Gestão de processos: o que é e quais são seus benefícios

Em um mercado tão dinâmico e competitivo como o atual, as empresas precisam estar atentas e organizadas para responder com agilidade e eficiência aos desafios enfrentados. Para isso, é necessário mapear, controlar e aprimorar cada fase de suas atividades com uma gestão de processos automatizada e focada em resultados.

Por isso, hoje vamos nos dedicar a explicar os impactos que uma gestão de processos pode trazer para a rotina de uma empresa e como ela pode ser determinante para o bom andamento dos processos administrativos até os resultados financeiros. Acompanhe!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é uma atividade que busca otimizar a maneira como a empresa realiza os seus fluxos de negócio. Entre seus principais objetivos, estão:

• Trazer maior controle sobre a atuação dos funcionários;
• Facilitar a análise sobre os indicadores de desempenho;
• Buscar maior eficiência interna e melhores resultados.

Como as atividades de uma empresa são raramente realizadas por uma única área ou grupo de pessoas, manter processos menos burocráticos é fundamental para melhorar a comunicação e aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias ou adicionando aquelas que se mostrarem úteis.

Na prática, empresas que não fazem gestão de processos tendem a apresentar dores, como insatisfação de clientes, custos elevados, dificuldades na geração de receitas, baixa produtividade e problemas de comunicação.

Além disso, atualmente, mesmo com processos bem definidos, um negócio ainda tende a ficar para trás caso abra mão de ferramentas de automação. Elas, além de proporcionarem grande velocidade ao processo, já que fazem toda a validação de dados e documentos, ainda permitirão que seu time mude o foco de um trabalho operacional para um estratégico, potencializando os resultados da sua gestão de processos.

Existe diferença entre gestão de processos e gestão por processos?

A semelhança entre as nomenclaturas pode causar alguma confusão e, apesar de estarem relacionadas, são propostas diferentes.

A gestão de processos age nos fluxos de trabalho, elaborando, projetando e monitorando atividades. Ela tem como alguns dos principais objetivos reduzir custos, melhorar desempenho e proporcionar melhores tomadas de decisão, entre outros.

Já a gestão por processos age no modelo de administração da empresa na totalidade. Ela propõe uma mudança da gestão baseada em hierarquias e organogramas, para uma atuação focada na análise e integração de processos.

Qual a importância da gestão de processos?

Ao trabalhar de forma adequada com a gestão de processos, a empresa consegue compreender melhor os pontos do seu ciclo que podem ser otimizados ou que precisam ser corrigidos. Assim, esse gerenciamento funciona também como uma forma de sanar os pontos críticos da organização.

Vamos pegar o exemplo de uma concessionária de carros que tem como principal dor a demora no faturamento de veículos. Para contornar esse caso, a gestão de processos será implantada de forma antagônica à dor apresentada, buscando gerar mais rapidez no faturamento.

Não são raros os casos em que a resolução de uma dor revela um ganho em cascata na cadeia interna de atividades, impulsionando os resultados da empresa e abrindo novas oportunidades de mercado.

Em linhas gerais, contar com esse gerenciamento é uma importante maneira de evitar desperdício de recursos, melhorar a abordagem dos vendedores e até aumentar o alcance e a satisfação dos clientes, trazendo muitos ganhos à concessionária.

Os benefícios de adotar uma gestão de processos

Além de manter a empresa atualizada e preparada para os desafios do futuro, a gestão de processos ainda apresenta diversos benefícios pontuais para um negócio. Aqui, listamos alguns dos principais.

Integração do banco de dados e documentação digital

Arquivos e documentações físicas são alguns dos grandes dificultadores de um processo ágil e preciso. Além disso, até mesmo empresas já digitalizadas podem enfrentar problemas de comunicação nos seus bancos de dados.

Por isso, um grande benefício é um sistema que centralize e facilite o acesso e o compartilhamento de informações de forma eficiente, oferecendo ainda a capacidade de analisar e interpretar dados, facilitando tomadas de decisões.

Redução de custos

Apesar de ser uma consequência natural de sua implantação, muitas empresas veem esse como um grande diferencial. Além de eliminar significativamente a necessidade de gastos com impressões e armazenamento de papéis, essa solução ainda permite maior agilidade da equipe nos processos burocráticos.

Dessa forma, você ganha tempo e esforços para focar em atividades ligadas ao seu core business, que são responsáveis pela geração direta de receita.

Maior padronização entre lojas e filiais

Empresas com maior quantidade de lojas e filiais, como é o caso de muitas concessionárias de veículos, acabam sofrendo com a falta de controle, visibilidade e padronização de processos.

Entretanto, ao implementar essa solução, a organização mantém maior sinergia entre suas unidades, facilitando o fluxo de colaboradores e promovendo melhores experiências aos clientes, o que gera mais satisfação e fidelidade.

Além disso, contar com processos padronizados é essencial para promover a expansão de qualquer rede.

Monitoramento de desempenho

Ao combinar gestão de processos e tecnologia, todas as atividades da companhia passam a ser monitoradas em tempo real. Isso garante ao gestor uma visualização completa de desempenho, execução e resultados.

Com acesso a diversos relatórios, como de vendas, metas e prospecção, fica mais fácil tomar decisões estratégicas e manter a empresa em um caminho de crescimento.

Cresça mais com a gestão de processos

Cada vez mais, as rotinas de trabalho precisam estar alinhadas às transformações no comportamento do consumidor e às inovações tecnológicas. Reduzir burocracias é essencial para estimular o crescimento do negócio e trazer mais fluidez e produtividade à organização.

Por isso, é extremamente importante contar com processos modernos e automatizados, que vão manter a sua empresa sempre pronta para os desafios do mercado.
Aproveite para entender um pouco mais sobre como a tecnologia para gestão de processos pode ajudar a desburocratizar uma concessionária.