Validação de documentos: qual é a sua importância para o RH?

Validação de documentos no departamento de  Recursos Humanos não é uma burocracia desnecessária ou uma tarefa de menor importância. Trata-se de um procedimento indispensável para cumprir as exigências da legislação e evitar uma série de problemas fiscais e trabalhistas que poderiam trazer prejuízos financeiros à empresa.

O processo de validar os documentos relacionados ao RH faz parte do dia a dia da relação de trabalho e deve ser feito de forma eficiente. Graças às novas tecnologias, é possível conciliar a organização desse processo com uma fluidez nas rotinas e otimizar o tempo dos times da área. É sobre isso que vamos falar neste artigo.

O que é validação de documentos?

Validar documentos basicamente significa reconhecer a veracidade deles. Quando falamos do setor de RH, esta ação pode ser realizada, seja na documentação pessoal de um colaborador recém contratado ou nos formulários que envolvem a relação de trabalho no dia a dia. 

No processo de admissão, a validação abrange a documentação pessoal e cadastros em órgãos governamentais ou demais instituições relacionadas às questões trabalhistas. Ex.: cadastro de PIS, registros em conselhos de classe etc. 

No decorrer da relação de trabalho, documentos como holerites e fichas de EPI, por exemplo, requerem assinatura do colaborador (seja de forma manual ou digital) para validação desses documentos perante a lei. O holerite confirma o conhecimento do funcionário quanto ao recebimento de salário, horas extras, adicionais etc. A ficha de EPI atesta que o colaborador recebeu equipamentos de proteção individual.

O que significa fazer esta validação?

Fazer a validação de documentos é uma forma de garantir a segurança tanto da empresa como do profissional. Por meio das estratégias implementadas, como a checagem junto ao eSocial, por exemplo, o setor de RH conseguirá confirmar se as informações fornecidas são válidas e verdadeiras. Isso permite que empresa e funcionário se resguardem de fraudes, assim como descubram possíveis irregularidades na documentação apresentada, como documentos vencidos, por exemplo.

Qual a importância da validação de documentos dos colaboradores?

Quanto à validação de documentos feita pelo RH, há dois fatores que devem ser considerados básicos. O primeiro é atender à legislação trabalhista, tributária e previdenciária. O objetivo é comprovar, de forma irrefutável, que a empresa cumpre fielmente suas responsabilidades perante a lei.

O segundo fator é comprovar aos próprios colaboradores todos os trâmites realizados pela empresa quanto aos pagamentos, fornecimento de benefícios, entrega de equipamentos, compensação do banco de horas etc. Manter essa documentação bem organizada facilita o esclarecimento de dúvidas ou correções necessárias que devem ser feitas pelo RH.

No caso das validações realizadas de forma automatizada por meio de softwares, além de cumprir as regras estabelecidas pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) é preciso ter atenção redobrada às regras da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Devido ao grande volume de documentos recebidos pelo setor de RH, é preciso ter cuidados adicionais quanto à coleta e gerenciamento desses dados.

Como fazer validação de documentos?

A validação de documentos pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada. Entenda agora como funciona cada uma delas.

Manual

Neste processo, o setor de RH é responsável por levantar, de forma manual, todas as informações dos candidatos em formato físico e armazená-las em algum local, como por exemplo, em armários. Todo o processo de validação documental é feito de forma manual, ou seja, requer que os colaboradores do RH façam a pesquisa de cada dado no sistema do eSocial para garantir a veracidade dos documentos.

Essa não é a melhor recomendação, pois além de tomar muito tempo do RH, também pode ocasionar diversos erros que geram sérias implicações trabalhistas e financeiras para a empresa.

Automatizada

Uma pesquisa realizada pela Catho mostra que as vagas da modalidade home office cresceram quase 500% no primeiro semestre de 2022 em comparação ao mesmo período de 2021. A pesquisa mostrou o surgimento de mais de 372 mil novas vagas para o modelo de trabalho remoto.

Por isso, a adoção de ferramentas de automação de recursos humanos é essencial para, não apenas tornar o trabalho do setor mais ágil e estratégico, como também assegurar formas automatizadas de validação de documentos, evitando a necessidade de deslocamento dos profissionais até a empresa.

A validação de documentos automatizada funciona por meio de um sistema, onde são enviados, pelo RH, todos os documentos necessários para a admissão de um novo colaborador. Com a tecnologia desenvolvida, boa parte destes documentos serão validados de forma automática. Já outros dados mais sensíveis passam por uma mesa de análise, formada por profissionais que farão a validação de forma manual.

Além de ser seguro e evitar o retrabalho do setor devido a erros, o processo digital também garante uma economia de custos para a empresa que, além de poder contar com uma equipe menor para realização da atividade, também evitará possíveis multas por descumprimento à legislação trabalhista.

Tipos de documentos que podem ser validados

• Contratos de trabalho;
• Fichas e registros de funcionários;
• Comprovante de vale-transporte e demais benefícios (ex.: vale alimentação);
• Folha de ponto (digital ou manual);
• Acordo de compensação de horas e banco de horas;
• Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• Livro de Atas – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA;
• Recolhimentos previdenciários dos colaboradores;
• Ficha de acidente de trabalho;
• Carta de pedido de demissão;
• Aviso prévio;
• Comunicado de dispensa – seguro desemprego e demais documentos que fazem parte das rotinas de RH de cada empresa.

Validação de documentos com o Unico People 

O Unico People é uma plataforma digital que foi desenvolvida para atender às necessidades específicas do setor de RH. O objetivo é reduzir a burocracia, gerar processos mais fluidos e contribuir para aumentar a produtividade e lucratividade das empresas. Uma das várias vantagens se estende para a validação de documentos, já que o Unico People realiza esse processo de maneira digital, em menos tempo e processa uma grande quantidade de informações.

Estes são alguns benefícios:

• Validação de mais de 400 tipos de documentos por meio da tecnologia OCR – Optical Character Recognition; 
• Assinatura eletrônica com segurança jurídica de todos os documentos de RH;
• Customização de formulários para assinatura eletrônica;
• Conformidade com a LGPD;
• Admissão 100% digital e padronizada.

Além de saber a importância da validação de documentos no RH, confira esse nosso artigo sobre o checklist dos documentos exigidos na admissão de novos colaboradores.