores de Departamento Pessoal e de RH, quanto mais alternativas forem encontradas para que colaboradores operem de forma mais estratégica (e menos manual), melhor será para a empresa, uma vez que eles têm a oportunidade de destinar esforços para o crescimento do negócio como um todo.

No caso da assinatura biométrica, há diferenciais em diversos fatores no que diz respeito à economia de tempo e dinheiro. O primeiro deles é o fato de não precisar haver o deslocamento dos documentos. Imagine só como seria no trabalho remoto se, a cada assinatura, precisasse despachar documentos até o profissional para que depois ele retornasse esses papéis para o negócio?

Além de haver uma demora significativa, os custos seriam altos para a empresa, uma vez que é grande a quantidade de documentos a ser assinada diariamente.

A redução de custos e de tempo também pode ser percebida com a organização dos documentos, que passa a ser mais facilitada — não vai haver necessidade de manter uma grande estrutura física para armazenamento desses materiais, por exemplo.

Agilidade na resolução de processos e na tramitação das demandas

Seja qual for a atividade da empresa, é importante estabelecer um fluxo de organização para que todas as pessoas da área entendam as diferentes etapas do processo e quais são os gargalos existentes entre eles, caso existam.

Com a assinatura biométrica, há a possibilidade de criar um fluxo eletrônico para que a tramitação desses documentos seja mais organizada, o que contribui para haver maior agilidade na resolução dos processos e menores chances de haver erros entre as fases estabelecidas.

Comparando-se com a assinatura de papel, por exemplo, os diferenciais podem ser percebidos em um curto espaço de tempo. Afinal, há toda a necessidade de estabelecer uma estrutura operacional para que esses arquivos cheguem até o usuário que assinará o acordo, bem como na necessidade de ter espaço físico para armazená-los ao longo do tempo.

Mobilidade

Conforme abordamos, especialmente em um período de trabalho remoto, a assinatura biométrica se destaca com a possibilidade de qualquer pessoa de diferentes regiões do país poder assinar os arquivos em um curto espaço de tempo.

Porém, a mobilidade não se resume a esse diferencial. Antes, se algum profissional estivesse viajando para cumprir com alguma reunião externa, ele só poderia assinar um documento quando retornasse ao escritório. Se fosse algo de urgência, por exemplo, traria dificuldades para que a empresa pudesse prosseguir com a demanda. Agora, de qualquer aparelho eletrônico — seja tablets, celulares etc. — ele tem a possibilidade de verificar a documentação e realizar a autenticação.

Isso traz facilidades até mesmo para conquistar mais clientes, uma vez que a empresa vai oferecer uma alternativa segura para que ele possa assinar os contratos.

Responsabilidade social

Grande parte das organizações vêm se preocupando com a responsabilidade social de seus escritórios. Não é de bom tom, por exemplo, utilizar uma grande quantidade de papéis, uma vez que, de forma indireta, traz prejuízos para o meio ambiente. Nesse sentido, existe a necessidade de buscar por alternativas que minimizem os gastos do escritório e promovam mais conscientização dos profissionais como um todo.

Mais uma vez, a assinatura biométrica vem como um diferencial, justamente por tramitar via web os documentos com toda a segurança necessária para as empresas. Além disso, é mais uma forma de o negócio demonstrar que está atento às novidades do mercado e busca continuamente por inovação para as suas marcas.

Mais segurança

Por fim, não podemos deixar de mencionar o fator segurança. Muitas vezes, as empresas podem ficar com um pé atrás de contar com essa solução por não entenderem o quão seguro ela é para a organização. Inclusive, oferece mais credibilidade do que o envio de documentação pelos correios, uma vez que não há riscos de extravios por parte dos receptores e nem mesmo de esses arquivos se perderem assim que chegar até a outra parte do negócio.

Além disso, há autenticidade das informações, com valor jurídico para o negócio. Por utilizar de um banco de dados que contém informações que comprovem quem aquela pessoa é, há validade da mesma forma que a assinatura de um documento impresso — trazendo ganhos para a empresa e credibilidade para as suas transações.

Como escolher pela ferramenta de assinatura biométrica ideal?

A seguir, selecionamos algumas dicas para que você possa escolher pela ferramenta de assinatura biométrica ideal para as necessidades. Confira!

Faça uma pesquisa de mercado

O primeiro passo é fazer uma pesquisa para conhecer as principais marcas do mercado e os seus diferenciais. Conforme vimos, essa é uma solução que tende a trazer muitos ganhos para a empresa. Porém, é preciso que a ferramenta escolhida ofereça essa segurança e credibilidade para o negócio — e a pesquisa contribuirá para que a gestão entenda quais são as soluções que mais se destacam.

Além disso, sempre que entrar em contato com uma equipe, analise como é o atendimento que o time ofereceu para o seu negócio. Se, logo nos primeiros contatos, não oferecer a atenção necessária para a sua empresa, é um sinal de que a experiência pode não ser positiva ao longo do contrato.

Mapeie as principais demandas

Outro ponto importante para a contratação de uma ferramenta como essa é o mapeamento das principais demandas. Estude quais são as necessidades do seu negócio e analise, junto à empresa pretendida, se eles são capazes de atender ao que vocês buscam.

Analise a usabilidade e a funcionalidade

De nada adianta contar com uma boa ferramenta se os seus profissionais não conseguirem utilizar algumas das principais funcionalidades da solução. Por essa razão, é importante que seja uma tecnologia com fácil usabilidade e intuitiva, de modo que toda a equipe possa desfrutar de tudo que ela tem a oferecer sem que isso gere trabalho ou dores de cabeça aos colaboradores.

Entenda o suporte oferecido

O suporte também deve ser avaliado, especialmente nos períodos iniciais. A implantação de qualquer solução exige treinamento para a equipe e pessoas especializadas que estarão dispostas a tirar as dúvidas dos profissionais — é aí que o suporte será um diferencial para a adaptação de sua empresa aos novos processos.

Teste o sistema

A melhor maneira de analisar a qualidade da ferramenta é realizando um teste do sistema. Dessa forma, há a possibilidade de o seu negócio entender como vai se aplicar no dia a dia, os diferenciais que ele trouxe para a rotina e avaliar se existe algum gargalo.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é assinatura biométrica, quais os diferenciais, além de dicas para implantar uma ferramenta que ofereça esse diferencial. Se você ficou com alguma dúvida ou deseja conhecer uma solução que traz todos esses benefícios apresentados, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e conheça o Unico People.