Assinatura eletrônica com validade jurídica: princípios e conjunto probatório

A assinatura eletrônica representa um grande avanço tecnológico, tornando muito mais fácil o processo de assinar contratos e documentos em geral. Entretanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre esse assunto, principalmente quanto à validade jurídica desse tipo de assinatura. Por isso, criamos este texto para você entender tudo o que precisa saber sobre assinatura eletrônica com validade jurídica e conjunto probatório.

O que é assinatura eletrônica e quais os benefícios?

Uma assinatura eletrônica é um mecanismo eficiente, seguro e verificável para assinar contratos e outros documentos de forma 100% digital, substituindo as tradicionais assinaturas à mão.

As assinaturas eletrônicas são utilizadas para simplificar e agilizar o dia a dia de pessoas físicas e jurídicas. No caso das empresas, é uma excelente maneira de aumentar a eficiência e facilitar o trabalho de diversos setores, como o de vendas, o financeiro, o departamento pessoal e o recursos humanos.

Utilizar assinaturas eletrônicas traz consigo diversos benefícios, entre os quais destacamos:

• Possui um excelente custo-benefício, uma vez que evita deslocamentos e permite a assinatura de documentos entre as partes envolvidas à distância, algo fundamental e cada vez mais necessário com o avanço do trabalho remoto;
•  Incrivelmente eficiente em relação aos métodos tradicionais com assinaturas manuais, economizando tempo e energia de todos os envolvidos;
•  Possui amplo amparo legal na legislação brasileira (MP 2202-1/01, Lei 10.406/02 e Lei 14.063/20) e tem jurisprudência em processos cíveis, trabalhistas e de relações de consumo;
• Reduz o uso de papel e promove a sustentabilidade, evitando também que os documentos sejam perdidos em caso de acidentes e facilitando a disponibilização e localização de documentos importantes;
•  Esse ponto é especialmente importante para o RH e DP das empresas, que precisam ter rápido acesso a uma grande quantidade de documentos.

Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?

A Lei Nº 14.063, publicada no Diário Oficial da União dia 23 de setembro de 2020, estabeleceu as regras e procedimentos sobre a assinatura eletrônica e sua aceitação por entes públicos. A lei, decorrente da MP 983/2020, classifica as assinaturas eletrônicas em 3 tipos: assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada, cujas definições você encontra nos tópicos abaixo:

Assinatura eletrônica simples

Permite identificar o seu signatário e anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.

Assinatura eletrônica avançada

Está associada ao signatário de maneira unívoca, utilizando dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo. Está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável.

Assinatura eletrônica qualificada

É aquela que utiliza certificado digital, nos termos do disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Fonte: Diário Oficial da União – Imprensa nacional. Disponível em: Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020 – DOU Imprensa Nacional

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Embora possuam semelhanças, é necessário destacar que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, com a diferença de que exige um Certificado Digital, como a ICP-Brasil, que utiliza criptografia para proteger a integridade do documento. Mais especificamente, a assinatura digital é, segundo a classificação da Lei Nº 14.063/20, uma assinatura eletrônica qualificada.

O Certificado Digital garante que, caso ocorra qualquer modificação no documento assinado, ele se torne inválido automaticamente. Ao utilizar um Certificado, a assinatura digital reforça a segurança, embora isso leve também a uma série de exigências burocráticas que dificultam o seu uso por pessoas físicas e jurídicas.

Ou seja, a assinatura eletrônica corresponde a um gênero mais amplo, abarcando todos os tipos de firma que utilizam meios eletrônicos para assinar documentos, entre os quais se inclui a assinatura digital.

A assinatura eletrônica é similar, portanto, a uma assinatura à mão “digitalizada”, mas com atributos mais seguros para o registro de sua autoria e integridade. Já a assinatura digital é feita somente via Certificado Digital, na forma reconhecida pela ICP-Brasil.

Visto que o procedimento para a aquisição do Certificado Digital é demorado e custoso, a assinatura digital vem se mostrando inviável e pouco difundida. Esse foi o motivo, inclusive, que levou ao governo federal editar recentemente a MP 983/2020 para remover a obrigatoriedade do Certificado Digital para serviços públicos em geral prestados à população, salvo poucas exceções.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Muitas pessoas ainda se questionam sobre a validade jurídica das assinaturas eletrônicas. Por isso, é importante ressaltar que sim, assinaturas eletrônicas têm validade jurídica, estão amplamente amparadas na legislação brasileira e já possuem jurisprudência.

A jurisprudência significa que em diversos casos tramitados na justiça brasileira, as assinaturas eletrônicas de documentos foram admitidas como provas pelos tribunais para atestar a autoria e a intencionalidade dos signatários.

Para as empresas, isso significa que todos os seus documentos assinados eletronicamente possuem respaldo jurídico, exceto quando uma forma específica de assinatura é exigida por lei.

Por exemplo, os documentos do RH, como o contrato de trabalho, a folha de ponto, o kit admissional, entre outras coisas, são reconhecidos diante do uso de assinatura eletrônica pelo Ministério do Trabalho e Previdência, a autoridade competente para as questões trabalhistas.

Contudo, é necessário ter em mente que, para ter validade jurídica, toda assinatura eletrônica deve seguir determinados princípios e oferecer um conjunto probatório — isto é, um conjunto de informações que provem a validade da assinatura.

Princípios que a assinatura eletrônica deve seguir para ter validade

Para que a assinatura eletrônica tenha o mesmo valor probatório do que uma assinatura ortográfica é preciso que sejam garantidos 3 princípios:

• Identidade: Possibilidade de identificar naquela representação a autoria relacionada a alguém com garantias de certeza.
• Integridade: Certeza de não danificação e adulteração durante o percurso entre destinatário e remetente.
• Perenidade: Princípio referente a durabilidade ao longo do tempo

Validade da assinatura eletrônica em contratos

É importante salientar que a validade da assinatura eletrônica em contratos independe do prazo de validade e do reconhecimento de firma. Portanto, quanto a validade a assinatura eletrônica vale o mesmo que a assinatura no papel.

Isto acontece porque um certificado digital ICP – Brasil é utilizado para sua realização. Além disso, a sua legalidade é garantida pela Medida provisória nº 2.200-2, de 2001.

Quanto ao reconhecimento de firma, a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica que a assinatura à caneta para 95% dos contratos, independente de trazer ou não o carimbo do cartório.

Porém, existe uma única exceção, que são os contratos de compra e venda de imóveis que exigem escritura pública.

Assine eletronicamente seus documentos com o Unico People

Ao longo deste texto, explicamos o que são assinaturas eletrônicas, quais os seus benefícios, o que a diferencia de uma assinatura digital e o que é preciso para assinaturas eletrônicas terem validade jurídica.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre esse assunto, que tal dar o próximo passo e adotar essa inovação tecnológica no seu RH? Com o Unico People, você pode utilizar assinatura eletrônica com validade jurídica para assinar todos os documentos do seu RH.

Isso porque nossa solução oferece um amplo conjunto probatório, incluindo desde geolocalização e IP até códigos de autenticação e biometria facial.

Em caso de um processo trabalhista, por exemplo, reunimos todo o conjunto probatório a ser considerado pelo juiz em um documento anexo, com o histórico completo de todas as assinaturas, em todos os documentos assinados eletronicamente que forem relevantes ao caso. Além disso, utilizamos um hash único do arquivo original, o que garante a integridade do documento.

E tudo isso em total conformidade com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados!

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