Tecnologia OCR: o que é e como implantá-la em sua empresa?

Essencial para vários setores, como o mercado bancário, instituições financeiras e escritórios que trabalham constantemente com contratos e outros documentos importantes, a tecnologia OCR tem um nome difícil, mas, de fato, se trata de uma solução que promove a simplicidade. 

Esse recurso apresenta diversas funcionalidades que, se bem usadas, trazem benefícios importantes para todo tipo de organização.

O sistema OCR é mais antigo do que muitos imaginam. Isso porque o primeiro software desse gênero tem como data de origem o ano de 1950 e foi desenvolvido pela agência que, mais tarde, seria a NSA (Agência de Segurança Nacional). 

A sua eficácia foi tanta que, apenas três anos mais tarde, a IBM, por meio de uma licença, criou um software baseado nessa tecnologia e, assim, lançou o termo OCR, uma sigla para “Optical Character Recognition” que, em bom português, significa “Reconhecimento Óptico de Caracteres”. 

Afinal, o que é OCR? Para sanar essa dúvida, descobrir como utilizar o OCR e saber quais são os benefícios da tecnologia OCR, basta ler este post! 

O que é Tecnologia OCR? Entenda o conceito!

A Tecnologia OCR é uma ferramenta que converte caracteres de um arquivo de imagem em um documento de texto editável. De forma simples, o leitor OCR decifra o arquivo, identifica os seus padrões e, assim, transforma vários tipos de conteúdo, como textos em PDF e contratos, em dados eletrônicos que podem ser editados.

Por meio do sistema OCR, é possível também realizar procedimentos mais complexos, como os relacionados à biometria e ao reconhecimento facial. 

A tecnologia OCR promove a simplicidade pois, com ela, é possível unir uma série de informações de bancos de dados com outras relevantes. Logo, com um apenas um clique, diversas questões e problemas podem ser resolvidos. 

Crédito: Managed Outsource Solutions

Fácil entender o que é OCR, não é mesmo? Continue sua leitura para saber como utilizar o OCR em sua empresa. 

Como utilizar a Tecnologia OCR em sua empresa?

A Tecnologia OCR pode ser utilizado de formas inteligentes e práticas em sua empresa. Verifique duas delas a seguir!

1. Transformar um documento em texto

Suponha que a sua companhia tenha um contrato importante apenas em papel e que haja a necessidade de modificar uma cláusula. Garanto que imaginou agora que para tal mudança acontecer, seria preciso digitar todo o documento novamente, não? 

Pois pensou errado! Isso porque, com a tecnologia OCR, é possível criar um outro arquivo no formato do texto necessário, como o Word. Desse modo, é possível alterar apenas a cláusula necessária. Em outras palavras, além de economizar tempo, o risco de cometer erros manualmente (digitação) cai muito. 

2. Extrair dados de um arquivo 

Para extrair dados de um arquivo, essa ferramenta também é bastante eficiente. Isso porque você pode direcionar o leitor OCR para verificar onde as informações estão e, assim, de forma simples e direta, o sistema as extrai para você. Ou seja, dá muito mais agilidade para o seu dia a dia! 

Nesse contexto, vale destacar que o arquivo precisa apresentar uma estrutura fixa, ou seja, o mesmo formato, como é o caso da Carteira Nacional de Habilitação (CNH), por exemplo. 

O OCR também é muito utilizado após um documento ser digitalizado em um escâner. Saiba mais, assistindo ao vídeo abaixo:

Leia também: “O que é DNI: saiba tudo sobre o Documento Nacional de Identidade”. 

Principais benefícios de utilizar a tecnologia OCR

Agora que você já sabe como utilizar o Optical Character Recognition em sua organização, siga lendo e entenda os 8 principais benefícios da tecnologia OCR! 

1) Mais segurança

Com a digitalização automatizada dos documentos, você evita os riscos de perder, digitar errado ou de extraviar um arquivo importante por possíveis erros de natureza humana.

2) Mais agilidade

Com um leitor baseado em tecnologia OCR, é possível preencher os campos de um documento automaticamente por meio de uma foto. Com isso, você medida agiliza drasticamente o cadastro do usuário e contribui para a redução do Service Level Agreement, ou SLA, um importante documento que descreve os serviços do fornecedor para um tomador de serviços.

3) Mais consciência ambiental

A sustentabilidade e a preocupação com o meio-ambiente não são apenas um bônus, mas pontos fundamentais para conquistar o consumidor moderno. Ao incentivar a redução do uso do papel impresso, a tecnologia OCR é um importante passo rumo a sustentabilidade. 

4) Mais facilidade

Ou seja, é muito mais rápido procurar uma informação em um documento digitalizado do que em um físico. A busca em um arquivo digitalizado pode ser feita digitando uma palavra-chave. Nesse contexto, é válido enfatizar que a conversão em texto via tecnologia OCR é o que permite essa busca rápida. 

5) Mais simplicidade

Imagine como era compartilhar um documento antigamente: era preciso fisicamente levar os arquivos até um colaborador da empresa. E caso você tivesse que entregar para um cliente ou um colaborador em outra empresa, era necessário um serviço de frete! Com a digitalização dos documentos, compartilhar nunca foi tão fácil.

6) Melhora na tomada de decisões

Ter as informações em sua mão de maneira simples, fácil e rápida são pontos fundamentais para acelerar a velocidade da resolução de problemas, uma questão cada vez mais importante em um mundo crescentemente global, digital e instantâneo.

7) Economia de espaço (e dinheiro)

Por se tratar de um documento eletrônico, não é preciso arquivar e acumular diversos papéis impressos. Ter todos os seus documentos digitalizados significa não ter que gastar salas inteiras em sua empresa dedicadas apenas ao armazenamento de arquivos — e considerando que o custo dos terrenos e aluguéis fica cada vez caro, principalmente nas grandes cidades, isso implica em uma grande redução no espaço necessário para sua empresa.

8) Mais inclusão social

Por fim, a tecnologia OCR possibilita que o computador realize uma leitura do documento em voz alta. Logo, facilita o entendimento de mais pessoas com deficiência visual, por exemplo, tornando sua empresa mais inclusiva e fortalecendo o seu employer branding. 

Considerações sobre a tecnologia OCR

Neste post, você percebeu que o sistema OCR não é um bicho de sete cabeças, certo? Além disso, ficou sabendo que adotar essa tecnologia conta com benefícios significativos, não é mesmo?

Se gosta de simplificar processos e, de quebra, quer proteger a segurança de informações da sua empresa, você precisa conhecer o unico | check! 

O unico | check é uma solução que adotou o OCR para diminuir o tempo de análise da identidade de um usuário, seja na concessão de crédito, criação de contas em aplicativos ou em outros diversos processos apresentados por seus clientes. A empresa oferece um tecnologia avançada de reconhecimento facial, que ajuda a prevenir fraudes e apresenta um índice de assertividade de quase 100%.

Sem dúvida alguma, vale a pena conferir e saber mais! Para agendar uma reunião e, assim, conhecer melhor essa solução, é só acessar o link a seguir e entrar em contato.