Você sabe o que é BPMS? Entenda como o controle dos processos pode beneficiar a sua empresa

Em meio ao cenário atual de pandemia, no qual a modalidade de trabalho remoto é cada vez mais comum, a automatização e o controle dos processos tornam-se ainda mais essenciais para um gerenciamento eficiente dos negócios. Atualmente, uma das melhores ferramentas para gestão de processos de maneira digital é a Business Process Management Suites/System (BPMS) ou Suítes/Sistemas de Gestão de Processos de Negócio. O BPMS agrupa tecnologias personalizadas responsáveis pela automação e execução dos processos por meio digital.

Tendo em vista que toda empresa busca a redução de custos e a formação de uma equipe enxuta e produtiva, o BPMS permite que o cliente realize a construção do workflow com mais liberdade, sem necessidade de um grande time de tecnologia ou contratação de consultorias.

BPMS: Como funciona o controle dos processos

O software conta com uma tela de desenho para modelar o processo, onde são inseridas todas as informações estratégicas da empresa e quem atua com esses dados, de modo que, após a implementação do BPMS, o próprio desenho se transforme em um workflow. Tal estrutura, proporciona a transformação digital dos processos da empresa de maneira lúdica e visual, uma vez que basta arrastar os elementos em um diagrama e o workflow digital já está pronto para uso, sem necessidade de uma equipe especializada.

É importante destacar que o BPMS é parametrizável, ou seja, cada empresa pode escolher as regras e formulários que serão inseridos na tela de desenho. No entanto, não é customizável, já que se trata de uma plataforma e possui a mesma identidade visual para todos os clientes.

Agilidade e precisão

O processo de implantação leva em torno de uma semana e a velocidade é uma das grandes vantagens do BPMS, pois em outras circunstâncias, essas modificações levariam cerca de seis meses – tempo que as empresas não podem mais esperar atualmente. Vale lembrar que além de realizar as mudanças, é preciso acompanhá-las para fazer melhorias contínuas.

A adoção do software é indicada principalmente para empresas de médio porte que necessitam padronizar e automatizar seus processos. Os departamentos de contas a pagar e recursos humanos, por exemplo, possuem grande volume de documentos e podem se beneficiar com a tecnologia do BPMS, já que quanto maior a necessidade do controle dos processos, melhor a tecnologia se aplica.

Benefícios do BPMS a curto, médio e longo prazo

Curto prazo: elimina e-mails, papéis, formulários, planilhas de Excel mal estruturadas e derivados de processos manuais.

Médio prazo: redução de custos com cópias, malotes, tráfego de dados entre áreas, redução de tempo de contas a pagar, economia ao evitar juros e multas, fluidez e transparência no processo.

Longo prazo: controle total dos processos, como, por exemplo, onboarding de funcionários, aumentos dos lucros da empresa e satisfação dos clientes. Entenda como o Unico Auto pode ajudar a sua organização no controle dos processos e na gestão eficiente do seu negócio.