Assinatura eletrônica: o que é, como funciona e benefícios em fazer a sua

Principalmente depois de um ano atípico como 2020, as empresas precisaram se reinventar e modernizar suas demandas para conseguir manter a competitividade. Com grande parte dos negócios operando de forma remota, houve a necessidade de as equipes buscarem soluções que permitissem o andamento das atividades, mesmo distante do escritório. Para o recrutamento e seleção, não foi diferente. Por essa razão, além de encontrar soluções que possibilitassem a contratação à distância, a assinatura eletrônica se tornou uma realidade para os departamentos.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda o que é a assinatura eletrônica, quais são os benefícios que ela traz, as diferenças para assinatura digital, entre outros tópicos importantes sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma tecnologia relativamente recente. Antes, as assinaturas eram apenas por meio físico. Assim como os documentos de identificação, essa era uma forma de assegurar a identidade das pessoas para diferentes contextos, seja com o objetivo de fechar um novo negócio, seja para iniciar uma parceria com a organização. Nesse sentido, da mesma forma que o RG, não era possível ser replicada, sendo considerado inclusive um crime.

Porém, muito antes da pandemia eclodir em todo o mundo, as relações profissionais já não se restringiam a uma mesma cidade. As empresas fechavam contratos com outros negócios em qualquer lugar do Brasil, uma vez que os serviços poderiam ser feitos facilmente de forma remota. Nesse sentido, foi necessário modernizar a assinatura de contratos, com a preocupação de oferecer validade jurídica a esse acordo.

Nesse cenário, surgiu a assinatura eletrônica. Da mesma forma que a assinatura tradicional, há a possibilidade de assegurar a identidade de um indivíduo, bem como a comprovação de acesso dele ao documento.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Apesar de transmitirem ideias semelhantes, não se engane: existem algumas diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica. A seguir, a gente explica quais são elas. Confira!

Assinatura eletrônica

No caso da assinatura eletrônica, é a solução ideal para que as pessoas possam fechar diversos tipos de acordos, ou até mesmo dar o seu parecer em relação a algum relatório empresarial. Pode ser utilizada em diferentes tipos de documentos, como:

• contratos de aluguel — principalmente com o surgimento de empresas que realizam todas as etapas de um aluguel de forma remota, esse tipo de documento se tornou muito comum no mercado;
• contratos de compra e venda —  independentemente se a compra é de um produto ou de um serviço;
• documentos jurídicos;
• relatórios;
• formulários trabalhistas — e qualquer tipo de contrato firmado entre empresas e colaboradores.

Assinatura digital

Na prática, a assinatura digital é bem semelhante à assinatura eletrônica. A diferença, aqui, está no processo. Nesse caso, há uma exigência mais burocrática para quem realiza, sendo necessário a emissão de certificado digital em órgãos competentes, como o certificado digital ICP-Brasil. Normalmente, esse tipo de assinatura é utilizado para emissão de notas fiscais eletrônicas.

Quais são as principais vantagens da assinatura eletrônica para o negócio?

Agora que você já sabe o que é a assinatura eletrônica e qual é a principal diferença para a assinatura digital, chegou o momento de conhecermos algumas de suas vantagens. Confira!

Sustentabilidade

Hoje, as empresas têm se preocupado muito mais com a questão da sustentabilidade. Além de exercerem um importante papel para a proteção ao meio ambiente, esse é um tópico também observado pelo público no momento de optar por uma organização. Aquelas que têm causas voltadas para esses tópicos ganham destaque competitivo, justamente por se mostrarem comprometidas em mudar uma realidade.

A assinatura eletrônica, nesse contexto, vai tirar a necessidade de as empresas precisarem emitir documentos físicos. Esse é um ganho até mesmo para a otimização de espaço, uma vez que não será necessário contar com áreas no negócio para armazenamento de documentos.

Agilidade

Seja qual for a área da empresa, a agilidade é importante para proporcionar uma boa experiência às pessoas envolvidas, e a assinatura eletrônica é uma excelente maneira de acelerar os processos.

Na área de departamento pessoal, por exemplo, é preciso que o novo profissional tenha uma boa impressão da organização onde ele vai trabalhar. Principalmente em tempos de pandemia, oferecer a oportunidade de ele assinar os documentos sem precisar se deslocar é um ponto importante para ambas as partes, uma vez que traz segurança e ao mesmo tempo agiliza os procedimentos.

Em questão de minutos, a pessoa retorna a documentação devidamente assinada, reduzindo a burocracia de todo esse processo.

Segurança

Quando mencionamos sobre segurança, não estamos nos referindo apenas à segurança de colaboradores em momentos atípicos como os atuais. Mas, também, do processo como um todo. Muitas vezes, empresas podem deixar de adotar a assinatura eletrônica por não considerar segura, com riscos de fraudes ou de acessos indevidos.

Porém, ferramentas que adotam a segurança eletrônica são elaboradas pensando em todos esses pontos, com criptografia de dados, assegurando a integridade e legitimidade da assinatura.

Há a possibilidade até mesmo de a equipe realizar auditorias em cima de um documento sempre que considerar necessário, justamente pelas soluções contarem com histórico de assinatura e também de alterações.

Mobilidade

Mas qualquer pessoa terá facilidade em assinar eletronicamente? Sim. Basta ter um dispositivo com acesso à internet: seja pelo celular, seja pelo tablet ou computador. Para as empresas, esse é um ponto essencial: além de ter a possibilidade de contratar profissionais de qualquer região do Brasil (ou até mesmo do mundo), traz ganhos também para a gestão, que pode concluir processos mesmo quando estiver em viagem.

Além disso, a assinatura é feita de forma prática, sem a necessidade de ter algum aplicativo disponível no celular. Basta acessar os documentos disponíveis e realizar a assinatura.

Economia

Economizar recursos sem afetar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos é um dos desafios para as empresas. Nas áreas de DP e RH, o desafio é ainda maior: dependendo de onde você reduz custos, afeta diretamente o desempenho das pessoas de um time. Portanto, qualquer decisão que envolva esse objetivo deve ser tomada com cautela.

Porém, hoje existem ferramentas e soluções que, além de otimizar o trabalho da equipe como um todo, permitem a redução de gastos. É o caso da assinatura eletrônica. Da mesma forma que vai contribuir para o meio ambiente com uma menor emissão de documentos em papel, vai ser uma economia com esse item.

Principalmente para documentos que exigem uma burocracia maior, também será um custo menor com transporte ou contratação de despachantes.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Essa é uma dúvida importante que as empresas devem ter, uma vez que envolvem a credibilidade e a integridade dos processos firmados na organização. Porém, quanto à assinatura eletrônica, não há com que se preocupar: existe, sim, validade jurídica.

Segundo a legislação de nosso país, para que um documento seja utilizado como prova em qualquer circunstância, é preciso atender a alguns critérios importantes. Entre eles:

• o formato do documento precisa ser aceito por ambas as partes (ou seja, o digital);
• a origem do documento deve ser assegurada;
• a integridade do material precisa ser comprovada.

Em todas essas questões, a assinatura eletrônica atende aos requisitos. Quanto ao primeiro tópico, basta informar ao novo colaborador que ele precisará assinar o documento por meio eletrônico. Quanto à origem do documento, basta que no contrato ou no relatório tenha algumas informações que comprovem essa questão. Entre elas, pode-se abordar:

• localização;
• carimbo do tempo;
• identificação dos autores.

Por fim, para comprovar a integridade do material, basta uma auditoria simples desse processo. No arquivo, você vai encontrar todas as informações necessárias sobre a sua origem, bem como as pessoas que tiveram acesso àquele material. Dessa forma, a equipe terá segurança e poderá usufruir de todos os ganhos proporcionados pela assinatura eletrônica.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é assinatura eletrônica, quais as vantagens de adotá-la e como ela aplica em diferentes contextos, como no caso da contratação de novas pessoas em um time. Se você ficou interessado em entender como é a admissão digital e como ocorre a assinatura eletrônica nesse caso em específico, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e tire suas dúvidas!