Flexibilidade no trabalho: como promover e o papel da tecnologia

Em 2020, grande parte dos negócios precisaram aderir ao trabalho remoto para atender aos decretos municipais e estaduais da expressiva maioria do país. Devido ao avanço da Covid-19 no Brasil, houve a necessidade de as organizações adaptarem suas rotinas e terem uma postura que resguardasse seus profissionais. Nesse contexto, a flexibilidade no trabalho foi um tema que esteve muito em voga entre as empresas.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda o que é a flexibilidade no trabalho, quais as vantagens de adotá-la, cuidados que devem ser tomados, além de compreender como a tecnologia pode trabalhar como uma importante aliada. Continue a leitura e saiba mais!

O que é flexibilidade no trabalho?

Primeiro, vamos ao significado de flexibilidade no trabalho. Até pouco tempo atrás, as empresas funcionavam com uma estrutura mais rígida e hierarquizada nos mais diversos sentidos. Era difícil uma equipe ter a oportunidade de realizar home office durante o dia a dia de trabalho, bem como grande parte das pessoas das organizações operavam presencialmente.

Ou seja, dificilmente uma gestão contrataria um colaborador que não residisse na cidade onde estava situada — a não ser que a pessoa tivesse disponibilidade de se deslocar.

Porém, principalmente no último ano, esse cenário mudou completamente, uma vez que as empresas passaram a oferecer mais flexibilidade no trabalho. Quando mencionamos sobre o tema, estamos nos referindo a diversas situações, podendo englobar até mesmo a jornada dos profissionais. Sendo assim, trata-se de um acordo entre lideranças e funcionários sobre o período que trabalhará, de onde serão executadas as demandas e quais serão as suas funções.

Segundo um estudo realizado pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), em parceria com o IBOPE, 73% dos brasileiros preferem ter um expediente mais flexível, o que comprova a importância de tomar iniciativas que tragam esse diferencial para a organização.

Quais as vantagens de adotar flexibilidade no trabalho?

A seguir, selecionamos algumas das vantagens de adotar flexibilidade no trabalho. Confira!

Mais satisfação dos colaboradores

Conforme vimos, grande parte dos brasileiros já desejam conter um trabalho mais flexível. Por essa razão, um dos diferenciais que deve ser destacado é a satisfação e o maior engajamento de colaboradores.

De acordo com um estudo realizado pela Gallup, no Brasil, apenas 27% dos profissionais são ativamente engajados. Isto é, estão satisfeitos com as suas funções e buscam continuamente por melhorias para as suas atividades. Nesse sentido, é papel das empresas buscar estratégias que tragam melhorias para esses índices — e a flexibilidade se destaca.

Quando o colaborador está em home office, naturalmente não é necessário se preocupar com trânsito e nem com o deslocamento. Da mesma forma, quando não há um horário pré-estabelecido, ele ainda tem a oportunidade de utilizar o período comercial para resolver questões pessoais — uma vez que tudo o que conhecemos funciona nesse horário.

Consequentemente, vai haver um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, o que vai garantir a retenção de talentos e a diminuição dos níveis de absenteísmo.

Redução de custos

Demitir e contratar profissionais é algo que gera gastos para a empresa. Tanto financeiros quanto de tempo, uma vez que vai ser necessário que a equipe de recrutamento selecione as pessoas ideais para a vaga. Além disso, o time dessa pessoa precisará realizar treinamentos — sem falar do período gasto até que o novo colaborador atinja a produtividade necessária para as funções.

O trabalho remoto também traz uma redução de custos significativa para a empresa. Afinal, não vai haver necessidade de manter uma infraestrutura completa para toda a organização, como materiais de escritório, telefone, eletricidade, locomoção etc.

Atrai os melhores talentos para a empresa

Hoje, existem canais onde profissionais deixam suas percepções sobre as políticas, práticas, processos e salários das empresas. Dessa forma, sempre que houver recrutamento e seleção na organização, as pessoas têm a oportunidade de analisar esses depoimentos, optando por seguir ou não nos processos seletivos. Caso seja um profissional qualificado e que esteja em uma boa posição, por exemplo, certamente vai declinar dessa oportunidade.

A empresa que atrai os melhores talentos  se desenvolvem com mais facilidade. A partir de determinado momento, o time de recrutamento nem precisará de muito trabalho para encontrar talentos para as suas vagas, pois vai se tornar uma empresa onde as pessoas desejam estar.

Por fim, uma empresa que oferece trabalho flexível demonstra que está por dentro das principais tendências, o que traz o diferencial de adquirir vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Ganho de produtividade

Todas as vantagens anteriores levam diretamente para o ganho de produtividade da equipe. A partir do momento que há maior engajamento e satisfação das pessoas de um time, elas exercerão suas atividades com mais responsabilidade, além de buscarem continuamente soluções para que atinjam as metas pré-estabelecidas no planejamento.

Além disso, ele terá a oportunidade de escolher uma “rota” mais adequada para as suas demandas. Caso o negócio opte pela metodologia de OKRs em vez das metas tradicionais, por exemplo, as próprias pessoas terão a possibilidade de escolher as suas metas, o que garante um foco maior e mais satisfação para alcançar resultados mais desafiadores.

Outro ponto de destaque é o fato de que a pessoa pode começar as atividades no período que mais se sentem produtivas. Se determinado colaborador “funciona” melhor no período da manhã, ele tem liberdade para começar bem mais cedo que os demais — de acordo com as regras determinadas previamente.

Melhores resultados

Naturalmente, os resultados serão mais atrativos, pois as pessoas entregarão serviços com excelência. Quando o negócio deseja atingir números mais relevantes, além das estratégias de marketing, de um bom planejamento estratégico e de um entendimento preciso sobre a concorrência, é preciso buscar qualificar a mão de obra, além de trazer insumos para que ela entregue um trabalho que traga a satisfação dos clientes e seja um diferencial entre a concorrência.

Se o desempenho das pessoas é baixo, consequentemente o desempenho da empresa será baixo.

Como adotar a flexibilidade no trabalho?

Agora que você já conhece os diferenciais de adotar a flexibilidade no trabalho, chegou o momento de entendermos quais são os cuidados que devem ser tomados ao adotá-la na empresa. Veja!

Analise como são os processos atuais

Antes de adotar a flexibilidade no trabalho, é preciso avaliar os processos atuais. A equipe de atendimento, por exemplo. Se foi comunicado aos clientes de que ela funciona entre 8h e 18h, existe a necessidade de manter membros nas equipes que atendam a esses horários, de modo que sempre tenha algum colaborador para atender as demandas do público.

Adote medidas que se encaixam com a realidade de sua empresa

Além disso, é preciso adotar medidas que se encaixam especificamente com a realidade de sua empresa. Conforme vimos, há algumas maneiras de oferecer flexibilidade no trabalho. Por essa razão, o ideal é que entenda quais são as necessidades da equipe e como se adaptaria a essa nova realidade.

Para oferecer home office, por exemplo, é preciso disponibilizar aos colaboradores as ferramentas necessárias. Computador, cadeiras, internet de qualidade para aqueles que não possuem, além das soluções que permitem reuniões remotas que não afetarão o andamento das atividades.

Entenda as especificidades de sua equipe

É preciso, ainda, entender as especificidades de sua equipe. Existem empresas que essa realidade não se adéqua muito à cultura do negócio. Por essa razão, o ideal é entender qual é a opinião das pessoas em relação a esse ponto e analisar no período inicial como se comportaram em relação às mudanças aplicadas.

Disponibilize plataformas de gestão

Muitas vezes, pode haver dificuldades para as pessoas estabelecerem uma rotina para cumprir com as atividades pré-estabelecidas pela empresa. Nesse sentido, o ideal é que a organização ofereça aos seus colaboradores uma plataforma de gestão de atividades, que contribuirá para que todo o time tenha uma clara visão sobre quais são as tarefas de seus pares, bem como possa conferir as suas agendas sempre que for marcar alguma reunião remota.

Entre as alternativas disponíveis no mercado, destacamos:

• Trello;
• Kanban Tool;
• Google Drive;
• Asana; entre outros.

Dedique-se à mudança da cultura organizacional

Conforme mencionamos, tudo depende de uma mudança da cultura organizacional da empresa. Afinal, são muitas transformações a que toda a equipe será submetida. Quando mencionamos sobre esse ponto, não estamos nos referindo apenas aos colaboradores, como também aos líderes. Se as lideranças destinarem um estilo de trabalho mais microgerenciador, por exemplo, dificilmente essa estratégia será bem-sucedida, pois flexibilidade também é oferecer autonomia para o time.

Por essa razão, o ideal é investir em treinamentos para toda a equipe. Sendo assim, oriente os gestores sobre boas práticas de lideranças para trabalhos flexíveis, sobre as estratégias que devem ser adotadas, bem como ofereça insumos para o time se adaptar a esse processo.

Monitore os resultados

Por fim, a empresa deve monitorar os resultados para que adote mudanças necessárias ao longo das etapas. Entenda, por exemplo, quais são as necessidades da empresa em relação às etapas do trabalho. Se for necessário fazer o controle de horas trabalhadas por dia em um trabalho remoto, existe a necessidade de contar com ferramentas certas para isso.

Como a tecnologia pode funcionar como uma importante aliada?

Devido a todo esse contexto, a tecnologia pode trabalhar como uma importante aliada para a flexibilidade do trabalho. Caso a empresa opte por funcionar de forma completamente remota, é preciso contar com soluções que contribuam para as atividades do time. A contratação de novos colaboradores, por exemplo. Como cumprir com a parte burocrática se não encontrará o profissional presencialmente para assinar contratos e levar documentos?

Hoje, já é possível realizar a admissão de forma completamente digital. Entre os diferenciais dessa ferramenta, destacamos:

• agilidade para a contratação de colaboradores;
• gerenciamento das contratações em tempo real;
• experiência de admissão responsiva;
• possibilidade de assinar eletronicamente todos os documentos de RH;
• automatização da validação de dados junto ao eSocial;
• possibilidade de a equipe se tornar mais estratégica, uma vez que todas as dúvidas dos candidatos serão respondidas de forma automática.

Neste conteúdo, você pôde conferir o que é flexibilidade no trabalho, quais são os diferenciais de adotá-la, além de dicas sobre boas práticas e cuidados. Independentemente de como é a cultura de seu negócio, o ideal é contar com um bom planejamento, além de acompanhar de perto como é toda essa mudança.

Se você deseja saber um pouco mais sobre como é a solução de admissão digital, entre em contato com a gente e converse com nossos profissionais!