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E-social: tudo sobre o sistema e suas obrigações

Camila Silva
  • 2 de fevereiro de 2021
  • 6 min de leitura

No setor de RH, além de se preocupar com o engajamento dos profissionais, com a necessidade de buscar por estratégias que otimizem todo o processo, a equipe ainda precisa estar atenta quanto à rotina de obrigações trabalhistas de toda a empresa. Justamente por ter múltiplas funções e sabendo dos riscos de algo passar despercebido, o governo implementou o eSocial, cujo principal objetivo é o de integrar obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio de um único sistema de controle.

Instituído pelo Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014, visa unificar a entrega das obrigações trabalhistas por parte da organização. Deve-se destacar que essa ferramenta implementada pelo governo não altera nenhuma legislação até então vigente – apenas cria uma maneira mais fácil para que as empresas possam atendê-las.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você tire suas dúvidas sobre o tema, e entenda como a tecnologia pode ser uma importante aliada nesse processo. Continue a leitura e saiba mais!

O eSocial substituiu alguns sistemas do governo: quais foram eles?

Primeiro, devemos destacar que o eSocial substituiu alguns sistemas de informação que o Governo Federal utilizava até então. Entre eles, destacamos a seguir:

  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para o controle de admissões e demissões de profissionais sob o regime CLT;
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • LRE — Libro de Registro de Empregados;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • GPS — Guia da Previdência Social;
  • Folha de pagamento;
  • QHT — Quadro de Horário de Trabalho; entre outros.

Por que o eSocial foi criado e quais foram as últimas mudanças ocorridas no sistema?

Conforme abordado, um dos principais objetivos relacionados à criação do eSocial está voltado à facilidade do controle de obrigações trabalhistas por parte das empresas. Em vez de entregar os documentos em plataformas distintas e em períodos diferentes, por meio dessa ferramenta as equipes podem reunir a parte burocrática do colaborador em um único sistema online. As documentações apresentadas acima são alguns desses exemplos.

Nesse sentido, em vez de prestar contas duplicadas, vai haver uma reunião da documentação necessária do funcionário. Consequentemente, há uma significativa redução de ruídos de comunicação, de falhas por parte da equipe e de inconsistência de dados.

Como é um modelo novo, continuamente passa por transformações por parte do Governo, com o objetivo principal de atender às organizações da melhor forma. Por essa razão, em 2020 teve algumas alterações, como a simplificação da plataforma, além de trazer a divisão de categorias.

Esses tópicos alterados visa ainda atender a Medida Provisória da Lei da Liberdade Econômica — que estabelece normas de proteção ao livre exercício da atividade econômica, além de trazer disposições sobre a atuação do Estado. De acordo com a MP, há uma significativa redução quanto a quantidade de informações, além de ingressar micro e pequenas empresas na plataforma.

Antes, era necessário incluir cerca de 900 dados na plataforma. Hoje, esse número reduziu para 500. Além disso, trouxe a possibilidade de as empresas utilizarem apenas o CPF do colaborador como identificação única daquela pessoa.

Quem deve aderir ao eSocial e como deve ser esse processo?

É preciso que toda empresa ou pessoa física que tenha em seu quadro de colaboradores profissionais contratados que se encaixam nas obrigações trabalhistas vigentes, bem como as previdenciárias e tributárias.

As informações que o negócio deve enviar para a plataforma do eSocial, certamente estão registradas em algum lugar. Seja por meio de papel, seja em outras plataformas já existentes do governo. Nesse sentido, é papel da equipe reunir esses dados para encaminhar para a ferramenta, de modo que atenda às principais diretrizes da nova solução.

Porém, é preciso que as empresas reportem as informações de seus profissionais com uma frequência mais alta, além de ser melhor estruturada. Microempresas, por exemplo, podem executar essa atividade de forma manual. No entanto, empresas maiores precisarão buscar por ferramentas e sistemas de gestão que auxiliem nesse processo.

A seguir, selecionamos algumas dicas sobre como deve ser a adequação a esse processo, com o objetivo de facilitar o dia a dia de seu time de RH e/ou Departamento Pessoal.

1. Adéque as informações às novas diretrizes

Conforme abordado, grande parte das informações necessárias para o cadastro no eSocial já estão registradas em algum local. Seja por meio da folha de pagamento, seja nas plataformas do governo, há o cadastro desses dados.

O desafio para as equipes, aqui, é o fato de que esses sistemas são mais simples — especialmente se estiver apenas documentado de forma física — e, muitas vezes, eles não conseguem dialogar com o eSocial. Nesse sentido, existe a necessidade de buscar por ferramentas que permitam essa integração, se adequando à solução do Governo.

2. Atualize os dados do profissional

Esse é um ponto essencial, mesmo antes do eSocial entrar em vigor. Contar com os dados do profissional atualizados em seu banco de informações será essencial para evitar problemas com aquela pessoa em um futuro próximo, além de reduzir os riscos de danos trabalhistas para a empresa.

Além disso, deve-se destacar que o nível de detalhamento do eSocial é alto, fazendo com que as empresas precisem registrar muito mais do que apenas um cadastro resumido. Nesse sentido, estabeleça uma periodicidade de atualização dessas informações, de modo que todos os pontos importantes que se relacionam ao colaborador estejam de acordo com a realidade.

3.  Entenda os prazos

Tenha ciência, ainda, de quais são os prazos para os envios das principais informações, de modo que a equipe tenha um cronograma relacionado às principais demandas da área. Exemplo: assim que uma pessoa for admitida, o time deverá encaminhar os dados em até “x” dias após a contratação. Dessa forma, todo o setor trabalha de maneira padronizada, o que também contribui para reduzir riscos de falhas nesse processo.

4. Padronize as atividades

Por fim, é essencial que a gestão se preocupe com a padronização das atividades. Nesse sentido, o indicado é que a equipe faça inicialmente um mapeamento de todas as atividades necessárias, quais são os prazos exigidos pelo governo e quais são as etapas dos processos necessários.

5. Conheça as categorias de dados

O envio das informações conta com algumas categorias de dados a serem encaminhados ao eSocial. São eles:

  • dados trabalhistas, pessoais e contratuais — aqui, envolverá nomes, cargo, documentos, horários, funções, entre outros itens importantes do dia a dia do colaborador;
  • eventos trabalhistas — nesse caso, o time precisa encaminhar também avisos de férias, atestados de saúde e demais eventos da rotina, como desligamento de profissionais;
  • folha de pagamento — necessário encaminhar, ainda, todas as informações relativas ao que foi pago ao profissional, desde o salário pré-acordado até eventuais comissões.

O que são os eventos do eSocial?

Todas as informações que a empresa precisa prestar do colaborador são chamadas de eventos do eSocial. Hoje, são mais de 40 tipos de eventos, cujos prazos, regras e demais orientações também se alteram, a depender de qual contexto está a demanda.

Para uma melhor compreensão da empresa e também para facilitar o dia a dia das equipes, eles são divididos entre eventos iniciais, periódicos e não periódicos:

  • eventos iniciais — no caso dos eventos iniciais, são aqueles que são encaminhados apenas uma vez pela empresa, especialmente quando há a contratação de um novo colaborador;
  • eventos periódicos — já os eventos periódicos, a equipe precisa estar ciente dos prazos, uma vez que, como o próprio o nome já diz, são recorrentes. Nesse sentido, é encaminhado ao eSocial até o dia sete do mês (ou um dia antes, caso caia aos finais de semana). Entre as informações mais usuais, a folha de pagamento é uma delas;
  • eventos não periódicos — ao contrário do anterior, não há um prazo estabelecido pelo governo. Aqui, vai variar pelo tipo de declaração necessária.

Quais são as vantagens que o eSocial trouxe?

Agora que você já conhece as principais informações sobre o eSocial, vamos explicar de maneira breve algumas das vantagens trazidas pelo eSocial às empresas. Para os empregadores, elas estão relacionadas basicamente à otimização do trabalho ocorrida por parte da unificação desses processos. Nesse sentido destacamos principalmente:

  • por meio do eSocial para empresas, não há necessidade de encaminhar as mesmas informações para diferentes plataformas do governo, facilitando as etapas do DP;
  • consequentemente, há uma maior eficiência nos processos, especialmente aqueles impactados pelo eSocial;
  • mais simplicidade para que as equipes possam encaminhar as informações e corrigi-las quando necessário;
  • o eSocial traz segurança, ainda, quanto ao armazenamento de dados dos profissionais;
  • por fim, há a substituição de processos manuais por processos automatizados.

Para o Governo, também há impactos positivos com a implementação do eSocial. São eles:

  • garantir direitos trabalhistas e previdenciários aos profissionais;
  • trazer simplificação para o cumprimento das obrigações das empresas com o Governo Federal;
  • priorizar, principalmente, a qualidade das informações enviadas, além de eliminar a necessidade de uma mesma empresa encaminhar as mesmas informações;
  • centralizar as principais informações do colaborador em um único sistema.

Por que buscar por soluções que contribuam nesse sentido?

Hoje, a área de Recursos Humanos tem o diferencial de poder contar com ferramentas que automatizam processos e tornam as etapas de trabalho mais simplificadas. Quanto ao eSocial, não é diferente. 

Conforme observamos, alguns aspectos burocráticos merecem atenção das equipes quando nos referimos ao eSocial. Ao buscar por ferramentas de admissão digital, um dos principais diferenciais estão relacionados à validação de dados e documentos junto ao Governo Federal. 

Consequentemente, a equipe poderá usufruir de: 

  • melhorias nos processos, independentemente se está relacionado ou não ao eSocial – lembre-se: há a possibilidade de as pessoas exercerem as atividades de seus cargos de forma mais estratégica. 
  • aumento da agilidade para cumprir com as demandas do time; 
  • maior qualidade para os serviços executados em diferentes etapas do processo; 
  • integração das informações;
  • menores chances de haver erros no trabalho feito; entre outros.

Uma ferramenta de admissão digital, além dos ganhos apresentados, trará outros impactos positivos para o setor. Entre eles, destacamos: 

  • possibilidade de admitir um colaborador em tempo menor do que o habitual – em até 43 minutos; 
  • possibilidade de gerenciar as contratações em tempo real; 
  • oferecer ao candidato uma experiência de contratação responsiva; 
  • ampliação do leque de contratações, de modo que traga profissionais de qualquer parte do país; 
  • deixar de preocupar com as dúvidas dos candidatos na contratação. 

Neste material, você pôde entender algumas das principais dúvidas sobre o eSocial, a importância para as empresas, além de conferir como uma ferramenta de admissão digital contribuirá nesse sentido. Conforme abordado, é essencial que o time esteja atento às novas soluções que facilitem a rotina de RH, justamente por proporcionar uma visão mais estratégica e permitir que todo o time caminhe em direção ao mesmo objetivo. 

Caso tenha ficado interessado no assunto, entre em contato com a nossa equipe, converse com nossos profissionais e conheça o unico | people. 

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