Validação de documentos: o que é e como fazer de forma digital?

Você sabe o que é a validação de documentos e qual é a sua importância? Diferentes soluções já existem para facilitar o trabalho da equipe como um todo e garantir maior credibilidade para a empresa. Hoje, as pessoas estão muito mais atentas quanto ao modo como a sua organização realiza a coleta de informações e se preocupa com a segurança de usuários, de fornecedores e do próprio negócio.

Ferramentas de validação de documentos são exemplos que se encaixam nesse contexto, uma vez que vai contribuir para a redução de fraudes e para a confirmação da identidade de qualquer pessoa que se relacione com o seu negócio.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas sobre o tema e entenda como a tecnologia de reconhecimento facial contribui nesse sentido. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a validação de documentos?

Conforme mencionamos, as pessoas estão mais preocupadas com o modo como a sua empresa valida informações de usuários ou até mesmo de funcionários ou clientes. Se um indivíduo cria uma conta em uma instituição financeira que tenha aplicativo, por exemplo, ele vai escolher por uma marca que o ofereça tranquilidade quanto àquelas transações – somente ele deve acessar as informações e realizar qualquer tipo de atividade dentro do sistema.

Com o objetivo de evitar fraudes nas diferentes etapas da jornada do usuário, a validação de documentos deve ser uma das alternativas prioritárias para o negócio. Por meio dela, há a oportunidade de confirmar se as informações coletadas de fato são verídicas.

Exemplo: no momento da análise de crédito, como garantir que os dados fornecidos, de fato, são daquela pessoa que está realizando o cadastro? Se ocorrer perda de documentos, por exemplo, e a sua empresa não estiver muito atenta aos requisitos de segurança, qualquer pessoa poderá abrir uma conta com as informações de outra. Justamente por isso que a validação de documentos se torna tão importante – evita fraude de identidade e qualquer outro tipo de crime.

Quais os outros diferenciais da validação de documentos?

A validação de documentos oferece ganhos não apenas para evitar fraudes de identidade, como também para evitar qualquer tipo de cadastro com dados equivocados. Se um usuário digita uma informação errada, facilmente o sistema pode identificar esse equívoco e solicitar ao indivíduo que realize a alteração para dar prosseguimento ao contrato.

Por meio de ferramentas específicas, a empresa tem a oportunidade,  ainda, de automatizar o trabalho de seus colaboradores, contribuindo para que eles possam focar em demandas mais estratégicas em vez de apenas operacionais – sendo um importante diferencial competitivo para a sua organização.

Como a validação de documentos funciona?

Agora que você já sabe o que é a validação de documentos e quais são os principais diferenciais de realizá-la, chegou o momento de entendermos como ela funciona na prática. Existem duas maneiras principais de validar os documentos de seus clientes, funcionários ou fornecedores: manual ou automatizada.

Manual

Quando feito de forma manual – o que não é indicado por nós – um colaborador de seu negócio precisa levantar todas as informações daquela pessoa, verificar dado por dado se realmente há consistência nas informações, além de estudar outros pontos úteis para o negócio (entendimento de score de crédito, por exemplo).

Porém, esse é um erro que deve ser evitado pela sua empresa. Além de haver a necessidade de contar com um número de profissionais significativamente mais elevado para realizar todas essas atividades, as chances de haver retrabalho ou erros aumentam consideravelmente, o que traria prejuízos financeiros e também prejudicaria a imagem de seu negócio perante o mercado.

Automatizado

Nesse sentido, o negócio tem a oportunidade de buscar por ferramentas que automatizam esse processo. Entre os principais ganhos trazidos pela automatização, destacamos especialmente o fato de que a análise das informações será muito mais rápida, contribuindo para uma melhor experiência do cliente – e garantindo que a pessoa que tenha um bom nome no mercado feche contrato com o seu negócio.

Além disso, contribui para a redução de custos de sua empresa em dois sentidos: primeiro, com a possibilidade de contar com um número reduzido de profissionais para as mesas de análise. Segundo, pelas chances reduzidas de haver fraudes ou até mesmo inadimplência de seus clientes.

Quais os diferenciais do reconhecimento facial para a validação de documentos?

A validação de documentos de forma automatizada pode ser feita pelo reconhecimento facial. Nesse caso, o cliente enviará quais são as suas documentações e, em seguida, realiza uma selfie, momento em que o sistema valida se os dados, realmente, pertencem àquele usuário.

Primeiro, vamos entender como a tecnologia de reconhecimento facial funciona. Primeiro, uma câmera captura o rosto da pessoa. Depois, esse registro é enviado a um sistema, onde será feita uma leitura detalhada do rosto da pessoa e de todos os seus pontos nodais. Essas informações são codificadas em uma sequência numérica digital, criando uma identidade para aquele usuário.

Na sequência, esse dado é anexado ao cadastro da pessoa no sistema – e um banco de dados fará o armazenamento dessas informações. A partir disso, é formada uma identidade daquele indivíduo no sistema, trazendo grandes benefícios para a empresa, que veremos a seguir.

Valoriza a segurança

Conforme mencionamos, uma das preocupações prioritárias para as empresas, hoje, é a segurança. Usuários estão muito mais atentos com as plataformas nas quais deixam suas informações, principalmente pelas questões envolvendo vazamento de dados.

Ao adotar pela tecnologia de reconhecimento facial, é uma garantia de que apenas aquela pessoa terá acesso às suas informações. No caso da validação de documentos, é uma forma de a mesa de análise identificar, de forma automatizada, que aquelas informações realmente pertencem a pessoa que fez o cadastro.

Otimiza processos de cadastro e login

Com o objetivo de adquirir diferencial competitivo, a empresa deve estar atenta em otimizar seus processos para que os períodos iniciais do cliente com a instituição sejam vistos como positivos. Se a mesa de análise, por exemplo, demora para aprovar as informações do cliente e para a validação de documentos, existem os riscos de ele optar por outra instituição que mapeou esses dados de forma mais simples e menos burocrática.

Nesse sentido, a validação de documentos por meio de reconhecimento facial contribui para uma maior taxa de conversão, bem como para otimização dos processos dos seus colaboradores.

Reduz tentativas de fraudes

Com mais segurança envolvida, naturalmente vai haver uma redução de tentativas de fraudes. Voltando ao exemplo apresentado mais acima: se uma pessoa má intencionada está em posse de documentos de outro indivíduo, ao verificar que existe a necessidade de validá-los por meio do reconhecimento facial, consequentemente vai limitá-lo a dar prosseguimento.

Com o passar do tempo, essas tentativas ficarão muito menos frequentes, o que oferece de forma direta mais credibilidade para o seu negócio.

Alta precisão

Devemos mencionar, ainda, que a tecnologia de reconhecimento facial tem alta precisão. Isto é, as chances de haver um erro de validação de documentos são mínimas. Isso ocorre pelo fato de a solução contar com duas funções principais:

• identificação – nesse caso, ela vai determinar a identidade da pessoa a partir de seus dados biométricos: com essa ferramenta, seria a face e os pontos nodais que nos tornam únicos;
• autenticidade – a partir dessa identificação, vai iniciar o processo de comparação dos dados biométricos com o modelo registrado, visando identificar a semelhança.

Experiência de compra

Mencionamos sobre o fato de o reconhecimento facial contribuir, de forma direta, para a experiência do usuário em seus períodos iniciais com a empresa. Naturalmente, a experiência de compra será positiva. Entre os ganhos que podemos identificar com esse ponto, destacamos a fidelização daquele cliente, além de ser um estímulo para o marketing boca a boca – quando os próprios usuários recomendam seus produtos e serviços para amigos e familiares.

Outros diferenciais

Além de todos esses ganhos que trouxemos, existem diferenciais que também devem ser destacados, como:

• melhorias para a performance do negócio;
• maior efetividade para as transações;
• otimização de recursos, entre outros.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é a validação de documentos, quais são os diferenciais de adotá-la na empresa, além de conferir como o reconhecimento facial contribui nesse processo. Para a escolha de uma ferramenta adequada, o ideal é que a empresa busque por ferramentas que tenham tradição no mercado, contam com uma boa cartela de clientes e que atenda às principais necessidades do negócio.

Para isso, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e conheça a unico | check.