Unico People

• 16 de maio de 2022
• 6 min de leitura

A jornada admissional é um longo trajeto na hora de buscar novos colaboradores para uma empresa, que se inicia com o planejamento do processo e dos objetivos buscados, as documentações referentes à vaga e se estende de forma a impactar diretamente no negócio. Afinal, é no processo de seleção que se determinam quem serão os profissionais de uma determinada empresa.

Qualquer erro no caminho pode se tornar um grande obstáculo para o alcance do objetivo, especialmente quando se trata de contratações em larga escala. Por isso, é necessário traçar um minucioso mapa sobre cada passo antes de iniciar o recrutamento, e o fluxograma de admissão é a ferramenta ideal para que a chegada ao destino aconteça com sucesso.

Pensando nisso, trouxemos tudo o que você precisa saber sobre o fluxograma de admissão!

O que é fluxograma de admissão?

Um processo admissional pode demorar mais de 30 dias, tornando-se um gargalo para o departamento de recursos humanos, que deve ter atenção a inúmeros documentos, burocracias e etapas, além de comparar os perfis dos candidatos.

O fluxograma de admissão tem como objetivo contribuir para os processos de entrada de novos colaboradores, de forma a facilitar a organização e a identificação de cada etapa por meio de um diagrama ou tabela gráfica, que também pode ser considerado um mapa mental, mostrando a ordem que deve ser seguida, reduzindo tempo e recursos de cada fase do recrutamento.

Desta forma, o fluxograma também pode ser considerado uma ferramenta estratégica e capaz de dar vantagem frente aos competidores.

Como o fluxograma de admissão funciona?

O fluxograma de admissão funciona como um mapa do caminho que direciona e ilustra detalhadamente cada uma das etapas do processo de admissão, garantindo que o próximo passo seja dado apenas quando as etapas anteriores já estiverem concluídas.

Para diferenciar cada etapa, o ideal é que elas sejam distribuídas em categorias com nomenclaturas e símbolos que as diferenciam.

É importante destacar que quanto mais especificado for o passo a passo do fluxograma de contratação, mais assertivo será o recrutamento. Para isso, vale incluir detalhes como os canais nos quais a vaga está sendo divulgada, prazos, assim como o armazenamento de dados e documentações do candidato e da posição.

Assim, além de evitar erros na contratação de um grande número de profissionais, também é possível analisar e comparar os perfis de cada candidato com mais facilidade e eficácia.

Por outro lado, o fluxograma é capaz de colaborar com o processo demissional, já que auxilia nas rotinas dos trâmites administrativos de maneira a evitar ações trabalhistas.

Como montar um fluxograma de admissão?

Para que seja eficaz, o fluxograma deve se basear em procedimentos de recrutamento padrões da organização, com riqueza de informações e detalhes para maior assertividade.

Uma vez que você tenha definidas as necessidades da vaga, você pode começar a preparar o seu fluxograma de contratação conforme os passos a seguir:

1. Selecione a ferramenta que será utilizada

Diversas ferramentas contribuem para o desenvolvimento de um fluxograma de admissão, facilitando a visibilidade de informações sobre os candidatos, bem como o andamento de cada etapa.

Enquanto algumas organizações seguem utilizando programas comuns, como o Excel, outras já preferem plataformas de workflow, como a Cawemo ou o Miro, que facilitam também o trabalho em equipe de forma totalmente digital, permitindo o controle sobre o andamento de cada operação.

2. Liste as atividades pertencentes ao processo

Uma vez que você tenha selecionado a ferramenta ideal para a construção do seu fluxograma admissional, o próximo passo é listar as atividades inerentes ao recrutamento e contratação de profissionais.

Esta é a etapa em que o responsável do RH deve ser o mais minucioso e específico possível, com o objetivo de evitar falhas e garantir a agilidade e eficiência no decorrer do processo seletivo.

Confira abaixo um checklist do passo a passo que vai te ajudar a organizar as atividades do processo admissional da sua empresa:

• Estabeleça as condições da vaga, suas atribuições e o perfil profissional buscado, incluindo as competências, comportamento, hard skills e soft skills.
• Determine por onde a vaga será divulgada.
• Desenvolva os parâmetros de triagem nos quais o candidato passará ou não para a próxima fase do processo seletivo, como entrevistas, exames admissionais e testes de conhecimento.
• Com a decisão pelo profissional, é importante anexar a etapa que vem seguida do processo seletivo, com  uma lista de documentação para a admissão (tanto para a organização quanto para o profissional), formalizando a contratação.
• A seguir, é preciso estabelecer como o processo de onboarding será desenvolvido.

3. Monte o fluxograma de admissão

 Muitos símbolos são utilizados com o objetivo de caracterizar o status de determinada atividade do fluxograma de admissão, como você pode conferir nos exemplos a seguir:

• Todo o fluxograma deve conter um início e um fim, simbolizados por um retângulo com cantos arredondados em um formato semelhante a uma cápsula.
• O fluxo é demarcado por setas, que conectam uma etapa à outra, guiando o recrutador.
• Um retângulo serve para caracterizar cada uma das fases do processo de admissão (divulgação da vaga, análise de currículos, testes, entrevistas);
• Na fase de tomada de decisão, um losango sinaliza se os candidatos finalistas já foram selecionados.
• Um retângulo com a parte inferior ondulada sugere o próximo passo, correspondendo aos documentos de cada etapa do processo seletivo.
• Os momentos de espera, geralmente, são demarcados por um retângulo que contém apenas o lado direito arredondado (seja pela entrega de um teste ou de documentos por parte do candidato, seja pela fase de aprovação).
• Deixe um glossário com legendas a respeito de cada símbolo anexado ao fluxograma para que seja de fácil entendimento em caso de dúvidas.

4. Apresente o fluxograma para os colaboradores

É fundamental que toda a equipe que participe dos processos de admissão estejam alinhados com o fluxograma de admissão, garantindo que ele contenha todas as informações necessárias e boa organização entre as etapas, suprindo todas as necessidades de RH.

Afinal, o objetivo do fluxograma é guiar o gestor e até mesmo o candidato no decorrer da contratação.

O que deve constar em um fluxograma admissional?

Para desenvolver o fluxograma de admissão é necessário considerar desde as necessidades daquele cargo até as habilidades do profissional contratado.

• O primeiro passo é a descrição do cargo, com a definição de atividades e skills fundamentais de forma a não deixar dúvidas para os candidatos. Também devem ser especificados os canais de divulgação da vaga.
• Com os currículos recebidos, o segundo passo é a triagem e análise de candidatos. Assim, é possível comparar as competências e aptidões do candidato e obter mais exatidão sobre o que é necessário para preencher determinada vaga.
• As entrevistas, testes e exames compõe a próxima etapa. Com o objetivo de assegurar ao empregador de que aquele candidato realmente esteja apto para o trabalho, tanto do ponto de vista de conhecimento e experiência, quanto psicológico e físico, bem como o perfil comportamental, que é analisado por meio de dinâmicas de relacionamento.
• A análise de testes e entrevistas é mais uma etapa na qual o fluxograma pode colaborar com o hunter, pois é através dela que as observações serão mapeadas a respeito de habilidades, valores, competências e particularidades de cada candidato. É o momento de comparar e filtrar qual candidato será selecionado.
• Por fim, a fase da tomada de decisão deve envolver feedbacks aos participantes deste processo seletivo, sejam positivos ou negativos, de forma a manter uma boa relação com cada um dos candidatos.
• Em seguida, inicia-se o processo de contratação, com as etapas burocráticas, que envolvem a solicitação de documentos, e onboarding do novo colaborador.

Modelo de fluxograma de admissão

Com todos os pontos citados acima, é possível desenvolver um bom modelo de fluxograma de admissão garantindo contratações mais certeiras e possibilitando que o RH possa focar em atividades mais estratégicas.

Lembre-se de utilizar os símbolos sugeridos para demonstrar o status de cada etapa e dar sequência mantendo as condições:

• Início e fim;
• Processo (divulgação, triagem, testes, exames e entrevista);
• Fluxo;
• Espera;
• Tomada de decisão;
• Documentações.

Como agilizar seu processo de admissão?

A digitalização dos processos admissionais é a solução para agilizar qualquer recrutamento. Quando pensamos em burocracias, por exemplo, isso se intensifica mais, já que prejudicam as ações estratégicas de qualquer organização, além da experiência do candidato.

Para que se tenha uma ideia, uma grande empresa pode demorar mais de 30 dias para que uma admissão seja concluída. Com documentos físicos e a falta de digitalização dos processos, este tempo poderia demorar ainda mais. Além de atrasar o tempo do processo, gera desperdício de recursos e dificuldades em encontrar as informações, entre outros gaps.

Exemplos como este são mais comuns e recorrentes do que você imagina. O Grupo Dasa, maior empresa de medicina diagnóstica da América Latina, contrata cerca de 500 colaboradores por mês em todo o país.

Ao identificar este gargalo, encontrou a solução para tantos processos admissionais no unico | people. Assim, as etapas de contratação de todas as unidades acontecem de forma centralizada de forma digital, através do celular, computador ou tablet.

Com a admissão digital, o tempo de contratação da Dasa foi reduzido em 70%, de 30 dias para apenas quatro dias. A empresa otimizou a experiência do candidato, com 98% de melhora na eficiência do processo admissional.

A tecnologia como parceira do RH estratégico

A digitalização chegou para ficar e otimizar cada vez mais todos os processos de admissão de talentos, transformando completamente a maneira de fazer contratações, possibilitando inúmeros benefícios:

• Mais produtividade para as equipes de recursos humanos e recrutamento;
• Economia de recursos (capital humano, financeiros e tempo);
• Gestão em tempo real dos processos de contratação;
• Melhora a experiência dos candidatos;
• O tempo que seria investido em processos manuais torna-se um ativo capaz de tornar o RH cada vez mais estratégico.

Com o unico | people, você garante o controle total sobre todos os seus processos de admissão. Além disso, gerencia em tempo real e automatiza a validação de dados e documentos, realizando os processos de admissão de forma 100% digital em minutos!

Outro ponto importante é que a solução unico | people conta com o armazenamento de documentos. Isso facilita para que a empresa e o candidato possam assinar eletronicamente todos os papéis do RH, evitando gastos com impressão e deslocamento. Tudo isso com segurança e com base na Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD.