Como desenhar os processos da sua empresa

Em um mercado que exige cada dia mais resultados e inovação, a principal coisa que uma empresa precisa fazer para começar é conhecer os seus próprios processos e desenhá-los para o time. É sobre isso que vamos falar agora, sobre desenhar os processos da empresa.

Mas afinal, por que devo mapear os processos?

Toda empresa, que deseja inovar e potencializar seus resultados, possui, não apenas um objetivo definido, mas também uma ‘rota’ para alcançá-lo. A gestão desses processos auxilia em outras frentes como retrabalho, padronização de atividades, fluxo de informações e, principalmente, com a transformação digital.

Como devo começar a desenhar os processos?

Para começar, compreenda que um fluxograma de processos segue uma estrutura específica e, para isso, você irá mapear as seguintes frentes:

• Processos da empresa;
• Objetivo de cada processo;
• Fluxo de cada processo;
• Partes envolvidas;
• Cruzamentos entre processos e setores.

Dito isso, agora chegou a hora de mapear os processos efetivamente. Para isso, você deve seguir as seguintes fases – lembre-se que as dicas abaixo devem ser aplicadas em cada jornada:

1 – Mapeei TODOS os processos – Antes de mais nada, veja quantos processos sua empresa tem, qual a funcionalidade de cada um, quem são os envolvidos em cada uma das jornadas.

2 – Entenda cada um deles – Agora, pense em cada processo individualmente e obtenha as respostas das seguintes perguntas: Qual o objetivo de cada processo? Qual a relevância dele para o negócio? Qual o tempo que leva para concluí-lo e quem será beneficiado?

3 – Identifique o problema – O processo em questão possui alguma etapa ineficiente? Reflita apenas sobre esses problemas, afinal, ainda não é hora de pensar em uma solução.

4 – Desenhe o fluxograma – Primeiro, estabeleça a ordem das etapas do processo analisado. Feito isso, desenhe o mapa do processo seguindo a seguinte simbologia: Oval:Começo e final do processo; Retângulos: atividade pendente; Setas: direção do fluxo; Diamantes: ponto de decisão das partes envolvidas; Paralelogramos: indicam entradas ou saídas

5 – Finalize – Com todo o mapa desenhado, chegou a hora de validá-lo com a equipe. Veja se as otimizações propostas fazem sentido para todos, se são viáveis ou se há mais alguma coisa que pode ser alterada.

Com todas as fases concluídas, basta implementar as mudanças. Após esse período, você deverá ficar sempre de olho no andamento dos novos processos. Verifique regularmente se há algo que pode ser melhorado e, caso identifique algum problema, não pense duas vezes antes de fazer a melhoria no processo, afinal, uma empresa comprometida com a inovação, está constantemente preocupada com a performance de seu trabalho.

O mapeamento de processos também pode ser realizado por meio de um sistema BPM. Quer entender um pouco mais sobre essa ferramenta? Entre em contato com a equipe Unico Auto!