Mapeamento de processos em concessionárias: dicas de como colocar em prática

Conhecer os processos e todas as etapas envolvidas, além de ter clareza sobre o fluxo de trabalho, é imprescindível para manter uma concessionária de veículos atualizada e competitiva. Para que isso ocorra de maneira mais assertiva, é fundamental realizar um mapeamento de processos.

Além de ajudar a identificar oportunidades de melhorias na rotina do negócio, ele é uma ferramenta importante para a empresa ser mais eficiente e competitiva, ajudando também a evitar erros e desperdícios.

Objetivos do mapeamento de processos

Existem diversas variáveis que impactam na entrega final das concessionárias. Pensando de maneira objetiva, mapear processos permite mensurar e gerenciar o trabalho da empresa.

Você vai conseguir entender como e por que os processos funcionam ou deixam de funcionar e onde podem ser aprimorados, tornando qualquer tomada de decisão muito mais precisa.

Alguns dos objetivos que o mapeamento de processos são:

• Compreender a fundo como os processos funcionam na prática;
• Realizar ajustes de trajetórias que visam melhorar os processos;
• Produzir documentação estruturada e coesa sobre os processos para criar cultura empresarial e capacitar novos colaboradores;
• Garantir a padronização dos processos visando mais eficiência e replicabilidade, aumentando possibilidades de expansão;
• Promover mudanças em processos, quando necessárias.

Benefícios do mapeamento de processos

Os principais benefícios de implementar um mapeamento de projetos estão relacionados a alcançar excelência na jornada de trabalho da sua concessionária, abrindo caminho para fazer uma gestão de projetos mais eficiente.

Os principais pontos que você tem a ganhar são:

Redução de custos

Será possível identificar gargalos que tornam seus processos mais lentos ou dispendiosos e tomar atitudes para corrigi-los. Assim, você pode usar os recursos da empresa de forma mais assertiva.

Padronização do trabalho

O mapeamento vai permitir que toda a equipe visualize o fluxo de atividades da sua empresa. Isso é fundamental para gerar uma consciência coletiva dos processos, para ambientar mais rapidamente novos colaboradores e para garantir um padrão de atendimento e qualidade em diferentes lojas do mesmo grupo.

Otimização de resultados

Será possível tornar o processo mais ágil e simples de ser entendido e realizado, eliminando pontos de atraso, lentidão ou que possam ser mais facilmente realizados ao serem incluídos em outras etapas.

Maior controle e monitoramento de atividades

Ao conseguir acompanhar as etapas e o desenvolvimento do processo, é possível trabalhar para alcançar melhorias em todos os processos.

Tipos de mapeamento de processos

O mapeamento de processos vai possibilitar visualizar cada etapa produtiva do seu negócio e pode ser aplicado para qualquer tipo de processo. No faturamento de veículos, por exemplo, a jornada acompanha cada fase, desde a compra de um veículo até a entrega da documentação para o seu cliente.

Existem vários tipos de mapeamentos que podem ser utilizados. Para que você possa identificar qual o mais apropriado para a sua empresa, apontamos a seguir os principais.

Fluxograma de processos

Um dos tipos de mapeamento de processos mais simples é o fluxograma, que representa o processo por meio de uma cadeia de atividades com início, meio e fim.

Ele tem o objetivo de facilitar o entendimento por meio de informações visuais, utilizando símbolos para representar as atividades e etapas.

Fluxograma horizontal

É uma versão um pouco mais detalhada e complexa do fluxograma. Ele coloca o processo em uma matriz com um eixo horizontal, onde são apontadas as tarefas em andamento, e um vertical, que apresenta os responsáveis por cada etapa.

Mapofluxograma

Em geral, esse tipo de mapeamento de processos tende a ser mais efetivo para linhas de montagem ou atividades que exijam movimentação e estocagem de materiais, sendo menos efetivo para uma concessionária.

O mapofluxograma basicamente se utiliza de uma planta baixa do ambiente para traçar, na representação do espaço, as etapas do projeto.

UML

Sigla para Unified Modeling Language, ou Linguagem de Modelagem Unificada. Esse mapeamento de processos é muito usado em programação e gestão de negócios, permitindo acompanhar a evolução das atividades ao longo do tempo, combinando informações estruturais e comportamentais.

Business Process Model and Notation (BPMN)

É o tipo de modelagem de processos mais usado atualmente. Ele tem a vantagem de apresentar o processo de uma forma bastante clara e intuitiva – algo que era muito difícil de fazer antes de sua criação.

Com fluxos e cores predeterminadas, o BPMN permite que qualquer envolvido compreenda rapidamente o processo, desde novos membros até clientes externos. Certamente, é o mais apropriado para uma empresa que busca alinhamento com as práticas mais modernas do mercado.

Como funciona o mapeamento de processos

Para te ajudar a entender como funciona o mapeamento de processos, preparamos uma estrutura com cinco passos principais que você precisa seguir. Vamos a eles:

1. Definir e entender os processos que serão mapeados

Sua concessionária não precisa mapear todos os processos de uma vez. Comece selecionando e entendendo a importância e o impacto de alguns deles.

Para te ajudar a identificar quais processos podem ser mais importantes para esta primeira etapa, preparamos o seguinte questionário para você aplicar:

• Por que esse processo precisa ser mapeado?
• Qual o ponto crítico desse processo?
• Quais os riscos envolvidos nesse processo?
• Quais são as normas e regulações que esse processo precisa atender?
• Qual o objetivo do mapeamento desse processo: documentação, padronização, redução de desperdício, realização de mudanças, etc.
• Considerando a complexidade e os riscos envolvidos, qual deve ser o nível de detalhamento desse processo?

2. Estabeleça os limites do processo

Busque identificar onde começa e onde termina cada processo. Essa etapa é importante para mapear o desenvolvimento, os responsáveis e a qualidade das tarefas desempenhadas.

3. Faça uma sequência das etapas

Realize um levantamento das atividades dentro da etapa mapeada e coloque-as na sequência mais lógica e efetiva para a sua realização.

4. Identifique problemas

Observe onde estão os gargalos e pontos críticos ou ineficientes do processo selecionado. Algumas perguntas para as quais você deve buscar respostas são:

• O processo está sendo executado da maneira ideal?
• Os colaboradores estão conforme o fluxo do mapeamento de processo?
• Há alguma etapa redundante?
• Existe alguma etapa que está faltando?

5. Estabeleça um acompanhamento

Para garantir a integridade e o bom funcionamento do processo, bem como identificar possíveis falhas ou oportunidades de melhorias, é importante manter um monitoramento constante. Afinal, o mapeamento de processos é um projeto que busca estabelecer melhorias contínuas.

Transformação digital: use ela a seu favor

Ao fazer a gestão e mapeamento de processos, você pode colocar a sua concessionária em um patamar mais competitivo no mercado, principalmente quando essas mudanças estão aliadas à transformação digital. Para isso, é fundamental contar com ferramentas modernas e automatizadas, que vão manter a sua empresa sempre pronta para os desafios do mercado. Para saber um pouco mais sobre o tema e pegar dicas práticas sobre como fazer o mapeamento de processos em concessionárias, assista à gravação do nosso webinar e ouça a experiência de quem viveu a transformação digital, na prática.