Tecnologia OCR: o que é e como implantá-la em sua empresa?

Essencial para vários setores, como o mercado bancário, instituições financeiras e escritórios que trabalham constantemente com contratos e outros documentos importantes, a tecnologia OCR tem um nome difícil, mas, de fato, se trata de uma solução que promove a simplicidade.

Esse recurso apresenta diversas funcionalidades que, se bem usadas, são beneficiais importantes para todo tipo de organização.

O sistema OCR é mais antigo do que muitos imaginam. Isso porque o primeiro software desse gênero tem como data de origem o ano de 1950 e foi desenvolvido pela agência que, mais tarde, seria a NSA (Agência de Segurança Nacional).

A sua eficácia foi tanta que, apenas três anos mais tarde, a IBM, por meio de uma licença, criou um software baseado nessa tecnologia e, assim, lançou o termo OCR, uma sigla para “Optical Character Recognition” que, em português, significa “Reconhecimento Óptico de Caracteres”.

Afinal, o que é OCR? Para sanar essa dúvida, descobrir como utilizar a OCR e saber quais são os benefícios dessa tecnologia, basta ler este post!

O que é Tecnologia OCR? Entenda o conceito

A tecnologia OCR é uma forte aliada para aumentar a eficiência operacional nas empresas, tornando as rotinas mais ágeis e simples. O Reconhecimento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition) é capaz de converter caracteres de um arquivo de imagem e transformar essas informações em um texto editável, cujos dados poderão ser utilizados de forma direcionada às necessidades do momento. Além disso, essa tecnologia consegue atuar em processos mais complexos relacionados ao uso da biometria e reconhecimento facial.

Ex.: ao capturar a imagem de um documento como CPF ou CNH, o sistema OCR processa essas informações rapidamente transformando-as em dados textuais que são direcionados para preencher o cadastro em um e-commerce. Ou seja, esse cadastro é preenchido automaticamente e sem riscos quanto a erros de digitação.

Como utilizar a Tecnologia OCR em sua empresa?

Por múltiplas razões, o Reconhecimento Óptico de Caracteres é cada vez mais utilizado pelas empresas que estão investindo na automação e simplificação dos processos. Na sequência, citamos exemplos práticos de como essa tecnologia atua.

Agilidade na criação e ajustes de documentos

Numa situação em que seja necessário alterar uma das cláusulas de um longo contrato que está disponível apenas de maneira impressa, ao invés de digitar todo o contrato novamente, basta tirar fotos das folhas impressas e depois rapidamente processar essas imagens via sistema OCR. Dessa forma, em poucos minutos é possível criar um documento em Word, fazer o ajuste necessário e deixar o novo contrato pronto. Uma gigantesca economia de tempo!

Obter dados de um arquivo

Outro exemplo prático quanto ao funcionamento da tecnologia OCR é que essa ferramenta capta e disponibiliza em segundos os dados contidos em determinado documento de identificação. Isso permite que as informações sejam prontamente direcionadas conforme os objetivos do momento.

De forma simples, este é o passo a passo da tecnologia OCR para transformar uma imagem em um conteúdo textual editável:

– Obter o documento escaneado ou fotografado com uma câmera digital;
– Logo que recebe a imagem, o sistema OCR analisa o conteúdo, classificando os campos escuros como texto e os claros como plano de fundo;
– O OCR prepara a imagem recebida e realiza o reconhecimento de caracteres;
– Ao encontrar os caracteres correspondentes, o software converte o conteúdo do documento em texto;
– Os dados convertidos em texto poderão ser utilizados no preenchimento automático de formulários.

Obs.: para que os dados sejam obtidos de forma precisa, são necessárias duas condições: qualidade do documento original e resolução/nitidez da imagem escaneada ou fotografada.

Exemplos de documentos digitais cujos dados podem ser processados por meio da tecnologia OCR:

• Documentos pessoais;
• Contratos;
• Relatórios administrativos e fiscais;
• Ofícios;
• Notas fiscais;
• Recibos;
• Editais;
• Atestados médicos de colaboradores;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
• Comprovantes de residência, etc.

Integração do OCR à plataforma de biometria facial

A combinação desses dois recursos robustos eleva expressivamente a qualidade e agrega valor à gestão de documentos no dia a dia das empresas. Isso acontece porque, além de agilizar os processos, essas ferramentas tornam as operações mais seguras. Estamos falando da somatória de dois fatores primordiais: análise minuciosa das imagens faciais por meio da biometria e extração das informações relevantes para converter este conteúdo em texto.

Principais benefícios de utilizar a tecnologia OCR

A adoção do Reconhecimento Óptico de Caracteres nas funções operacionais traz vantagens visíveis e mensuráveis, demonstrando na prática os resultados dessa tecnologia na otimização dos processos. Vamos ver agora quais são esses benefícios.

Intensifica os mecanismos de segurança

A combinação de tecnologia OCR com biometria facial eleva expressivamente o padrão de segurança para os clientes e também para as empresas. Aliadas, essas tecnologias ajudam a prevenir fraudes de identidade, validam a documentação de maneira precisa, reduzem riscos quanto à perda ou extravio de dados e evitam erros de digitação.

Agilidade e simplificação

Simplificar e agilizar as operações eleva a eficiência de forma exponencial. O preenchimento automático de cadastros e documentos possibilita ganho de tempo e uma gestão sem excesso de burocracia. A simplicidade torna mais fácil a criação, gestão, compartilhamento e consulta de documentos.

Pesquisas rápidas

Usando a tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres é possível pesquisar dados e informações rapidamente nos documentos utilizando palavras-chave, o que economiza um tempo precioso.

Favorece a tomada de decisões

Uma gestão eficiente de documentos torna mais ágil e assertivo o processo de tomada de decisão, fator imprescindível para os líderes. Uma rápida análise documental permite agir no tempo certo e adotar medidas essenciais para o bom andamento da empresa.

Redução de custos operacionais

O tempo é precioso e realmente vale dinheiro. Ao otimizar diversas tarefas relacionadas à gestão de documentos, essa agilidade se converte em economia financeira, o que reduz os custos operacionais e ajuda a aumentar a lucratividade.

Economia de espaço

Outro ganho com o uso da tecnologia OCR é não precisar ter grandes espaços para a gestão de documentos impressos. A digitalização contribui para que esses documentos sejam armazenados de maneira prática e segura sem a necessidade de lidar com excesso de papéis.

Compromisso com o meio ambiente

Este é um dos fatores mais relevantes para a reputação de uma empresa. Os cuidados com o meio ambiente são valorizados e serão ainda mais nos próximos anos. Ao adotar medidas que economizam papel e demais recursos, a empresa comunica na prática seu compromisso com uma sociedade mais sustentável.

Favorece a inclusão social

Outro benefício proporcionado pela tecnologia OCR é facilitar a acessibilidade ao conteúdo e a compreensão das informações por parte de idosos e pessoas com deficiência visual, por exemplo.

Otimiza os processos de atendimento ao cliente

Esse conjunto de benefícios traz excelentes resultados para a qualidade do atendimento ao cliente, fator primordial para aumentar o fluxo das vendas e colocar a empresa em posições estratégicas no mercado de atuação.

OCR integrado à plataforma de biometria facial

Não há dúvida do quanto a tecnologia é uma poderosa aliada das empresas. Isso fica evidente quando vemos os resultados do OCR e da plataforma de biometria facial atuando juntos. É imprescindível que as organizações contem com recursos seguros e efetivos que contribuam para a fluidez operacional, prevenção de fraudes, redução de custos e um atendimento diferenciado aos clientes. Tais resultados são possíveis e precisam ser adotados na prática para que esses benefícios se transformem em vantagens competitivas para o crescimento do negócio.

Considerações sobre a tecnologia OCR

Neste post, você percebeu que o sistema OCR não é um bicho de sete cabeças, certo? Além disso, ficou sabendo que adotar essa tecnologia conta com benefícios para simplificar processos e, de quebra, protege a segurança das informações da sua empresa.

Por isso, te convidamos para conhecer o Unico Check é uma solução que adotou o OCR para diminuir o tempo de análise da identidade de um usuário, seja na concessão de crédito, criação de contas em aplicativos ou em outros diversos processos apresentados por seus clientes. A empresa oferece uma tecnologia avançada de reconhecimento facial que ajuda a prevenir fraudes e apresenta um índice de assertividade de quase 100%.

Sem dúvida alguma, vale a pena conferir e saber mais! Para agendar uma reunião e, assim, conhecer melhor essa solução, é só acessar o link a seguir e entrar em contato com o Unico Check.