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DP Tech Summit: unico encerra evento com painel sobre importância da admissão digital

Camila Silva
  • 11 de dezembro de 2020
  • 7 min de leitura
infopeople

No terceiro dia do DP Tech Summit, unico apresenta conversas sobre transformação digital em diferentes empresas e People Analytics 

Nesta sexta-feira (11/12), a unico realizou o terceiro e último dia do maior evento online e gratuito da América Latina para profissionais de Departamento Pessoal, o DP Tech Summit. O objetivo da IDTech era explicar para os especialistas da área como o Departamento Pessoal pode ser mais TECH (Transparente, Eficiente, Completo e Humano) por meio das novas tecnologias.

O primeiro painel do dia, Entenda como as empresas reinventaram práticas de DP em cenários diferentes, apresentou Katherine Papadopoulos, Product Manager da unico, Rogério Sierra, Diretor de Capital Humano da Haganá, e Rodrigo Froes, Gerente de Serviços de RH da Ri Happy.. Esse painel tratou da transformação digital nas empresas, com foco em mudanças observadas na Haganá e na Ri Happy.

Já o segundo painel do dia, People Analytics: um mindset ou uma nova função para o profissional de DP?, contou com a participação de Luana Santos, Gerente de Operações RH e People Analytics da Dasa, e Thiago Buselato, Gerente de People Analytics da Zup,ao lado de Jessica Martins, co-founder do RH Prime. Nesse painel, os especialistas falaram sobre a importância da área em questão para a tomada de decisão da corporação com base em um entendimento melhor sobre o capital humano da empresa.

Entenda como revolucionar ações de DP

Para revolucionar as ações de Departamento Pessoal, o melhor caminho é o da transformação digital, que representa uma mudança na estrutura da corporação. Quando uma empresa escolhe fazer uso das novas tecnologias para desenvolver atividades em diferentes setores, a organização investe em simplificação e eficiência, alcançando melhores resultados. 

Por esse motivo, no primeiro painel do dia, o DP Tech apresentou Katherine Papadopoulos, Product Manager da unico, Rogério Sierra, Diretor de Capital Humano da Haganá, e Rodrigo Froes, Gerente de Serviços de RH da Ri Happy, em uma conversa sobre a importância da transformação digital para inovar e revolucionar as ações do Departamento Pessoal.

De acordo com Katherine, o Departamento Pessoal busca a transformação digital por diversos fatores, como a demora nos processos de admissão e a necessidade de um time grande a frente das contratações. Hoje, 44% dos processos de admissão exigem o esforço de pelo menos seis pessoas, e 37% das empresas já perderam um candidato por demora na contratação.

Por que automatizar processos de admissão?

Com base no case de um grande varejista, Katherine afirma que a rede em questão recebia a documentação de novos colaboradores em células de admissão espalhadas pelo Brasil todo. Posteriormente, essas células de admissão enviavam todos os documentos para a matriz da rede centralizar a gestão de documentos. 

“O candidato chegava à célula de admissão para entregar os documentos físicos para um time de RH, que reunia toda a documentação necessária”, explica Katherine. “O time ainda fazia a conferência dos documentos para checar se todas as informações estavam corretas e resolvia as dúvidas que surgiam por parte do candidato.”

Além disso, a Product Manager da unico explica que o time de RH fazia a validação do candidato no E-social, bem como a roteirização do vale transporte. Depois, esse time pedia os exames médicos necessários, a abertura da conta bancária e continuava de forma manual. “Após a validação dos exames médicos e conferência dos dados bancários, a célula de admissão enviava os documentos para a matriz via malote”, explica Katherine.

Já na matriz, todos os documentos recebidos eram conferidos mais uma vez por outro time de RH. “Quando algum documento faltava, o processo voltava para a célula de admissão, que entrava em contato com o candidato novamente para pedir os documentos faltantes”, afirma Katherine. “Caso estivesse tudo certo, o time de RH da matriz fazia a inserção manual dos dados do novo colaborador na folha.”

Após todas essas etapas, ainda tinha mais trabalho manual, como a conferência de todos os benefícios garantidos ao novo colaborador. “Era mais um time que fazia toda essa conferência, enviava todos os formulários de assinatura para os candidatos”, conta Katherine. “Vocês podem imaginar a quantidade de papel que circulava via malote.”

Em outras palavras, o processo manual prejudica a experiência dos novos colaboradores e a produtividade do Departamento Pessoal. “Qualquer erro dentro do processo gera uma perda de otimização do tempo”, afirma. “O candidato não tem a melhor experiência para entrar na empresa, e o DP precisa tomar um tempo a mais para corrigir algumas coisas.” 

Transformação digital no DP

Para Katherine, a transformação digital é a melhor forma de oferecer uma boa experiência para os novos colaboradores e aumentar a produtividade do Departamento Pessoal. “Com a transformação digital, a gente transforma o fluxo manual em um fluxo muito mais simplificado, com menos etapas e mais agilidade.”

Ao optar pelo unico | people, software de admissão digital, a rede de varejo em questão, hoje, concede aos novos colaboradores a possibilidade de cada um fazer todo o processo da própria casa. “Toda a parte de preenchimento de dados é feita com muito mais agilidade, de onde a pessoa está”, conta Katherine. Nesse fluxo, a plataforma digital orienta os candidatos a concluir todo o processo da melhor forma possível.

Entre as funcionalidades da plataforma, os novos colaboradores encontram uma forma mais prática e rápida para tirar dúvidas e uma tecnologia que confere se os documentos enviados são compatíveis com os documentos solicitados. Além de validação com o E-social, envio automatizado da carta para abertura de conta, visualização dos benefícios ligados ao cargo e assinatura eletrônica de documentos como contrato de trabalho.

Mesmo após a inserção dos novos colaboradores na folhada, Katherine afirma que a transformação digital continua. “Todos os outros documentos periódicos também continuam com a jornada digital, o que proporciona maior governança de documentos para a organização.”

Com essa mudança no fluxo de admissão, os benefícios são: redução de esforço e custos com logística, emissão e guarda de documentos, eliminação de riscos jurídicos, maior controle sobre assinaturas e diminuição dos erros humanos, entre outras vantagens proporcionadas pelo unico | people.

Desafios na Haganá e Ri Happy

Entre as empresas que já estão reinventando as ações de Departamento Pessoal, se encontram a Haganá e a Ri Happy. De acordo com Sierra, na Haganá, o processo de admissão digital antes da transformação digital era muito dificultoso, o que apontava para o desafio de implementar a tecnologia no dia a dia da gestão de pessoas. 

Sierra conta que a empresa lidava “com a impressão de vários documentos, entre cartão de ponto, aviso de férias e recibo de férias. Essas impressões eram enviadas via malote para um departamento que separava a documentação recebida e depois enviava tudo para o supervisor operacional, que fazia a distribuição dos documentos.” Depois de colher as assinaturas, era feito todo o processo inverso até a papelada ser arquivada.

Com a tecnologia, Sierra afirma que os novos colaboradores ganham tempo e autonomia e não precisam mais gastar dinheiro com passagens até a empresa, porque pode compartilhar todos os documentos solicitados pela empresa da própria residência. Enquanto isso, o Departamento Pessoal ganha “agilidade, tempo e facilita o processo de admissão por meio da automatização, o que torna a área ainda mais eficiente”.

Na Ri Happy, o desafio encontrado pela empresa foi semelhante ao da Haganá. Froes conta que “antes da automatização, o time de recrutamento fazia todo o processo de seleção até a conferência dos documentos. Após a conferência, esses documentos eram entregues ao time de administração de pessoal, que fazia o cadastro no sistema e envio dos contratos para as lojas. A experiência do candidato era muito ruim.”

Segundo Froes, a automatização do processo de admissão melhorou muito a experiência dos novos colaboradores e do Departamento Pessoal. “Esse projeto ficou tão ajeitado que a gente conseguiu diminuir a contratação de sete para quatro dias”, conta. Além de melhorar os processos internos, o uso de tecnologia pela Ri Happy potencializou a entrega de indicadores da área.

Entenda o que é People Analytics

Já no segundo painel do dia, que teve Jessica Martins, co-founder do RH Prime, como mediadora, o DP Tech Summit apresentou Luana Santos, Gerente de Operações de RH e People Analytics da Dasa, e Thiago Buselato, Gerente de People Analytics da Zup, em uma conversa sobre a importância da área na compreensão do capital humano da empresa.

Ao falar sobre a relação entre People Analytics e Departamento Pessoal, Jessica afirma que “o conceito de People Analytics proporciona uma oportunidade de ressignificar a função do DP”, visto que, quando a tecnologia é utilizada para desburocratizar processos, os profissionais de Departamento Pessoal precisam ocupar um novo lugar.

De acordo com Buselato, “People Analytics é uma área que está ganhando cada vez mais destaque e consiste na ciência de olhar para as pessoas que já estão dentro da empresa e que ainda vão entrar na empresa e identificar características, pontos em comum, como conseguir alavancar a carreira dos profissionais e potenciais pedidos de demissão”.

Para desenvolver todas essas atividades, os profissionais que trabalham com People Analytics precisam coletar, organizar e analisar dados. “A partir da governança de dados, que é organizar e catalogar, as pessoas que vão analisar os dados lá na frente sabem o que cada informação significa e como tomar decisões coerentes”, conta Buselato. 

People Analytics e Departamento Pessoal

Sobre a importância do People Analytics no Departamento Pessoal, Luana afirma que, na Dasa, “o DP tem um olhar focado em receber e usar os dados analisados para desenvolver atividades no dia a dia. A gente desburocratiza dados dentro da área de pessoas e traz um olhar de análise”. 

Com esses dados, Luana revela que é possível guiar a tomada de decisão e o futuro da empresa. Isso porque as decisões tomadas pela empresa devem considerar os dados coletados e organizados previamente. “Com os dados na minha mão, eu posso analisar as possibilidades de contratar ou desligar”, explica Luana. “É necessário correlacionar os times para alcançar sinergia nos processos.”

A co-founder do RH Prime complementa essa afirmação ao dizer que o People Analytics funciona a partir da “pergunta certa”. De acordo com Jessica, o People Analytics tem a ver com fazer perguntas e encontrar respostas nos dados coletados e organizados pelos profissionais da área. Assim o Departamento Pessoal responder a perguntas sobre contratação, habilidades por vaga, entre outras questões.

Além disso, Luana afirma que a importância dos dados para a organização e a correlação que o People Analytics pode trazer para cada trabalho devem ser consideradas. “A longo prazo, o People vai ser o caminho, porque a gente não vai conseguir tomar decisões sem olhar o passado, o presente e pensar no futuro”, pontua. “Entretanto, a importância dos dados deve ser considerada hoje, inclusive no time de Departamento Pessoal.”

Jessica enfatiza afirma que o recado do painel é que o Departamento Pessoal também pode usar People Analytics. “O DP pode deixar de ser apenas operacional e começar a responder e ajudar o negócio a crescer”, levantando questões como: Será que não é possível otimizar as contratações ao longo do tempo para resolver alguns prejuízos?

Enfim, a relação entre o People Analytics e o Departamento Pessoal deve ser pautada na busca pelo aprimoramento do negócio. “Nosso convite aqui é que o DP consiga olhar para os dados que são operados e comece a responder perguntas para o negócio”, afirma Jessica.

Sobre a unico

A unico desenvolve soluções inovadoras para a criação e proteção da identidade digital dos brasileiros. São elas: assinatura eletrônica, admissão 100% digital e uma solução de reconhecimento facial. Como primeira IDTech brasileira a simplificar e acelerar o processo de identificação digital entre pessoas e empresas, a unico está presente em diversos setores do mercado.
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