Desmistificando o BPM: Os benefícios da gestão de processos

O tal do BPM

Já que vamos começar a falar sobre gestão de processos, precisamos partir do início. Como uma casa a ser construída, precisamos firmar as bases do nosso conhecimento. Então quero começar fazendo uma pergunta: quantas vezes você já ouviu falar sobre BPM sem saber o que significa? Ou pesquisou sobre gestão de processos e encontrou várias definições, algumas até divergentes, sobre este tema? Pois bem, quero neste texto, desmistificar um pouco a gestão de processos, trazer uma forma prática e cotidiana de como esta disciplina de gestão está impregnada em nosso dia a dia.

Se pegarmos uma definição básica de processos, a literatura vai dizer que BPM (Business Process Management) ou Gestão de processos de negócios é um conjunto de ações sequenciadas que transforma insumos em produtos/serviços para entregar valor, direta ou indiretamente, para o cliente; traduzindo para o nosso cotidiano, é um conjunto de ações que fazemos, uma por vez, partindo de um lugar e chegando em um destino. Melhor ainda, vou dar um exemplo: imagina que para você ter um jantar pronto com uma mesa posta você precisou percorrer um processo, assim, seu ponto inicial foi querer, ou ter uma necessidade de jantar e, a partir disso, você fez uma série de ações: construir o menu, fazer as compras, fazer o “mise en place”, cozinhar, preparar a mesa e jantar. Pronto desenhamos um processo!

Agora temos três questões muito importantes para tratar:

• Como aconteceria a gestão de processos para esse exemplo?
• Toda sequência de atividades são processos?
• A gestão de processos trata disso?

Vamos às respostas!

Gestão de processos: bem-vindo!

Para o nosso exemplo, imagine que você precisa fazer o jantar todos os dias, este processo vai se repetir inúmeras vezes, então, para facilitar as futuras execuções, você resolveu conhecer o processo a fundo e descreveu todas as atividades a serem realizadas – Foi o que fizemos anteriormente – a partir disso você identificou possibilidades de melhoria (comprou uma panela de pressão, ou fogão maior, colocou mais gente para cozinhar, diminuiu o tempo de preparação). Diariamente você verifica o tempo de cada etapa e mede atividade por atividade, assim você sabe quantos minutos cada atividade gasta; e para melhorar, você traçou uma meta de diminuir o tempo de todo processo do jantar. Viu, você já fazia gestão de processos e nem sabia. Bem-vindo(a)!

Agora pare para analisar quantos processos tem na sua vida, desde quando acorda até dormir, considerando que estes também são dois processos importantes para sua saúde.

Nesta reflexão, podemos traçar um paralelo para qualquer instituição, pública ou privada. Considere uma empresa como um verdadeiro ecossistema, integrado com diversas variáveis (pessoas, sistemas, processos, estruturas). Aqui respondemos a segunda pergunta. Se pensarmos que toda e qualquer sequência de atividades é um processo, tem sua coerência, não está errado; mas a gestão de processos vai tratar dos processos que tem impacto no negócio.

Existem muitos processos que são sequência de atividades, mas não tem impacto direto ao negócio. Imagine se considerarmos toda e qualquer sequência de atividades? Identificaríamos centenas ou milhares de microprocessos dentro da organização, e aplicar a gestão seria uma tarefa árdua, talvez impossível.

Como priorizar processos?

Às vezes fazemos isso na nossa vida, atribuímos todas as nossas ações como prioritárias, estratégicas e imprescindíveis, entendemos que tudo que fazemos terá um impacto direto na nossa vida, desde escrever uma tese de mestrado a desembalar uma bala, todas com a mesma importância, sem analisar o quanto estão aderentes ao nosso propósito. Percebe que isso pode se tornar um caos? Em uma organização é da mesma forma, se não entendermos os processos que tem impacto direto ao negócio a que ela se propõe será devastador. E acredite, isso é mais comum do que parece.

Afinal, quantas vezes vemos empresas perdendo dinheiro empenhando esforços onde não valem a pena, ou escolhendo processos de forma errada para investir em soluções de tecnologia, ou ainda, não sabendo como priorizar ações de melhoria nos processos da empresa.

Deming já dizia: “o que não é medido não é gerenciado”

E em tempos de transformação digital toda e qualquer atividade precisa ser devidamente executada e medida, se realmente queremos buscar excelência na prestação dos serviços. Neste ponto, a gestão de processos pode ajudar a sua organização a trazer uma visão completa de suas atividades, possibilitando priorizar, investir corretamente, automatizar e por consequência aumentar sua carteira de clientes e seu lucro.

Bom, gostaria de indicar um livro que me ajudou muito em várias questões sobre o tema:

Manual de BPM, gestão de processos de negócio; de Jan Vom Brocke e Michael Rosemann
Dois grandes entusiastas e referências internacionais da gestão de processos que pude conhecer um pouco mais quando estiveram no Brasil em 2012.

Por fim, gostaria de desejar um bom desempenho na gestão dos seus processos, seja na sua vida preparando um jantar, ou na organização, gerando lucro e crescimento ou ainda gerando valor à sociedade e ao cidadão.

E por aí como tem sido a gestão dos processos?