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A admissão digital de novos colaboradores contribui para a otimização de processos em diferentes modelos de negócios. Com diversos documentos, fichas, contratos e termos para serem enviados e assinados, uma área de Recursos Humanos sem um sistema automatizado acaba gastando muitas horas com burocracias e tarefas operacionais.
Neste material, você vai encontrar:
Esse processo é a contratação de colaboradores realizada com a ajuda de sistemas digitais para automatizar as etapas de uma admissão. Ou seja, o cadastro, o envio de documentos, a validação dos termos e a assinatura de contratos podem ser feitos de forma digital com plataformas especializadas.
A rotina de admissão faz parte do dia a dia da área de RH e, no método mais tradicional, conta com etapas extremamente burocráticas e cansativas. Os profissionais, por exemplo, precisam fazer o recolhimento, a validação, o armazenamento e a gestão de documentos físicos, além da logística para garantir as assinaturas das partes envolvidas e outros passos.
As principais diferenças que tornam a admissão digital mais efetiva e segura estão relacionadas à economia de recursos financeiros e de tempo, assim como a segurança garantida pelos softwares em conformidade com a LGPD.
Automatizar processos também significa desburocratizar e tornar o RH cada vez mais estratégico, agregando ainda mais valor à empresa e economizando recursos.
Com um software automatizado, o time de RH integra, otimiza e agiliza diversos processos na hora de contratar talentos. Dados da Unico mostram que 1 em cada 3 empresas já perdeu candidatos por excesso de burocracia e demora na admissão.
Para evitar que isso aconteça na sua empresa, veja todas as vantagens de contar com a admissão digital no seu RH.
Tarefas realizadas de forma digital e automatizada, além de diminuírem a ocorrência de erros operacionais, tornam os processos mais ágeis, reduzindo o tempo para executá-los.
A empresa DASA, por exemplo, ao utilizar o software de admissão Unico People, conseguiu uma redução de 70% no tempo de admissão. Um processo que antes levava 30 dias, passou a ser finalizado em apenas 4.
A preocupação com a proteção dos dados no momento da admissão e do cadastro de novos colaboradores é fundamental. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) causou impactos e novas burocracias na área de Recursos Humanos.
Um sistema de admissão digital em conformidade com a legislação garante a segurança das informações e evita multas que podem chegar ao valor de 2% do faturamento anual, com limite de R$ 50 milhões por empresa.
No momento da admissão de um novo colaborador, a experiência inicial com o time de RH é muito importante para a retenção daquele talento. Um fluxo automatizado e responsivo torna todo esse processo muito mais rápido e dinâmico, já que ele mesmo faz o cadastro, o envio de documentos de forma digital e, em alguns casos, também realiza a assinatura eletrônica dos contratos.
A tecnologia é uma grande aliada contudo quando falamos de economia e redução de custos no RH. Ao utilizar um sistema tecnológico e automatizado, notamos a diminuição da incidência de erros manuais e operacionais, além de otimizar processos e realizar mais tarefas em menos tempo.
Um fluxo de admissão 100% digital também resulta em economias extras na impressão de papel, deixando de lado a necessidade de armazenamento físico de documentos.
Em 2021, a plataforma Unico People gerou uma economia total de R$ 10 milhões aos clientes, considerando horas de trabalho, impressão de papéis, guarda e processos internos.
E você, já fez os cálculos para saber quanto custa o processo de admissão na sua empresa?
Preparamos uma calculadora que pode te ajudar a identificar os gastos e descobrir como você pode otimizar cada um deles com o sistema Unico People.
Por ser um processo automatizado com envio, validação e assinatura dos documentos, a admissão digital permite que um colaborador seja admitido em poucos minutos.
De acordo com estudo realizado pela Unico, 47% das empresas demoram, em média, mais de uma semana para fazer uma admissão de colaboradores sem utilizar o apoio de soluções tecnológicas. Em alguns casos, esse processo chega a durar mais de um mês.
A redução do tempo médio de admissão dos clientes Unico People é de 10 para 3 dias.
O uso da tecnologia nos processos de RH possibilita a gestão em tempo real das etapas da admissão. Essa visibilidade também permite identificar possíveis problemas e melhorias no processo como um todo.
Além disso, auxilia no desenvolvimento de uma estratégia cada vez mais assertiva para a área, potencializando o negócio e a marca empregadora.
Soluções tecnológicas possibilitam a validação automatizada das informações dos colaboradores junto ao eSocial e outros sistemas. Isso torna o processo ainda mais ágil, prático e menos burocrático na rotina da empresa.
Veja também: RH Digital: qual sua importância e porque implantar em sua empresa
Autonomia do novo colaborador para enviar seus documentos diretamente pela plataforma de admissão digital.
Todas as informações, documentos e contratos centralizados em um único lugar com arquivamento de arquivos em nuvem. Dessa forma, é possível substituir a necessidade de documentação física e burocrática.
Depois do envio dos documentos, eles são analisados e validados de forma automatizada pelo sistema, o que otimiza bastante o tempo levado nesse processo.
A Inteligência de Negócios é importante para acompanhar a performance do processo de admissão. E, dessa forma, é possível utilizar essas informações para promover melhorias na área, diminuir o turnover e, consequentemente, aumentar a retenção de talentos.
Esse recurso permite para o RH, além de mais agilidade no processo, a redução de custos adicionais de impressão de documentos, já que é possível assinar todos eles de forma eletrônica, em conformidade com a LGPD e com validade jurídica.
A tecnologia permite integrações entre sistemas de validação e logística para centralizar o fluxo de admissão.
É essencial que a plataforma esteja em conformidade com a legislação (LGPD), assegurando o armazenamento dos dados pessoais dos colaboradores com o apoio de criptografia, antivírus e outras ferramentas seguras.
Para iniciar uma transformação digital na área de RH e digitalizar o fluxo de admissão de novos colaboradores, algumas etapas são fundamentais para o sucesso.
Faça um estudo aprofundado de como funciona o processo completo de admissão na sua empresa: todas as informações, documentos e burocracias necessárias para executar uma contratação.
Avalie a realidade da sua empresa e a necessidade de contratar novos colaboradores com mais agilidade, tornando o processo de admissão ainda mais prático para ambas as partes.
Com todas as etapas mapeadas, chegou a hora de identificar quais processos podem ser automatizados dentro da estratégia macro da empresa. Assim, é possível tomar as melhores decisões e aumentar as chances de excelência.
Entenda quais são as principais tendências e inovações do mercado e como elas podem otimizar os processos. Em seguida, encontre soluções que realmente entregam as automatizações necessárias para as necessidades da sua área.
Fazer uma análise regulatória dos processos realizados pela plataforma é um passo imprescindível para ter mais segurança e controle de possíveis riscos futuros, assim como a análise de custos.
No ano de 2021, por exemplo, 86% dos profissionais de RH que utilizaram Unico People afirmaram que a transformação digital provocou uma diminuição no tempo gasto para finalizar uma vaga.
Depois de feitas todas as análises, com metas e objetivos definidos, o próximo passo é garantir a validação da aderência da solução escolhida à empresa. A Prova de Conceito, ou Proof of Concept, em inglês, é exatamente isso.
Realize testes em uma pequena escala dos processos da área para verificar a eficiência e comparar resultados. Comprove que a admissão digital era a tecnologia que faltava no seu RH.
Analise os dados, métricas e resultados obtidos na implementação do novo sistema e aplique melhorias para continuar otimizando a admissão de novos colaboradores. Dessa vez, de forma digital e automatizada.
Em uma admissão digital com Unico People, por exemplo, a validade jurídica de documentos e assinatura estão garantidas na plataforma. Ou seja, todos os documentos assinados eletronicamente contam com respaldo jurídico, exceto em casos de assinaturas muito específicas.
Na legislação brasileira, a assinatura eletrônica está amparada e já possui jurisprudência, sendo admitida como prova pelos tribunais.
Nas etapas de uma contratação, os documentos como contrato de trabalho, ficha cadastral, entre outros, são reconhecidos pelo Ministério do Trabalho e Previdência com a assinatura eletrônica.
Leia também: Assinatura eletrônica com validade jurídica: princípios e conjunto probatório
Para garantir a segurança das informações, a LGPD gerou mudanças nos processos do RH nos últimos anos.
Plataformas que armazenam os dados de forma segura, utilizando diversas ferramentas tecnológicas complementares, como a assinatura eletrônica, ajudam a empresa a não correr riscos e fraudes em relação a isso.
Integrar CTPS digital e eSocial aos processos de admissão gera ainda mais agilidade, praticidade e segurança para as empresas. Principalmente as que executam um volume muito alto de contratações todos os meses.
O projeto do Governo Federal eSocial tem como objetivo simplificar a entrega das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, consolidando processos e bancos de dados com as informações.
Na rotina do RH, o eSocial centralizou etapas de validação e facilitou a assinatura de arquivos de forma eletrônica, reduzindo as burocracias e a ocorrência de erros manuais.
Na empresa, a Carteira de Trabalho Digital facilita na hora do envio e validação dos documentos, incluindo a verificação de identidade e segurança em todo o processo.
A empresa não precisa recolher a carteira física do novo colaborador e consegue fazer o registro diretamente na carteira digital apenas com o número do CPF dele.
Leia mais: CTPS Digital: como funciona para o empregador
Com uma solução integrada ao sistema da CTPS Digital, como é o caso do Unico People, o processo de admissão se torna ainda mais prático e centralizado em um único lugar.
O processo de admissão pode gerar algumas dúvidas ao colaborador. Para auxiliar a sua equipe de RH neste momento, algumas ações podem ser aplicadas nas etapas:
Escolher uma plataforma com suporte ao colaborador agiliza a admissão, já que as dúvidas são tiradas diretamente com atendentes ou chatbot do sistema. Além disso, gera uma economia pessoal para a área de RH.
Durante o contato direto com o novo colaborador, deixe claro que, em caso de dúvidas técnicas sobre a plataforma, o contato deve ser direto com o suporte do sistema.
Essa comunicação assertiva otimiza o processo em caso de dúvidas, uma vez que o colaborador entra em contato diretamente com quem pode resolver o seu problema.
Em caso dos assuntos não técnicos da admissão, é muito importante informar o contato específico e horários disponíveis para eventuais dúvidas, garantindo um processo mais organizado.
O uso das tecnologias resultou no RH 4.0 e em processos mais ágeis, ajudando a equipe a investir parte do seu tempo em análises e ações mais estratégicas do negócio.
Esse tempo, que antes era utilizado em tarefas operacionais, agora pode ser utilizado para o desenvolvimento e crescimento da empresa, impactando diretamente nos resultados.
Confira as principais vantagens desse RH estratégico que já é realidade em muitas empresas.
O Unico People é a solução líder de mercado para digitalizar o RH das empresas com um processo de admissão de colaboradores 100% digital e assinatura eletrônica de documentos.
Simplificamos de maneira segura a relação entre pessoas e empresas, assim o seu RH se torna mais ágil e digital com a nossa solução.
Para uma admissão digital completa com a solução, destacamos as seguintes funcionalidades disponíveis na plataforma:
E muito mais.
O Unico People, contudo, auxilia na desburocratização do processo de admissão de novos colaboradores no seu RH, potencializando a transformação digital com tecnologias de ponta e tornando a área cada vez mais estratégica.
A solução ideal para reduzir custos e otimizar o tempo da equipe, automatizando tarefas que antes eram feitas de forma manual e demorada.
O Unico People é o software de admissão digital que processa, em média, 30 mil admissões por mês. Com a plataforma, o candidato é admitido em tempo recorde, a partir de 20 minutos.
Com essa solução, portanto, seu RH vai poder cuidar menos de papéis e mais de pessoas, tendo um olhar mais estratégico e com impactos mais efetivos nos resultados da empresa. Fale com um de nossos especialistas e transforme seus processos de admissão com Unico People.
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