Assinatura eletrônica de documentos: o que é e quais os tipos existentes

A assinatura eletrônica de documentos é um dos instrumentos mais importantes na sociedade digital. Por meio dela é possível estabelecer procedimentos seguros para as relações trabalhistas e comerciais realizadas no ambiente virtual, garantindo o cumprimento de exigências jurídicas e a proteção dos dados de indivíduos e empresas.

Confira nosso artigo e saiba detalhes sobre este assunto.

O que é assinatura eletrônica?

Para compreender o que significa uma assinatura eletrônica de documentos, primeiramente vamos relembrar no que consiste uma assinatura tradicional. O objetivo desse procedimento é validar que as partes envolvidas na elaboração de um documento ou contrato, por exemplo, estão cientes do conteúdo e de acordo com as informações mencionadas. 

No caso da assinatura eletrônica, o objetivo é o mesmo. No entanto, essa validação não envolve papel e caneta, mas é realizada de maneira digital, comprovando a concordância com relação ao conteúdo referente a um documento disponibilizado no formato eletrônico.

Existe diferença entre assinatura eletrônica de documentos e assinatura digital?

Ainda que esses dois termos sejam muito parecidos, há uma grande diferença entre eles. A assinatura eletrônica consiste numa maneira de assinar documentos online que é mais simples, sem envolver recursos de criptografia. Já para a assinatura digital, a exigência básica é que ela seja criptografada. Portanto, é necessária uma certificação digital.

Alguns exemplos de assinaturas eletrônicas são senhas, token, biometria e assinaturas escaneadas. A assinatura digital pode ser classificada como um tipo de assinatura eletrônica. 

Assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim. Aliás, este é um dos critérios para a criação da assinatura eletrônica de documentos. Esse tipo de assinatura tem a mesma validade que uma assinatura realizada a punho, no papel.

A partir da criação da lei nº 14. 063, que foi publicada em setembro de 2020, foram definidas regras que conferem segurança e validação às assinaturas eletrônicas, oferecendo as condições necessárias para que as pessoas e empresas tenham seus direitos assegurados.

Quais os tipos de assinatura eletrônica existentes?

Há diferentes tipos de assinatura eletrônica. Cada um deles é utilizado conforme necessidades específicas de cada contexto. Em algumas circunstâncias, recursos simples de assinatura são suficientes para atender à legislação e às necessidades da empresa e dos indivíduos.

Já em outras situações é preciso contar com mecanismos mais robustos para a validação dos dados e comprovação da veracidade de um documento em formato digital. O importante é sempre considerar os fatores: registro, integridade e autenticidade das informações.

Os tipos de assinatura eletrônica são:

Assinatura eletrônica simples

As informações do usuário podem ser obtidas por meio de instrumentos menos complexos, tais como formulários eletrônicos e geolocalização.

Assinatura eletrônica avançada

A verificação da identidade do usuário requer métodos mais sofisticados para oferecer maior segurança aos dados compartilhados. Ex.: biometria.

Assinatura eletrônica qualificada

Nesse caso, a assinatura eletrônica e a comprovação da identidade do usuário e integridade quanto ao conteúdo do documento necessita de chaves criptográficas com elevada segurança (certificação digital proveniente de uma certificadora com credenciamento).

Quais as vantagens da assinatura eletrônica de documentos?

Uma das áreas mais beneficiadas com a assinatura eletrônica de documentos foi o RH das empresas. Sobretudo após a pandemia, quando o trabalho remoto e home office obtiveram ainda mais relevância, tornou-se evidente a necessidade de modernizar os processos que envolvem admissão, assinatura de holerites, recibos, controle de benefícios, demissões etc.

De uma maneira geral, esses são os benefícios da assinatura eletrônica:

Otimização dos processos internos

Com o recurso de assinatura eletrônica e demais tecnologias fornecidas por softwares específicos para a área de RH é possível realizar as tarefas operacionais em menos tempo. Dessa forma, há espaço para cuidar dos aspectos estratégicos do setor e oferecer mais atenção às necessidades dos colaboradores e resultados esperados pela empresa.

Flexibilidade e agilidade nas relações trabalhistas

Pelo fato de os documentos serem assinados à distância – a qualquer momento e em qualquer lugar -, há ganhos em comodidade e também uma redução da burocracia no controle de documentos que envolvem as relações trabalhistas no dia a dia.

Rapidez na validação de documentos

A assinatura eletrônica evita a necessidade de deslocamento, seja dos colaboradores de diferentes áreas da empresa ou dos responsáveis pelo setor de RH. Esse fator contribui para o dinamismo dos times de trabalho e economiza um tempo precioso que pode ser empregado nas atividades essenciais. A rapidez na validação também torna mais ágil a conferência e acompanhamento da documentação de cada colaborador, o que evita problemas quanto à legislação trabalhista e fiscal.

Sustentabilidade

O uso da assinatura eletrônica de documentos evita um grande volume de impressões, o que reduz despesas com alta quantidade de papel e tinta. Empresas que adotam a digitalização dos processos contribuem para reduzir a poluição e o desperdício de recursos naturais. 

Redução de custos

Todos esses benefícios que mencionamos contribuem para reduzir os custos e favorecer a lucratividade. O ganho em eficiência traz resultados positivos de forma contínua, tornando os processos mais fluidos e aumentando a competitividade da empresa.

Para saber detalhes sobre os benefícios oferecidos, obtenha gratuitamente esse nosso conteúdo sobre Assinatura Eletrônica: a revolução do RH, um infográfico que irá ajudar na transformação desse setor tão estratégico para as empresas.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Para adotar esse recurso e reduzir a burocracia nas atividades do dia a dia, o primeiro passo é contar com um software ou plataforma específica capaz de integrar a função de assinaturas eletrônicas.

No momento de escolher essa tecnologia, é preciso contar com empresas especializadas na área que você necessita. Por exemplo, se seu objetivo é modernizar o departamento de RH da sua empresa, a plataforma ou software precisa comprovar os benefícios oferecidos neste segmento.

Feita essa escolha, são fornecidas as instruções detalhadas quanto ao registro dos dados da empresa e de cada colaborador para facilitar a validação que será feita regularmente por meio da assinatura eletrônica.

Nos casos necessários, é possível fazer a integração da certificação digital ao software ou plataforma que será utilizada nos procedimentos de assinatura eletrônica.

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Um exemplo desse trabalho é o nosso case com o Hospital Israelita Albert Einstein. Nesse material é possível entender como o Unico People foi responsável pela economia de mais de R$ 800 mil na digitalização do RH do hospital.