Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?

Documentos assinados eletronicamente trouxeram muitos ganhos para a área de Recursos Humanos e para o Departamento Pessoal. Principalmente em um período no qual houve a predominância do trabalho remoto, uma vez que grande parte das empresas adotou o home office na gestão do time, equipes buscaram por ferramentas que auxiliassem nos mais distintos processos.

Na ausência da estrutura física, algumas atividades consideradas essenciais para o setor precisaram ser adaptadas para o âmbito digital — e a assinatura de documentos também precisou ser adaptada. Pensando nisso, elaboramos este material para que você confira quais são aqueles que podem ser assinados digitalmente e os diferenciais que isso traz para a empresa. Continue a leitura e saiba mais!

Quais os documentos assinados eletronicamente?

Inicialmente, confira alguns dos documentos que podem ser assinados eletronicamente. Confira!

Contrato de suspensão do trabalho

Principalmente durante a pandemia, o Governo Federal publicou algumas Medidas Provisórias que facilitassem o contrato de suspensão do trabalho, uma vez que essa estratégia visava reduzir os impactos negativos que esse cenário trouxe para as empresas.

No último mês, por exemplo, foi aprovada a Medida Provisória 1045, que autoriza as empresas a suspender o contrato de trabalho ou ainda a reduzir o salário — com a respectiva redução da jornada de trabalho dos empregados.

Todos esses documentos podem ser assinados digitalmente. Inclusive, existem plataformas que facilitam esse processo, contribuindo para que a equipe como um todo tenha o trabalho otimizado e possa destinar parte de suas atividades para demandas mais estratégicas da empresa.

Aviso e recibo de férias

De acordo com a legislação trabalhista de nosso país, é preciso que a concessão de férias seja participada ao funcionário por escrito com no mínimo 30 dias de antecedência do início de sua folga. Caso isso não seja feito conforme prevê a lei, é considerada uma falta grave para a organização.

Termo de Home Office

Conforme sabemos, grande parte das empresas adotaram o modelo de trabalho home office como forma de garantir a segurança aos seus colaboradores e ainda contribuir para a redução da proliferação do vírus.

Nesse sentido, o termo de Home Office trará as cláusulas mais importantes da relação empresa/colaborador, quais foram as alterações ocorridas no contrato (se há um pagamento a mais, por exemplo), entre outros direitos e obrigações tanto da empresa quanto do profissional.

Termo de confidencialidade

O termo de confidencialidade, também conhecido como Acordo Secreto ou Acordo de Não Divulgação, trata-se de um documento corporativo que traz a segurança para a empresa tanto em relação às informações estratégicas da organização quanto para dados importantes do segmento.

Entre as vantagens que o termo traz para a equipe, a facilidade das ações jurídicas em casos de vazamento de informações é uma das principais. Além disso, traz credibilidade para a empresa, e também possibilita uma gestão mais transparente. 

Acordos coletivos com sindicatos

Existem acordos coletivos com sindicatos que podem envolver uma ou mais empresas. Quando eles ocorrem, pré-estabelecem normas que devem ser cumpridas pelos envolvidos nesse processo — ou seja, pela empresa e pelos seus profissionais.

Quando um acordo é firmado, apresenta-se alguns prazos até que ele entre em vigor. É papel da empresa entender os principais pontos e seguir com o que foi previsto para que haja regularidade entre a atuação do negócio e o que foi firmado nos sindicatos.

Termo de compromisso de ética e conduta

Com o objetivo de profissionais da empresa e a própria gestão seguir com o que a organização acredita (principalmente no que diz respeito aos direitos e deveres das pessoas), a partir da missão, do posicionamento social e da cultura organizacional, é preciso contar com um termo de compromisso de ética e conduta, no qual ambas as partes vão declarar estar cientes dos principais pontos e seguir com as normas previamente estabelecidas.

Mesmo para organizações que trabalham de forma remota, existe a necessidade de as pessoas estarem cientes das principais normas que regem o funcionamento do negócio. Nesse sentido, o termo de compromisso será assinado assim que todo o documento for lido, provando que o colaborador está de acordo com o que foi estabelecido.

Termo de acesso / equipamentos / informações

Para que as pessoas de um time possam operar de forma positiva, é preciso oferecer a elas acessos e equipamentos para as demandas do dia a dia. O termo de acesso, equipamentos e informações visa trazer um maior alinhamento a tudo que está disponível para o colaborador.

Exemplo: se foi enviado para a pessoa notebook, teclado a parte, suporte para computador e cadeira, todas essas informações estarão presentes no termo. Caso o colaborador seja desligado, é preciso que ele devolva esses itens da mesma forma que a equipe o entregou. Sendo assim, esse é um documento que garantirá mais tranquilidade e segurança para ambas as partes.

Dossiê para rescisão de contrato

Quando a empresa opta pela rescisão do colaborador, alguns documentos são exigidos para que o processo burocrático seja cumprido de acordo com o previsto pela lei. 

Caso essa documentação não esteja completa ou a empresa não realize a homologação, possíveis multas podem ser pagas, de acordo com a legislação. O Dossiê para rescisão de contrato é mais um conjunto de documentação que pode ser assinada digitalmente, facilitando o processo e evitando que haja deslocamento por parte dos profissionais desligados.

Dossiê de admissão

Assim como no processo de rescisão, o de admissão precisa contar com algumas informações do colaborador. 

Quando toda a documentação estiver completa, existe a necessidade de assinar os documentos para a admissão do profissional — que também pode ser encaminhado por meio digital.

Holerite

Mensalmente, profissionais podem realizar a assinatura do holerite digitalmente como uma garantia de que as empresas estão cumprindo com os pagamentos pré-acordados. 

Folha de ponto 

Por fim, a folha de ponto, obrigatória para todas as empresas (mesmo em período remoto), também pode ser digitalmente assinada por meio de uma ferramenta. Mais uma maneira de garantir que os processos sejam seguidos de acordo com a legislação trabalhista. 

Demais documentos assinados eletronicamente

Além de todos esses documentos apresentados, outros também podem ser assinados digitalmente pela sua empresa. São eles:

• termos de extensão;
• formulário de benefícios – Vale Transporte, Plano de Saúde, Seguro de Vida, entre outros;
• comunicados – relacionados a realocação, EPIs etc.;
• declarações – Impostos de Renda, dependentes;
• declaração de aposentadoria.

Quais são os diferenciais de contar com uma ferramenta para auxiliar nesse processo?

Agora que você já conhece alguns dos principais documentos assinados eletronicamente, chegou o momento de conhecermos alguns diferenciais de utilizar uma ferramenta que auxilie nesse sentido. Confira!

Economia de tempo para a equipe

Existem alguns processos do Departamento Pessoal e do time de Recursos Humanos que podem levar certo tempo até que tudo seja concluído. No caso da admissão de profissionais, por exemplo, de acordo com o IBGE, pode gastar até 7 dias.

Por essa razão, investir em tecnologia é a alternativa mais indicada para otimizar esse e outros processos, contribuindo para que os profissionais possam se dedicar às suas atividades para demandas mais estratégicas da empresa. Além disso, ferramentas reduzem consideravelmente os índices de erro e de retrabalho, bem como reduz o tempo gasto com o armazenamento e busca de arquivos.

Segurança

A documentação dos profissionais exige cuidado por parte do time de DP e de RH. Se houver qualquer problema com transporte ou com o armazenamento desses documentos, pode ocasionar, inclusive, em multas para a organização.

Ao contar com uma ferramenta digital que vai auxiliar nesse processo, a equipe vai garantir o tráfego e o armazenamento de informações das pessoas do negócio de forma segura. Também traz como diferencial o fato de que há possibilidades de fazer uma análise de dados mais bem detalhada, o que permite gerar relatórios para um controle gerencial mais preciso.

Experiência inovadora para o RH e para o DP

Entre as principais vantagens de um RH inovador, destacamos especialmente:

• o fortalecimento da marca empresarial da empresa;
• otimização de processos internos;
• aumento da produtividade de todo o time;
• maior engajamento e motivação por parte dos profissionais;
• possibilidade de desenvolver gestão e lideranças; entre outros.

Além de todos esses ganhos, devemos levar em consideração que o RH é o primeiro contato que o colaborador tem com a empresa. Ou seja, caso a experiência desse processo seja negativa, existem os riscos de a imagem do negócio também ficar negativa perante o futuro colaborador.

Ao contar com uma ferramenta que facilita a assinatura de documentos, as pessoas terão mais facilidades quanto a esses processos iniciais, contribuindo para a jornada do profissional.

Possibilidade de se adaptar melhor aos novos modelos de trabalho

Conforme vimos, documentos assinados eletronicamente permitem uma adaptação mais efetiva aos novos modelos de trabalho, principalmente se considerarmos que boa parte das empresas adotarão o trabalho híbrido e remoto como definitivos em suas organizações.

Sendo assim, mesmo quando há pessoas contratadas por diversas partes do país, contratações, demissões e qualquer outro tipo de processo pode continuar normalmente — sem que atrapalhe o andamento das atividades dentro de uma equipe.

Neste conteúdo, você pôde conferir quais são os documentos assinados eletronicamente e os diferenciais de contar com uma ferramenta que auxilie nesse processo. Se você ficou interessado em conhecer um sistema que possibilite essas facilidades e tem dúvidas sobre outros diferenciais da solução, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e conheça o Unico People.