Simplificação de processos: Entenda a importância e como implementar

Toda empresa, independente de seu porte, precisa possuir alguns métodos de registros e documentação que garantam a simplificação de  processos para conferir mais controle e segurança ao negócio.

Além disso, a empresa precisa determinar os responsáveis por cada decisão, especialmente quando obtém um certo crescimento. Neste sentido, mais relatórios, ferramentas de controle e processos são gerados.

Com isso, a empresa acumula muitas burocracias que atrapalham seu desenvolvimento e fluxo. Vale lembrar também que muitas tarefas burocráticas podem até ser totalmente irrelevantes.

No entanto, este acúmulo de processos burocráticos pode gerar prejuízos por causa da perda de produtividade. Portanto, quando uma empresa não atua na simplificação de processos ela perde produtividade em processos internos de organização e externos voltados para os clientes.

O que é simplificação de processos

Basicamente, a simplificação de processos é tornar os procedimentos mais simples frente à expansão de uma empresa. Ou seja, quando uma empresa cresce ocorrem várias modificações:

• Contrata mais profissionais; 
• Aumenta seus clientes; 
• Aumenta seus produtos e serviços;
• Adquire outros segmentos.

Todas estas modificações demandam mais controle, por isso aumentam a quantidade de processos, relatórios e ferramentas. 

No entanto, o aumento de burocracias desnecessárias para controlar estas novas demandas de um  negócio que está se expandindo, faz com que a empresa perca agilidade e praticidade.

Por este motivo, o gestor precisa tornar os procedimentos mais simples para ter um controle real sobre a empresa. É importante lembrar que, atualmente, as simplificações de processos estão voltadas para a digitalização.

Portanto, hoje existem várias soluções para desburocratizar processos empresariais, veremos estas soluções mais adiante. 

Antes de chegar nas soluções do mundo digital é preciso saber porque uma empresa precisa da simplificação de processos.

Para que serve a simplificação de processos?

A simplificação de processos atua na desburocratização do negócio, pois quando uma empresa cresce ela amplia departamentos e seus responsáveis, e isso gera muitos documentos. 

Portanto, quando ocorre um fato inesperado na empresa é preciso pedir autorização para vários responsáveis e preencher vários documentos antes de solucionar a ocorrência, atrasando tomadas de decisão.

Neste sentido a simplificação de processos traz muitos benefícios como:

• Diminuição de custos: reduz os gastos com atividades burocráticas;
• Ganho de produtividade: otimiza o trabalho de equipe, pois o tempo não é desperdiçado com atividades desnecessárias;
• Otimização da gestão: a equipe pode se concentrar em atividades produtivas e que realmente gerem impacto no negócio.
• Aumento de lucro: o aumento de produção gera mais lucros;
• Escalabilidade: aumento de clientes sem aumento de custos na mesma proporção.

Por que implementar a simplificação de processos nas empresas?

Atualmente com a ampliação do universo digital, a concorrência entre empresas é cada vez maior. A empresa que não tiver agilidade e praticidade em todos seus processos perde muito terreno em relação às outras.

Para entender melhor o porquê de implementar a simplificação de processos nas empresas, vamos apontar o que acontece quando uma empresa não simplifica seus processos.

Desperdício de tempo

Uma empresa que aumenta seus clientes e seus funcionários e não simplifica seus processos desperdiça muito tempo. Portanto, ela se dedica mais à manutenção da burocracia interna dificultando a entrega de produtos e serviços de qualidade aos clientes. 

Vale lembrar, que ações burocráticas trazem a sensação de segurança, mas na verdade trazem mais atraso por possuírem muitos dados irrelevantes.

Aumenta os custos operacionais

O volume de documentos gerado pelo alto grau de burocracia, aumenta os custos com tarefas. Ou seja, as tarefas geradas pela burocracia mobilizam funcionários e materiais, aumentando os custos operacionais. Além disso, muitos processos burocráticos demandam serviços terceirizados.

Pouco aproveitamento de profissionais

Quando não há uma simplificação dos processos de uma empresa você tem que dedicar o tempo de uma equipe para funções burocráticas. No entanto, quanto mais tempo se gasta em atividades que poderiam ser simplificadas, menos horas você direciona para o aprimoramento de processos realmente produtivos.

Como a Unico atua na simplificação de processos?

Atualmente, com o avanço da digitalização, muito impulsionada pela pandemia, e com o aumento de vendas online, muitos negócios aumentaram também seus riscos com segurança. As empresas viram a necessidade de criar processos para garantir que os dados fornecidos pelos clientes do outro lado da tela eram realmente verdadeiros. 

Neste contexto, houve um aumento na burocratização da verificação de identidade (senhas complexas, tokens, envio de sms, etc.). Isso, de certa forma, acabou gerando fricção nos fluxos de reconhecimento de pessoas. É aí que a Unico entra para simplificar esses processos e a relação entre pessoas e empresas, equilibrando a equação entre segurança e experiência do cliente.

Veja mais sobre o assunto na pesquisa realizada pela Unico em parceria com o Instituto Locomotiva: Qual o custo de provar que você é você?

Esta situação cria para determinados negócios muitas desvantagens como a desistência de clientes em momentos de compras; o aumento da insegurança da empresa e dos clientes e muitos outros pontos negativos.

No entanto, com o surgimento da autenticação de identidade, todos os processos burocráticos foram simplificados. Hoje em dia é possível fazer uma compra fornecendo somente o número do cartão de crédito.

No Brasil, a Unico apresenta muitas soluções que podem simplificar seus processos burocráticos, por meio da identidade digital, sem abrir mão da segurança e privacidade. Além de garantir a desburocratização, as soluções são poderosas ferramentas de diminuição de fraude, sendo uma combinação perfeita para facilitar a vida dos clientes e das empresas. 

Entre as principais soluções apresentadas pela Unico estão:

Unico Check

O Unico Check atua em processos de validação e autenticação de identidade oferecendo uma solução com a tecnologia de biometria facial, muito completa e assertiva, pois combina motores biométricos e um grande aporte de funcionalidades possibilitando maior acuracidade no processo de reconhecimento de pessoas.

Esta solução traz muitos benefícios. Entre eles:

• Fluidez na experiência de compra; 
• Aumento de conversão;
• Redução de custos operacionais;
• Redução de fraudes de identidades;
• Mais segurança para empresas e pessoas.

Unico People

Esta solução é direcionada ao RH, portanto o Unico People atua na simplificação da rotina do departamento de recursos humanos. Porém, isto acontece com muita segurança e agilidade.

A simplificação dos processos do RH transforma este departamento em um setor totalmente inovador trazendo muitos benefícios. Entre os principais estão:

• Admissão personalizada;
• Processo de admissão a partir de  20 min;
• Experiência de admissão responsiva;
• Assinatura eletrônica.

Unico Auto

Nesta solução da Unico ela simplifica os processos entre concessionárias e clientes. O Unico Auto atua na gestão de contratos, otimizando-os de forma simples.

Além disso, esta solução é focada na gestão eletrônica de documentos, na digitalização de faturamento e contas a pagar.

Entre os principais benefícios que o Unico Auto oferece estão:

• Dashboard: Acompanhamento dos processos de vendas, gerando relatórios customizados
• Captura de documentos: O Unico Auto possibilita capturar documentos em diversos arquivos formatos como: pdf, jpg, tiff, gif, vídeos, excel, word, ppt e áudios.
• Construção de formulário eletrônico: Possibilita construir formulários com imagens, datas, comentários, múltipla escolha etc.
• Busca avançada: Busca de processo e documentos por meio de indexadores já cadastrados
• Assinatura eletrônica: facilitação da assinatura de todos documentos eletrônicos com apenas um clique
• Notificações: Sistema de notificações cadastradas no sistema para cada setor da empresa

Agora que você já entendeu como a Unico atua na simplificação de processos, entre em contato com a gente e conheça mais das nossas soluções.