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O que não pode faltar em um sistema de gestão para concessionárias

Por unicoauto
  • calendário 25/07/2022
  • relógio 5 min de leitura
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O mercado das concessionárias é repleto de particularidades que podem ter grandes impactos nos negócios. Entre os maiores desafios, estão a rede complexa de processos divididos entre várias áreas e que, não raramente, contam com diferentes sistemas de gestão e metodologias de trabalho. 

Além disso, para se destacar em meio à concorrência é preciso realizar bons trabalhos de controle de estoque, relacionamento com os clientes e pós-venda. Com um bom sistema de gestão é possível integrar e simplificar diversos desses processos, tornando sua empresa mais fluida e dinâmica.

O investimento em tecnologia tem transformado os métodos de trabalho no segmento. Empresas conectadas conseguem oferecer melhor atendimento na etapa inicial da venda e menor burocracia ao longo de todo o processo de compra, conquistando mais clientes e garantindo maiores receitas.

Hoje, vamos dedicar esse conteúdo a te ajudar a entender o que é essencial em um sistema de gestão para concessionárias.

Quais os benefícios de um sistema de gestão para concessionárias?

Existem inúmeras vantagens na implantação desse tipo de sistema, e muitas delas trarão resultados imediatos.

A seguir, listamos algumas das principais.

Otimização de processos

Com processos otimizados, a sua concessionária tem um maior aproveitamento de tempo e recursos, economizando em gastos com deslocamentos, impressões e burocracias.

Você sabe que quando uma pessoa está à procura de um carro, provavelmente ela faz contato com diversos concorrentes. Por isso, ter agilidade e qualidade em todos os processos, com mais rapidez nas entregas e o mínimo de espera do cliente é um grande trunfo para fechar mais vendas.

Integração entre áreas e filiais

Sem um sistema de gestão, cada área da sua concessionária vai trabalhar de maneira independente, produzindo conteúdos e informações que não estarão disponíveis a todos da empresa, podendo gerar lentidão e até mesmo erros ou prejuízos.

Já com a implantação de um sistema, você passa a ter maior unidade entre todos os setores, até mesmo entre diferentes filiais. Dessa forma fica mais fácil obter informações como entrada e saída de produtos, estágio de documentações e itens em estoque.

Redução de riscos e custos

Processos muito detalhados e, muitas vezes envolvendo pessoas de fora da empresa, podem acarretar diversos riscos ou falhas na condução do negócio, gerando perdas, retrabalhos e desgaste no relacionamento com o cliente.

Além disso, com a LGPD em vigor, a empresa precisa ter muito mais rigor e responsabilidade ao lidar com informações de clientes, estando propensa a pesadas sanções em caso de descumprimento da lei.

Com um sistema de gestão automatizado, todas essas intercorrências são minimizadas. As falhas humanas serão consideravelmente reduzidas, gerando uma relevante economia. Ainda, o sistema poderá auxiliar no controle do tratamento e proteção de dados dos clientes, como por exemplo ao fazer com que os dados trafeguem em ambiente seguro com acesso limitado ao invés de estarem armazenados cópias impressas ou até mesmo whatsapp e e-mail dos vendedores.

Visão estratégica

A competitividade dos concorrentes faz com que uma boa estratégia de negócios se transforme em um grande diferencial para as concessionárias.

Com um sistema de gestão integrado você consegue extrair várias informações preciosas que permitem tomadas de decisões estratégicas mais precisas.

Maior produtividade

Em um modelo tradicional de concessionárias, existem diversas tarefas operacionais  que exigem grande atenção dos envolvidos. Contato com clientes, registro de informações, transferência de documentos entre um setor e outro, organização de documentações e até processos de admissão são atividades repetitivas que tomam tempo e podem gerar erros.

Com um sistema de gestão você automatiza demandas e desafoga funcionários, que podem se dedicar a outras tarefas mais estratégicas. Assim, você aproveita melhor o potencial humano da empresa, podendo impactar positivamente seus resultados.

Como um sistema de gestão para concessionárias funciona na prática 

Concessionárias que querem continuar competitivas e crescendo não podem negligenciar os benefícios da automação e digitalização de processos. Seguir com uma estrutura analógica no cenário atual pode ser fatal.

Em um modelo tradicional de concessionárias, após a decisão de compra existe um longo processo de recolhimento manual de documentações, elaboração de cópias e distribuição para diversas áreas que trabalham de forma independente nas etapas do faturamento do veículo.

Nesse formato existe um grande gasto com impressões e deslocamentos, além de esforços para alinhar o andamento entre diferentes lojas e setores da empresa, e até mesmo para recolher assinaturas necessárias para a efetivação do serviço.

Com um sistema de gestão de processos, a documentação é inserida de maneira digital e automaticamente enviada a todas as áreas envolvidas no processo de maneira imediata, sendo possível acompanhar todo o processo de maneira global e em tempo real.

Um bom sistema de gestão de processos normalmente tem integração com ferramentas de assinatura digital. Assim, todo o gasto com impressões e deslocamentos é eliminado do processo, que se torna mais ágil e fluido. Atrasos por perdas de documentos deixam de existir e você ainda consegue centralizar em poucas pessoas o faturamento de todo o seu grupo, sem precisar de equipes dedicadas em cada loja.

O que não pode faltar em um sistema de gestão para concessionárias

Você já entendeu quais são os benefícios de um sistema de gestão e como ele vai te ajudar na prática a alcançar os melhores resultados.

Agora, apontamos algumas características e funcionalidades que você precisa levar em consideração na hora de fazer a escolha certa para a sua empresa.

Armazenamento na nuvem

Sua equipe precisa ter acesso ao sistema de qualquer lugar e a qualquer momento. Estamos tratando de automação, agilidade e integração, então evite sistemas que precisam ser instalados e que estejam limitados a uma máquina ou dispositivo específico.

Simplicidade para o usuário

O sistema precisa ser intuitivo e fácil de usar. Dessa forma você consegue reduzir erros e faz com que novos colaboradores sejam mais rapidamente integrados às rotinas da empresa.

Possibilidade de personalização

A mesma rotina pode ter processos diferentes, com etapas e fluxo distintos dependendo da concessionária. O início e o fim do processo podem ser os mesmos, mas o caminho que o processo percorre é variável. Por isso, é aconselhável contratar uma solução que seja modular ou personalizável, facilitando tanto a implantação quanto adaptação da equipe.

Modelagem de processos BPMN

O BPMN (Business Process Model and Notation, ou Notação Para Modelagem de Processos de Negócios, em português) é a mais moderna metodologia que representa graficamente os processos e possibilitam uma visão geral dos fluxos da empresa, possibilitando enxergar todas as ações e trabalhar por uma melhoria contínua.

Possibilidades de integração

Buscando maior versatilidade, verifique se o sistema que você vai escolher oferece integração com outras plataformas e serviços que você usa ou possa vir a utilizar, deixando abertas possibilidades de expansão.

A rotina de uma concessionária exige trabalho com diferentes metodologias e sistemas, facilitando atrasos, ruídos e falhas. Por isso, não abra mão de uma ferramenta capaz de integrar todas as suas soluções e tornar a sua jornada de trabalho mais dinâmica e precisa.

Suporte

O novo sistema vai fazer parte da gestão estratégica da sua empresa e, por isso, é necessário que ele seja um aliado da sua concessionária. Oferecer um suporte ágil e eficiente, com uma equipe de profissionais capacitados para que a sua empresa tire todo o potencial da ferramenta e otimize o seu negócio, é imprescindível.

Assinatura digital

Com um sistema com assinatura digital, você finaliza negociações em qualquer lugar e a qualquer hora, e tem a mesma validade jurídica que uma assinatura presencial. Dessa forma, você elimina a papelada, ganha tempo e poupa gastos com impressões e processos de autenticação.Agora você está mais preparado para fazer uma escolha consciente do sistema de gestão da sua concessionária.  Ainda tem dúvidas sobre qual sistema escolher e se ele atenderá as necessidades da sua concessionária? Tire suas dúvidas com um de nossos especialistas. Basta entrar em contato com a nossa equipe clicando aqui.

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