Gerenciamento eletrônico de documentos: o que é GED e como funciona

A transformação digital, que antes era um diferencial para as empresas e para as diferentes áreas de uma organização, passou a ser uma necessidade para que o negócio pudesse continuar se destacando competitivamente no mercado. Independentemente do tamanho da empresa, é preciso entender sobre as soluções existentes que otimizem o trabalho da equipe, bem como contribuem para uma gestão mais precisa de diferentes demandas. Nesse sentido, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos se destaca.

Neste material, a gente explica mais detalhes sobre o que se trata essa solução, apresenta dicas sobre o que deve ser feito para investir no GED, além de apresentar os principais benefícios relacionados a esse ponto. Continue a leitura e saiba mais!

O que é o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

Primeiro, vamos entender mais detalhes sobre o que é o GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Trata-se de um conjunto de ferramentas e tecnologias que contribuem para facilitar o controle, o compartilhamento, o armazenamento e a recuperação de dados de uma empresa, seja qual for o nicho de atuação. Por meio dessas soluções, as pessoas do negócio podem acessar as documentações de forma ágil e prática, mesmo que não estejam na estrutura física da organização.

Em tempos em que o trabalho remoto se destaca, essa é uma importante ferramenta para que os colaboradores continuem tendo acesso aos dados do negócio, além de abrir possibilidades para que a organização amplie a geografia de contratações.

Quais os objetivos do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

Porém, uma dúvida comum está relacionada aos principais objetivos do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Conforme abordamos, a transformação digital veio para ficar, sendo esse um importante fator que contribui para a competitividade das organizações.

O GED é, então, a transformação digital ligada à gestão de documentos. Sejam eles arquivos, sejam eles dossiês, sejam eles relatórios, qualquer documento da empresa pode ser digitalizado. Dessa forma, amplia as oportunidades da organização, além de trazer mais segurança e controle dos principais dados do negócio, seja de qual for a área.

Além disso, deve-se destacar que não são apenas textos que entram na lógica do GED. Qualquer tipo de material que seja importante para o negócio pode ser digitalizado e facilmente encontrado pela sua equipe, como imagens de processos seletivos, vídeos de candidatos, gravações de treinamentos que ocorreram na empresa, entre outras ações.

Processos finalizados e em tramitação

Também é importante entendermos que existe uma diferença entre os processos finalizados e em tramitação. Entenda: suponhamos que você acabou de encerrar um processo seletivo que rendeu muitas entrevistas e candidatos. É importante, para o seu negócio, manter um banco de dados, de modo que possa consultá-lo sempre que houver novas oportunidades para a empresa que seriam atrativas aos candidatos. Nesse caso, a equipe realiza o arquivamento dos processos finalizados.

Já aqueles em tramitação, como o próprio nome já diz, significa que o documento ainda não está cedido para a etapa de digitalização. É o próprio time quem fará essa definição, de acordo com as necessidades do departamento e com o andamento das demandas. Entende-se, então, que qualquer pessoa da equipe pode entrar na ferramenta em questão e anexar novos documentos e realizar outras mudanças dentro do fluxo.

Quais as vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

Agora que você já sabe o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e como ele atua dentro da organização, chegou o momento de entendermos alguns de seus principais diferenciais. Confira!

Melhor organização dos documentos

O primeiro deles, obviamente, é a melhor organização dos documentos da empresa. Qualquer pessoa do time tem mais facilidade de encontrar os arquivos que precisar de acordo com a demanda, além de possibilitar a categorização dos dados de acordo com as necessidades da equipe. Consequentemente, é uma alternativa para que as pessoas tenham o seu tempo otimizado e garantem mais produtividade, o que afeta diretamente na satisfação do time com a empresa e com os processos.

Deve-se destacar, ainda, que há uma relativa redução na perda de arquivos se comparado com o espaço físico. Imagine só, em um contexto de home office, se houvesse a necessidade de alguns dos materiais ficarem armazenados na casa de seus colaboradores? Se qualquer pessoa precisasse realizar algum tipo de consulta, precisaria recorrer ao seu colega, o que geraria desgastes. Também não haveria garantia de segurança, pois os riscos de esses materiais se perderem se tornariam grandes.

Controle de permissão de acessos

Por falar em segurança, um dos principais diferenciais do Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o controle de permissão dos acessos em diferentes pastas e arquivos. Entenda: na área de RH e de Departamento Social, nem todos os colaboradores precisam acessar as mesmas páginas e documentos.

Assuntos referentes aos dados sensíveis de profissionais podem ser restritos a apenas quem cuida diretamente do controle do pessoal, enquanto dados de processo seletivo ficarem restritos à equipe de recrutamento. Nesse sentido, o GED contribui para que o time possa controlar quem terá a permissão para acessar cada pasta, o que contribui para que a empresa tenha mais credibilidade quanto ao controle de informações.

Também é recomendado que, junto com o GED, a organização adote a assinatura digital. Como toda a documentação vai ficar armazenada eletronicamente, nada mais coerente do que permitir que as pessoas do negócio façam as suas autorizações e acordos de forma também digital. É um tipo de solução que conta com validade legal, além de ser mais um fator de segurança para o time.

Padronizar procedimentos

Um dos fatores que mais contribuem para que haja otimização de processos dentro da equipe é a padronização de procedimentos. Se cada pessoa do time realiza o arquivamento de materiais de forma distinta, se um colaborador novo entrar para a organização terá dificuldades de encontrar o que ele precisa para prosseguir com as demandas, certo?

Conforme abordamos, o GED contribui para que haja uma categorização dos arquivos, o que facilita os processos e permite mais agilidade para o fluxo de trabalho.

Melhora dos resultados

Se o time é mais produtivo, consequentemente há melhoria dos resultados do negócio. Demandas que inicialmente eram feitas de forma muito manual, passam a ser elaboradas de maneira mais automatizada. Nesse sentido, a equipe tem a oportunidade de destinar as suas atividades para funções mais estratégicas e menos operacionais, o que traz ganhos para que o negócio possa alcançar os resultados pré-estabelecidos no planejamento estratégico.

Especialmente quando abordamos sobre RH, ter um time mais estratégico significa que vai haver preocupação com o sentimento dos colaboradores em relação ao negócio, o que contribui para reduzir os índices de turnover, para tornar as pessoas mais bem preparadas e com diferentes habilidades, além de possibilitar desenvolvimento de planos de sucessão para as lideranças da empresa.

Redução de gastos

Reduzir gastos sem que isso afete a qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao seu público é um dos grandes desafios de qualquer organização. Afinal, se cortar custos de algo que está diretamente ligado à experiência do cliente, facilmente ele identifica essa questão e pode gerar desgaste de relacionamento.

No caso do GED, a agilidade com que é feito o andamento dos trabalhos contribui para trazer economia de tempo, de recursos e de cópias de materiais. A partir de agora, não há mais a necessidade de imprimir todas as informações dos colaboradores e armazenar na estrutura física, o que possibilita também uma diminuição do uso do espaço do negócio.

Gestão do conhecimento

Especialmente quando lidamos com uma geração de millennials, devemos levar em conta que o período que essas pessoas passam na empresa são significativamente menores. Nesse sentido, é importante buscar soluções e estratégias que contribuam para a gestão de conhecimento do negócio. Ou seja, ações que possibilitarão que, daqui a 5 anos, qualquer dado de hoje possa ser facilmente identificado pela equipe.

Entre outros diferenciais que também podem ser usufruídos pelo negócio quando abordamos sobre gestão de conhecimento, destacamos:

• melhoria nos processos como um todo;
• maior competitividade para a empresa;
• mais agilidade para que os times possam exercer as suas demandas e atividades;
• redução de custos do negócio, especialmente quando relacionados ao planejamento;
• ações melhores planejadas;
• mais insumos para as tomadas de decisão.

Quais documentos podem ser geridos eletronicamente?

Outro diferencial de realizar uma Gestão Eletrônica de Documentos é a versatilidade da solução. Não há limite para que a sua empresa possa anexar as informações de forma eletrônica. Qualquer arquivo pode ser armazenado. Conforme abordamos, até mesmo vídeos, imagens, entre outros conteúdos considerados importantes e estratégicos pelo seu time.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, como ele funciona na prática, além de conferir dicas de como realizá-lo de forma eficaz. Conforme vimos, essa é uma importante estratégia para que a sua equipe possa armazenar as informações de maneira mais eficiente, além de ser um fator determinante para a produtividade do time como um todo, bem como para a redução dos custos da área de recursos humanos e departamento pessoal.

Se você deseja conhecer uma solução que contribui nesse sentido, bem como possibilita a implementação da assinatura digital, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e tire suas dúvidas!