Assinatura digital ou eletrônica: qual adotar no RH?

A possibilidade de ter documentos assinados eletronicamente trouxe inovação e outras vantagens para a área de Recursos Humanos. Além de otimizar processos e logística, essa prática também resulta em uma economia grande na impressão de documentos.

Apenas no mês de fevereiro de 2022, por exemplo, empresas que utilizam o software unico | people na sua operação economizaram um total de R$ 100 mil com papel. Essa quantia também equivale a 41 troncos de eucalipto.

Afinal, quais são as diferenças entre os dois tipos de assinatura: eletrônica e digital? Qual é a ideal para adotar no seu RH?

Diferenças entre assinatura eletrônica e digital

A tecnologia já se tornou uma grande aliada da otimização de tempo e recursos nas empresas. Com a assinatura de documentos não foi diferente.

As assinaturas eletrônicas e digitais auxiliam na desburocratização dos processos e digitalização das áreas, principalmente do RH.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é o recurso de acessar, assinar, compartilhar e validar informações e documentos de forma online. Presente na plataforma unico | people, ela é uma maneira segura, simples e ágil para autenticar contratos, holerites, fichas de admissão, entre outros.

Essa assinatura tem validade jurídica e está amparada pela legislação brasileira.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um exemplo de assinatura eletrônica, mas se difere na utilização de métodos de criptografia em seu fluxo para garantir a autenticidade e validade dos documentos.

Ela necessita de um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora e, por isso, resulta em processos burocráticos que podem dificultar a sua utilização por pessoas físicas e jurídicas.

Tipo de assinatura ideal para adotar no RH da empresa

Para tomar a melhor decisão de qual tipo de assinatura ter no seu RH, é importante saber quais documentos podem ser assinados de forma online. Dessa forma, é possível identificar qual modelo melhor se encaixa na realidade da sua empresa.

Documentos do RH que podem ser assinados online

A rotina da área de Recursos Humanos tem diversos documentos envolvidos. Confira alguns dos que podem ser assinados eletronicamente:

• Termo de confidencialidade;
• Acordos coletivos;
• Termo de compromisso de ética e conduta;
• Documentos para rescisão de contrato;
• Documentos de admissão;
• Holerite;
• Folha de ponto;

Entre outros.

Como assinar documentos eletronicamente?

O primeiro passo para assinar eletronicamente os documentos do RH é contratar uma plataforma segura e confiável que ofereça essa funcionalidade. 

Uma plataforma especializada, como o unico | people, auxilia o seu time a otimizar os processos dentro da área, utilizando a assinatura eletrônica com validade jurídica para assinar e validar os documentos da rotina da área.

Veja também: O papel da assinatura eletrônica na revolução do RH

Como implementar a assinatura eletrônica no RH da sua empresa?

Para contratar um software de assinatura eletrônica e implementar no seu RH, algumas etapas são essenciais para obter os resultados e objetivos esperados.

1. Envolva toda a área na decisão

Comunique e converse com a sua equipe, porque, na prática, a rotina deles será impactada com a implementação de um novo sistema para assinatura eletrônica.

2. Escolha a melhor plataforma

Realize um estudo detalhado das soluções existentes no mercado e considere as necessidades da empresa para tomar a melhor decisão. Fazer testes em pequena escala e validações técnicas são essenciais neste momento.

3. Treine a equipe envolvida nos processos 

Para um fluxo ainda mais fluido e eficiente, realize treinamentos com os responsáveis pelos processos de assinatura de documentos da área. É muito importante que a equipe tenha todo o suporte necessário para se adaptar da melhor maneira.

4. Centralize todos os documentos online

Utilizando o software de assinatura no seu RH, centralize os documentos online para facilitar o gerenciamento e acesso quando necessário. Isso também reduz a necessidade de armazenamento físico de documentos, tornando o processo e, consequentemente, a empresa mais sustentáveis. 

unico | people: a plataforma com assinatura eletrônica e armazenamento de documentos ideal para o seu RH

A plataforma unico | people conta com armazenamento em nuvem dos documentos e assinatura eletrônica do unico | sign. Tudo em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A nossa solução desburocratiza os processos do RH e traz mais agilidade, segurança das informações e tecnologia para a área.

Assinatura eletrônica usada para assinar mais de 3 milhões de documentos de RH em 2021 

O unico | people ajuda na redução de custos com impressão de papéis, armazenamento e logística de envio de documentos.

Centralize todas as informações dos colaboradores em um único lugar e tenha uma Gestão Inteligente dos documentos.

Além de todas as funcionalidades que já foram mencionadas, o unico | people permite integração com outros sistemas de RH e validação de documentos por meio de APIs.

Em 2021, o unico | people:

• Ajudou mais de 180 empresas a economizarem, em média, 40 mil horas de trabalho por mês;
• Gerou economia de +R$ 6 milhões para os times de RH;
• + 3 milhões de documentos de RH assinados via assinatura eletrônica.

Se interessou em conhecer mais sobre a nossa solução? Entre em contato com a gente e saiba como o unico | people pode otimizar os processos do seu RH.