Contratei uma tecnologia de RH, e agora?

Em todo o processo de contratação de uma nova tecnologia de RH tem sempre um padrão que se repete: você entusiasmado com a solução, defende internamente o projeto, negocia com os fornecedores e, finalmente, fecha o contrato.

Mas se você é um dos que acredita que a contratação da solução é a parte mais difícil, você está enganado! A adoção de uma nova ferramenta afeta diretamente os processos da empresa e, por consequência, a rotina dos colaboradores. Por isso, como qualquer outra grande mudança cultural, requer muito planejamento e dedicação.

Para te ajudar a lidar com esse desafio, listamos 6 dicas do que fazer ao adotar uma nova tecnologia dentro da empresa!

#1: Defina um líder para o projeto

Como a adoção de uma nova tecnologia envolve muitas áreas e processos da empresa, é essencial que o projeto tenha um dono bem definido. Ele será a ponte entre a solução contratada e a empresa e terá como missão principal gerenciar todo o processo de implantação.

A pessoa escolhida para tocar esse projeto deve ter um bom conhecimento dos processos internos da empresa, ter um ótimo relacionamento interpessoal e saber ouvir as necessidades de todos os envolvidos.

#2: Entenda o processo

Um dos principais papeis do líder do projeto é entender como era o processo da empresa antes de adquirir a tecnologia e como ele vai se adequar depois que ela for incorporada. Assim, ele vai conseguir identificar quais fases vão ser impactadas e quais as pessoas deverão ser envolvidas.

Antes de iniciar a implementação da tecnologia, faça um mapeamento do fluxo de todas as áreas e de todos os envolvidos. Desenhe também os novos fluxos, considerando como a ferramenta irá se encaixar nos processos da empresa.

#3: Envolva as pessoas 

Tudo o que é novo assusta, não é mesmo?

É natural que as pessoas apresentem certa resistência quando uma nova tecnologia é imposta à sua rotina de trabalho. Por isso que uma das premissas para garantir o engajamento da equipe é investir em uma comunicação clara.

Os colaboradores devem ser envolvidos desde o início do projeto, para que estejam cientes das mudanças que vão ocorrer e do papel que eles deverão desempenhar durante o processo de implantação. Evidencie também os benefícios que nova tecnologia trará para o dia a dia dos funcionários, assim como o o impacto que terá para a empresa.

#4: Aprendizagem

Normalmente, com a adoção de uma nova tecnologia, é comum que ocorra uma queda de desempenho durante o período de adaptação à nova solução.  Afinal, os colaboradores ainda estão se acostumando com a nova rotina.

Para que essa queda de desempenho dure o menor tempo possível, é preciso investir na capacitação e no engajamento dos responsáveis pelos processos.

Se possível, fuja das longas horas de treinamento presencial. Invista em capacitações por meio de vídeos, e-learning, dinâmicas, FAQ, manuais de fácil entendimento, blogs, etc.

Entenda o perfil de quem irá usar a ferramenta e escolha um formato de capacitação que melhor atenda às necessidades.

#5: Apoio da alta administração

Para garantir o engajamento de todo o time, qualquer ajuda é bem-vinda!

Ter o apoio da alta gestão da empresa facilitará a obtenção de recursos que podem ser necessários durante a implantação da solução. Além disso, fará com que o projeto tenha mais credibilidade para os outros colaboradores, auxiliando no engajamento de todos.

Para conseguir o apoio da alta administração é essencial que eles sejam envolvidos antes mesmo da contratação da ferramenta. Quanto antes eles acreditarem na iniciativa, melhor para o projeto!

#6: Estabeleça métricas

Um dos pontos mais importantes para comprovar a eficiência da tecnologia no  RH é através de relatório de indicadores de desempenho da ferramenta.

No início da implementação da tecnologia defina quais serão os critérios a serem utilizados, baseado na visão futura do novo fluxo de trabalho proposto. Como critérios básicos você pode considerar:

• Cronograma de Implantação
• Tempo de Execução do Processo
• Satisfação dos usuários
• Retorno de Investimento

É importante que o acompanhamento seja contínuo e que sejam apresentados resultados parciais para todos os envolvidos com o projeto. É través desses dados que será possível tomar decisões mais rápidas e assertivas quando for identificado algum problema ou falta de adesão dos colaboradores.

Ao apresentar os resultados, não se esqueça de abordar as melhores práticas e reconhecer a dedicação de todos!

É válido mencionar que o acompanhamento da performance deve acontecer mesmo após a finalização do projeto, como uma forma de garantir que a ferramenta ainda esteja atendendo às necessidades da empresa.

#Dica Bônus

Independente de que tipo de tecnologia você implementará é de suma importância que fique claro quais são os benefícios dessa ferramenta e que as pessoas certas estejam envolvidas no processo.