Ferramentas de BPM: por que e como usá-las?

As ferramentas de BPM são instrumentos utilizados para automatizar, medir e otimizar processos de negócios. Mas, por que e como usá-las na minha empresa?

O controle efetivo de processos é peça chave para o sucesso da operação de qualquer empresa. Atualmente, o Business Process Management (BPM) tem se tornado o queridinho das organizações justamente por oferecer um grupo de ferramentas capazes de atender o ciclo completo de gestão de processos, otimizando assim o desempenho dos negócios.

Este aprimoramento dos campos organizacionais por meio do BPM está diretamente alinhado ao movimento de digitalização das empresas e passou a ocupar um papel central nos esforços de transformação, cada vez mais necessário para garantir a sobrevivência e a competitividade no mercado.

De acordo com pesquisa da Salesforce, em parceria com a IDC, em uma escala que varia de 0 a 100 pontos, o índice geral de digitalização dos negócios atingiu 67,5 no Brasil. Ainda assim, é comum observar empresas que contam com processos analógicos e que operam com papéis ou formulários físicos. Nesse sentido, o BPM atua como agente transformador desses processos analógicos para
o digital. Mas, por que e como usar as ferramentas de BPM?

Em primeiro lugar, é importante entender que o BPM é responsável por todo o gerenciamento do processo de negócio. O BPM é o conceito, uma metodologia, já o BPMS, é o software que realiza esse processo de forma digital. É evidente que toda empresa conta com processos e, em contrapartida, todo gestor gostaria de controlá-los de maneira eficiente e assertiva.

As ferramentas de BPM pretendem organizar, orquestrar e padronizar os processos da organização. Ou seja, a ferramenta de BPM contribui para que essas ideias saiam do papel e transformam-nas em e-mails e formulários em uma única plataforma, orquestrando, assim, todo o processo interno da empresa.

Hoje em dia, qualquer organização pode se adaptar e se transformar. No entanto, existem modelos de negócio com maior capilaridade, ou seja, com muitas unidades de negócio, departamentos e processos desconexos. Desta forma, quanto mais capilaridade a empresa possui, mais adepta ao BPM ela será, pois quanto maior a empresa, maiores os processos. É preciso ter em mente que toda organização está apta a adotar o BPM, uma vez que se trata de uma metodologia.

Contudo, para implementar a tecnologia BPMS, é necessário que a empresa esteja em uma etapa mais avançada, em que já tenha organizado a parte inicial do para então organizar os seus processos internos.

Como utilizar as ferramentas de BPM?

Após implementar o BPM, é necessário ficar de olho na melhora contínua. Nesse sentido, é preciso revisitar os processos, porque todo processo, mesmo digital, pode ser otimizado, trimestral ou semestralmente, por exemplo.

O conceito da melhoria contínua deve ser aplicado periodicamente, bem como os processos
inseridos dentro da ferramenta de BPM, para que ele seja um “projeto vivo”. Como o mundo está em constante transformação, o que era bom há 6 meses, possa já estar defasado.

A implementação do BMS é rápida. Dentro da plataforma, em apenas cinco dias, é realizado todo o mapeamento e o desenho dos processos. Posteriormente, leva-se cerca de 15 dias para fazer o acompanhamento e a implementação. O processo todo tem duração máxima de 20 dias e é chamado de MIV20, o Modelo de Implantação Unico Auto. O grande diferencial é a velocidade para transformar os processos dentro da empresa, porque conta com uma definição no code, com baixo nível de qualificação.

O Unico Auto conta com um o software que permite que as empresas façam a melhoria contínua, de manutenibilidade de forma rápida, oferecendo visibilidade para observar todos os processos.
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