Como se preparar para a gestão de processos (BPM)

Primeiro, tenha em mente que essa fase de transformação na estrutura organizacional não diz respeito apenas a operação, mas também a mudança de mindset dos integrantes do time. Isso significa que, além de aprenderem a utilizar uma nova ferramenta, os colaboradores deverão compreender o objetivo estratégico da empresa e a importância dessa nova fase para a sua rotina de trabalho – assim eles sentirão que são parte indispensável da evolução do negócio. Vamos entender mais sobre a Gestão de Processos BPM.

Primeiro passo – Planeje

Antes de envolver os funcionários nesse processo, você deve, acima de tudo, analisar o seu negócio, definir um objetivo estratégico, suas metas por período e, além disso, traçar os caminhos que irá percorrer, com a equipe, para chegar no resultado esperado – lembre-se sempre de considerar cada setor nessa jornada. Esses conceitos serão responsáveis por nortear o processo de transição.

Segundo passo – Fase de transição!

Estabeleça um cronograma para esse projeto, monte um time com um representante de cada setor da empresa e os coloquem à frente da realização da transformação digital. A ideia aqui não é sobrecarregar um grupo seleto de colaboradores. Essa ação trará benefícios para a sua operação, tais como mudar o antigo modelo hierárquico vertical e passar a integrar o time, efetivamente, nas decisões importantes e estratégicas do negócio.

Essa etapa também é importante, pois os colaboradores tendem a absorver melhor as mensagens-chave, os benefícios e as instruções de uso da ferramenta, quando transmitidas por meio de uma pessoa próxima ao seu dia a dia. Existe uma gama de canais que podem ser utilizados para a realização dessa etapa: palestras, workshops de treinamento, divulgação de conteúdo por meio da plataforma interna de comunicação, e-mail, comunicado, entre outras opções.

Mãos à obra!

Já está tudo pronto? Chegou a hora de botar a mão na massa e implementar a nova ferramenta. Não pense que o projeto termina aí. Ainda há muito trabalho a ser feito.

Uma vez que as etapas do cronograma foram cumpridas e o software já está inserido na operação, é o momento de garantir a adaptação dos colaboradores que todos irão utilizar da melhor forma os recursos disponíveis. Para isso, estabeleça uma frequência de monitoramento da ferramenta e esteja aberto para ouvir os feedbacks da equipe quanto a utilização. Isso o trará agilidade para a identificação e solução de problemas no fluxo de trabalho.

Sua equipe está preparada para a transformação digital? Então contate o Unico Auto e conheça todos os benefícios da nossa ferramenta de Gestão de Processos!