Mapeamento dos processos: o que é e como aplicar?

O mapeamento dos processos tornou-se um recurso de gestão indispensável para a potencialização do sucesso das empresas. Nesse sentido, para que uma empresa esteja sempre em constante crescimento, é necessário identificar as falhas em seus processos a fim de introduzir melhorias que poderão otimizar as atividades que impactam no produto final.

O principal objetivo do mapeamento de processos é identificar e entender as dores de cada processo da empresa, bem como o passo a passo de seu funcionamento. Além disso, o mapeamento permite compreender como cada etapa de trabalho contribui para formar o produto final, quais são seus vínculos e responsáveis dentro da empresa. Por meio desse diagnóstico é possível organizar a cadeia final, tornando-a mais eficiente e padronizada.

Aplicando o mapeamento de processos

Qualquer tipo de empresa pode aplicar o mapeamento de processos em seu negócio, basta seguir algumas etapas.

O primeiro passo é o entendimento entre os envolvidos e uma visão básica do processo, compreendendo assim o seu funcionamento, qual o objetivo central do processo, aonde ele vai nos levar, qual o problema que ele resolve e qual o valor que ele entrega para a empresa. Esse é o ponto inicial do mapeamento.

O segundo estágio é mais analítico, ou seja, tem como objetivo fornecer uma visão mais técnica do processo, destacando os eventos e tratamentos de exceção. Aqui avalia-se quais são as dores que estão sendo solucionadas com esse processo e onde ele vai chegar.

O terceiro passo do mapeamento dos processos é a execução final do projeto, quando há o detalhamento de todos os serviços que serão utilizados para automatizar os processos na empresa e, depois de testados, sua documentação e implementação.

É importante destacar que existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas para facilitar o entendimento de um processo, desde a mais básica, na qual é possível mapear dispondo de um bloco de notas, até uma mais tecnológica, como o mapeamento em uma ferramenta BPM (Business Process Management).

Pensando na estratégia de negócio de uma empresa, o mapeamento é imprescindível para que todas as áreas tenham claro os objetivos de cada processo. Uma vez mapeado, o processo deve ficar estabelecido e ser de fácil entendimento para todos os que os envolvidos.

Benefícios do diagnóstico de processos para as empresas

Ao mapear seus processos, uma empresa é grandemente beneficiada em três pontos: padronização, fácil entendimento e integração entre as partes. Quando o mapeamento dos processos é realizado em uma empresa e esse processo torna-se padrão, significa que para todas as pessoas, mesmo que de áreas distintas, aquele processo funcionará da mesma maneira.

Uma vez estabelecido um padrão, o segundo benefício – o fácil entendimento entre as partes -, entra como um combo, ou seja, as pessoas terão forte conhecimento daquele processo. Dificilmente haverá gargalo ou o processo irá se tornar burocrático, pois as pessoas já terão um entendimento bem estabelecido sobre ele.

Por fim, o terceiro benefício é a integração entre as partes. Unindo padronização e conhecimento do processo, evidentemente haverá uma forte sinergia entre as áreas, uma vez que estarão bem integradas por meio de um processo mais coeso. A partir do momento em que ele está integrado às partes envolvidas, dificilmente haverá desvios. Um processo sem desvio é um processo perfeito.

A Unico Auto conta com um sistema que já estabelece um mapeamento pronto para padronizar, desburocratizar, fornecer informações de forma mais rápida, simples, de fácil consulta e trazer segurança para o seu processo. Clique aqui e saiba como podemos ser o melhor parceiro na jornada da transformação digital da sua empresa!