Processo admissional no food service: tecnologia e eficácia

O processo admissional em empresas de food service  que possuem pontos de vendas em múltiplas localidades pode ser um grande desafio: um grande número de funcionários, cada um com uma ampla gama de documentos a serem entregues e uma só equipe para processar todas estas informações.

É aí que a tecnologia entra para acelerar etapas e garantir mais eficácia e rapidez na gestão de admissão – e o AcessoRH tem um papel fundamental nessa história.

Siga na leitura e conheça esse case de sucesso de processo admissional do AcessoRH em parceria com uma grande empresa do setor de food service.

Sobre a empresa parceira

Uma das maiores empresas no ramo de alimentação e de suporte, a empresa parceira  é uma das mais completas do setor, com operações em:

• Shoppings;
• Empresas;
• Hospitais;
• Escolas;
• Aeroportos;
• Terminais e sistemas rodoviários, entre outros.

Atualmente, sua estrutura  está preparada para entregar cerca de 1,5 milhão de refeições por dia em mais de 400 municípios.

Para isso, sua força de trabalho conta com milhares de colaboradores, atendendo cerca de 2 mil unidades operacionais.

O desafio de otimizar o processo admissional

O processo admissional na empresa consistia na entrega de um checklist para os candidatos aprovados, envolvendo a lista de documentos necessários, formulários e guias de exames médicos admissionais.

Com todos os documentos em mãos, os futuros colaboradores tinham de regressar ao Centro de Seleção da organização, onde precisavam aguardar em uma fila para efetuar a entrega, fazer o preenchimento do requerimento dos benefícios e retirar a carta de abertura da conta salário.

Após abertura da conta, o candidato tinha de retornar novamente – quando então era informado sobre a data para o início de sua jornada de trabalho na empresa.

Enquanto isso, a equipe responsável pelo recolhimento digitalizava o prontuário e encaminhava todas as informações para a matriz, que ficava encarregada de realizar a validação e conferência da documentação. Caso algum documento não estivesse nos padrões, a integração era reagendada e as primeiras etapas eram realizadas novamente pelo novo funcionário.

Tudo isso tornava o processo admissional vagaroso, demandando muito investimento de tempo, além do aspecto emocional, por parte do novo colaborador. Isso também impactava as operações, uma vez que essa morosidade impedia que o novo colaborador assumisse seu posto de trabalho e passasse a produzir em prol da empresa.

Soluções AcessoRH para otimizar o processo admissional

Com total suporte da Acesso Digital, uma empresa parceira implementou o AcessoRH, uma plataforma de gestão de processo admissional que realiza contratações de novos funcionários por meios digitais com redução do tempo para recebimento, validação e aprovação da admissão.

Devido ao turnover natural neste tipo de setor, a organização realiza em média 300 contratações por mês – onde cada candidato deve fornecer cerca de 25 documentos. Isso resulta em mais 7,5 mil papeis apenas no processo admissional.

O objetivo era eliminar etapa da entrega presencial de documentos no seu Centro de Seleção, poupando o candidato de gastos em tempo e dinheiro com o deslocamento, além de reduzir a sobrecarga de trabalho das equipes RH responsáveis por todo processo admissional, que recebiam e processavam a documentação entregue pelos candidatos.

Com a plataforma AcessoRH, o novo funcionário da instituição pode enviar sua documentação através de um link, recebido via SMS ou e e-mail.

Dessa forma, ele pode enviar as fotos de seus documentos usando seu próprio celular ou outro dispositivo móvel e realizar todo o processo digitalmente, sem precisar sair de casa.

O sistema conta com o devido acompanhamento da área de checagem do AcessoRH, que aponta inconsistências e valida a documentação já seguindo as novas exigências do eSocial.

Tanto o candidato quanto a equipe de RH responsável pela condução do processo admissional recebem avisos sobre o status das etapas, garantindo mais transparência, mais tranquilidade para o candidato e mais eficiência a cada etapa, processando a documentação até que ela esteja pronta para o lançamento em folha.

Resultados

Para a equipe de Recursos Humanos, os ganhos foram enormes. Com o processo acontecendo de forma 100% digital, parte da equipe foi alocada para desenvolver atividades mais estratégicas e mais produtivas.

Além disso, a rotina ligada ao processo admissional na matriz da empresa tornou-se muito mais ágil, uma vez, que todos os dados já chegam validados e com garantia de entrega de todos os documentos obrigatórios.

Veja a seguir os benefícios que a implantação do AcessoRH trouxe para a empresa:

• Redução de tempo no processo admissional: enquanto o processo anterior podia demorar até 16 dias, o AcessoRH reduziu esse período de SLA para uma média de sete – por conta de alguns exames admissionais, cujos resultados ficam prontos em cerca de cinco dias;
• Mais eficiência econômica: a organização está experimentando uma economia em tempo e custos operacionais (como impressão de documentos, insumos, entre outros);
• Qualificação do tempo dos profissionais envolvidos no processo admissional: com o AcessoRH a equipe fica livre dos processos mecânicos e burocráticos, podendo se dedicar mais às tarefas mais estratégicas;
• Redução de erros: com o fim das tarefas repetitivas para a manipulação de um grande volume de dados, a empresa alcançou níveis maiores de conformidade – o que protege a empresa de possíveis penalidades relacionadas ao eSocial e outras questões jurídicas trabalhistas;
• Melhoria na qualidade de vida dos funcionários: a cultura de respeito e incentivo ao bem-estar dos funcionários começa desde o primeiro contato com a empresa, estreitando os laços entre a instituição e seus colaboradores;
• Inovação inédita no mercado: toda essa reformulação em um processo já ultrapassado posiciona a organização como  pioneira no mercado. O AcessoRH garante ainda mais escalabilidade e controle para as operações da empresa.

 “Acreditamos que em até três anos todas as grandes empresas no Brasil deverão contratar funcionários por meio de HRTechs, seguindo a tendência das fintechs e dos bancos digitais.

O Acesso RH visa desburocratizar o processo de admissão feito pelas companhias, tornando-o mais rápido e simples.

Uma vez na base de dados da Acesso Digital os funcionários poderão migrar de uma empresa para outra sem precisar enviar nenhum documento, apenas liberando o acesso para o seu novo contratante”, aponta o CEO e fundador da Acesso Digital, Diego Martins.

Se sua empresa está em busca de um processo admissional mais eficaz, o AcessoRH pode ser a resposta – clique e faça uma demonstração grátis hoje mesmo!