Por que usar sistema de admissão de funcionários?

O setor de Recursos Humanos (RH) tem a ganhar com as soluções tecnológicas, incluindo com a utilização de um sistema de admissão. Essa solução otimiza a contratação de funcionários e elimina tarefas burocráticas e repetitivas. 

Neste conteúdo, você entenderá as vantagens do sistema de admissão de RH e conhecerá o Unico People, solução em admissão digital com diversas funcionalidades para as rotinas da área.

 Continue a leitura para saber mais. 

A importância de um processo de admissão digitalizado

No processo de admissão tradicional, o RH precisa de tempo maior para reunir toda a documentação física do empregador, além de agendar dia e horário para que ele possa ir até a empresa. No entanto, essa opção não é efetiva com os novos modelos de trabalho home office. 

A empresa arrisca perder bons talentos por falta de um processo de admissão digital e otimizado, afinal, pode não ser possível realizar o envio pelos correios de documentos, fichas cadastrais e formulários em tempo hábil para ocupar a vaga, principalmente os cargos de início imediato. 

Além disso, o processo de admissão burocrático gera custos ao empregador, porque ele terá de fazer cópias físicas de vários documentos. Quanto mais tempo esse processo se prolongar, mais tempo será para o cargo ser finalmente ocupado, o que pode prejudicar as rotinas da empresa. 

O setor de RH não pode deixar de efetuar esse processo devido a problemas com a Justiça do Trabalho. Isso porque, segundo as normas da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), é necessário ter o registro de todo funcionário que passar pela organização. 

Ou seja, deixar para realizar o cadastro posteriormente à ocupação da vaga não é uma opção, sobretudo por essa etapa exigir o preenchimento adequado das informações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Segundo a lei, o documento precisa ser devolvido ao trabalhador 48h após a retenção por parte do entregador. 

Quais as principais vantagens de utilizar um sistema de admissão de funcionários?

Todas as etapas do processo de contratação podem ser digitalizadas por meio de um sistema de admissão, geralmente feito por um software para o RH. Por meio desse recurso tecnológico, é possível receber, assinar e armazenar documentos diversos, de maneira simples, rápida e segura. 

Veja, a seguir, quais as principais vantagens de utilizar um sistema de RH. 

Segurança das informações

O sistema de admissão é uma tecnologia, logo, precisa de mecanismos para garantir a privacidade das informações, evitar o vazamento e acessos indevidos. Assim, utilizar esse recurso garante que os dados dos colaboradores estejam seguros, podendo não acontecer quando o RH armazena os documentos em um espaço físico.

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), esse fator é ainda mais importante, afinal, o Brasil ganhou um mecanismo legal que obriga as empresas a adotarem estratégias para garantir a privacidade. Do contrário, o órgão fiscalizador aplica multas e outras penalidades para as organizações que descumprirem a legislação. 

Agilidade na contratação

Os processos digitais costumam ser menos burocráticos que os físicos, pois o sistema de admissão otimiza diversas tarefas no setor de RH. Por exemplo, em uma empresa que precisa formalizar a contratação de dezenas de funcionários de uma só vez, cada colaborador precisa agendar horário com o setor, levar os documentos e esperar a conferência.

Mas, com o auxílio da tecnologia, o RH pode receber todos os documentos de uma só vez, de maneira simples, rápida e otimizada. Isso facilita a localização das informações, diferente de como acontece no processo tradicional, no qual o funcionário terá de procurar dados entre papéis e mais papéis. 

Redução de custos

Gastos com material de escritório, deslocamento do funcionário e necessidade de espaço físico de armazenamento são alguns custos que podem ser reduzidos e eliminados com o uso do sistema de admissão e RH. Nos casos de empresas de grande porte, é possível obter uma economia importante ao longo dos meses.

Para ter uma ideia desse cenário, o Unico People conseguiu economizar mais de R$ 800 mil de custos para o RH do Hospital Israelita Albert Einstein.

Conheça algumas funcionalidades de um software de admissão

A Unico é a primeira IDTech brasileira a oferecer soluções relacionadas à biometria facial e também à admissão digital. Entre as soluções para o RH está o Unico People, desenvolvido para simplificar a rotina do setor. Conheça algumas funcionalidades a seguir. 

Assinatura eletrônica de todos os documentos de RH

É essencial que todos os documentos estejam formalizados e devidamente assinados por ambas as partes, para efeitos das leis trabalhistas. Para isso, o sistema de admissão Unico People disponibiliza a possibilidade da assinatura digital.

Com isso, todos os documentos de RH podem ser assinados eletronicamente com total segurança, entre eles:

● Kit admissional (contrato de trabalho e formulários de benefícios);

● Contrato de suspensão de trabalho;

● Aviso e recibo de férias;

● Termo de home office;

● Termo de confidencialidade;

● Acordos coletivos com sindicatos;

● Termo de compromisso de ética e conduta;

● Termo de acessos / equipamentos / informações;

● Dossiê para rescisão de contrato;

● Holerite;

● Folha de ponto.

Onboarding

O processo de onboarding do novo funcionário é importante para a empresa integrar o trabalhador às rotinas e aos colegas. Ao efetuar uma adaptação acolhedora e otimizada, a organização consegue aumentar o engajamento e a motivação do colaborador para buscar melhores resultados. 

O sistema de admissão Unico People conta com recurso para facilitar esse processo, como kit admissional, ficha, contrato de trabalho e cadastro de dependentes.

Admissão otimizada de funcionário

É importante que o RH implemente estratégias para melhorar a jornada do colaborador, desde o início da etapa do processo de admissão até a integração do funcionário na empresa. Isso implica em digitalizar os processos burocráticos, entre eles, a entrega e assinatura da documentação.

Por meio do Unico People, sua empresa tem a possibilidade de admitir um funcionário a partir de 20 minutos*, através da admissão digital. Além de otimizar o tempo do colaborador, essa funcionalidade ajuda a evitar erros na digitalização das informações. 

*O tempo de admissão envolve o período entre o envio do link, o preenchimento do formulário por parte do candidato e a conclusão da análise da documentação por parte da Unico. O SLA de 90% das análises é de até 3h úteis, no horário de funcionamento.

Vale a pena investir em um sistema de admissão?

Além dos diferenciais apresentados nos tópicos acima, o Unico People se destaca por outros fatores essenciais para a agilidade no processo de admissão, tais:

• Sistema de admissão que mais processa contratações no País, com média de 30 mil admissões por mil;
• Mais de 150 clientes;
• Redução de 15 para 3 dias no processo admissional;
• Suporte ao candidato 24 x 7 via chatbot;
• Nota 9,3 entre os usuários do sistema de admissão;
• Única solução para admissão digital do mercado com biometria facial;
• Mais de 73% de agilidade no processo de admissão;

Se você tem interesse em conhecer o Unico People e entender os benefícios do sistema para o RH da sua empresa, acesse o site e conheça o sistema de admissão digital.