Unico People

• 24 de agosto de 2022
• 5 min de leitura

O Departamento Pessoal de uma empresa é o grande responsável pela estrutura administrativa e pela gestão de cada colaborador contratado. Por isso, está sempre envolvido com uma série de burocracias, necessárias para a qualidade dos processos, mas que acaba tomando muito tempo da rotina e dificultando o desenvolvimento de estratégias de promoção da cultura organizacional, de gestão de pessoas, de aumento da produtividade e muito mais. Neste ponto, o Departamento Pessoal online surge com a evolução da tecnologia nas empresas, agilizando os processos e disponibilizando mais tempo para que outras ações sejam realizadas. 

A digitalização de algumas etapas vem sendo percebida como essencial para o estabelecimento de um setor mais estratégico, atuante não apenas na parte técnica e administrativa da gestão dos profissionais, como também na qualidade de vida desses colaboradores dentro das organizações. 

O que é o Departamento Pessoal online?

Como o próprio nome indica, o Departamento Pessoal online representa a evolução do DP tradicional, adaptando os processos administrativos para métodos digitais e deixando as atividades manuais cada vez mais distantes da realidade do setor. Dessa forma, o Departamento Pessoal online envolve a adoção de softwares e sistemas digitais, mecanismos de Inteligência Artificial e outras ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado para agilizar as atividades, organizar processos, reduzir gastos e ganhar tempo para outras funções mais estratégicas. 

Como funciona o Departamento Pessoal online?

Agora você provavelmente está se questionando como funciona o Departamento Pessoal online na prática, acertamos? Simplicidade resume a rotina do setor com a digitalização dos processos. Acredite, essa adaptação do DP tradicional para o DP online está longe de ser um bicho de sete cabeças, o que acontecerá é apenas a substituição das atividades manuais por mecanismos digitais e inteligentes, responsáveis por automatizar os processos. 

Dessa forma, será possível:

• Gerir a folha ponto dos colaboradores;
• Evitar erros na gestão das folhas de pagamento;
• Agilizar processos de admissão de novos profissionais;
• Deixar mais prático o cálculo de horas extras, benefícios, férias e rescisões;
• Dentre diversas outras tarefas administrativas que ficarão mais ágeis.

Quais as vantagens do Departamento Pessoal online?

Reestruturar um sistema pode parecer assustador e muito burocrático. O hábito muitas vezes pode ser um empecilho, e pensar em mudar a forma de desempenhar as tarefas pode até gerar um desconforto, mas, acredite, um Departamento Pessoal online pode trazer uma série de benefícios para a sua organização. Continue lendo para ver alguns exemplos de como essa mudança com certeza valerá a pena. 

1. Segurança para tomar decisões

O Departamento Pessoal online utiliza diversas tecnologias, Inteligência Artificial, Machine Learning, Big Data e muitos outros dispositivos para garantir informações precisas que podem auxiliar na tomada de decisões. Sem contar o armazenamento das informações sobre todos os colaboradores em apenas um local e de forma digital, protegidas por sistemas de segurança, e fáceis de serem acessadas sempre que necessário. 

2. Praticidade

Como mencionamos, todas as informações ficam armazenadas em um só local digital com a adoção do Departamento Pessoal online. Aí você pode se perguntar: “mas isso já não acontece no DP tradicional?”. Sim, porém, quanto tempo você perde quando é necessário encontrar um documento de anos no arquivo físico da empresa? Essa procura pode ser reduzida para uma questão de minutos no Departamento Pessoal online, tornando tudo mais rápido e prático. 

Além disso, com a adoção de softwares de DP diversos processos podem passar a ser feitos completamente de forma virtual, agilizando ainda mais a rotina do setor. 

3. Otimização dos processos

Toda essa agilidade do Departamento Pessoal online também garante uma otimização dos processos, não somente tornando-os mais rápidos, como também mais seguros. Além disso, a adoção de sistemas digitais permite a emissão de relatórios, um acompanhamento mais eficaz das atividades de cada colaborador, a tomada de decisões mais assertivas e muitos outros benefícios. 

4. Diminuição de erros e falhas

Todos os pontos que citamos até aqui fazem com que a adoção do Departamento Pessoal online também reduza a ocorrência de erros e, por consequência, a necessidade de retrabalho. Vale destacar que isso é fundamental não apenas para garantir um sistema de qualidade para os colaboradores, que dependem do setor para a gestão de suas questões administrativas, como também para evitar que a organização sofra com processos trabalhistas. 

O papel estratégico do Departamento Pessoal

O DP está tradicionalmente ligado a atividades operacionais, como controle de carga horária, burocracias e papeladas dos processos de admissão, cálculos de salários e férias, etc.

Entretanto, vivemos uma realidade em que algumas transformações no mercado abrem a possibilidade de desenvolver uma gestão de pessoas mais estratégica. A maior vantagem disso é incluir o setor diretamente no desenvolvimento da empresa, ajudando as lideranças nas tomadas de decisões que terão impacto nos resultados da organização.

Além disso, o cenário mais digital permite expandir a atuação da empresa e ampliar a captação de talentos para todo o país, construindo uma equipe mais qualificada por meio do trabalho remoto.

A tecnologia a favor do Departamento Pessoal online

O departamento pessoal online é uma solução que digitaliza as principais funções do setor em busca de uma gestão mais ágil, eficiente e que use a tecnologia a favor da empresa.

Diversos processos são digitalizados, gerando redução de erros, aumento da eficiência e otimização de custos. Com todo esse suporte, sua equipe passa a ter um papel mais estratégico e menos operacional, dando mais atenção a situações de maior relevância no desempenho da empresa e menos para as questões burocráticas.

A mudança do DP tradicional para o DP online

O DP administra diversos processos complexos e extremamente importantes para a empresa. A mudança para o Departamento Pessoal online permite uma grande desburocratização desses processos, promovendo automação de atividades que passam a ser realizadas com mais eficiência, aprimorando o controle e o andamento dos fluxos de trabalho. 

Entre as melhorias alcançadas, podemos destacar:

• ganhos de eficiência no cumprimento de tarefas;
• maior agilidade no compartilhamento de informações;
• redução no tempo de admissão;
• rapidez na busca de documentos armazenados na nuvem;
• economia de custos com papelada graças à assinatura eletrônica; 
• melhor gestão das rotinas do setor.

Como implantar um Departamento Pessoal online

O DP online será uma transformação na maneira como é feita a gestão de pessoas dentro da organização. Por isso, é preciso que você entenda o que é realmente importante no momento de realizar a implantação.

Você precisará fazer a escolha de um software capaz de simplificar burocracias, deixando processos mais leves e dinâmicos. Para fazer a escolha certa, mapeie suas demandas, faça uma pesquisa de mercado e analise a usabilidade e a funcionalidade do sistema.

Para te ajudar, listamos algumas funcionalidades que você deve procurar para garantir a maior eficiência para o seu departamento.

Assinatura eletrônica

Ela te ajuda a reduzir custos da sua empresa e dos seus candidatos com deslocamentos, impressões e armazenamento de documentos físicos, além de garantir mais agilidade nos processos.

Atualmente, o Unico People é a única solução de RH online com assinatura eletrônica integrada. A funcionalidade ainda pode ser biométrica, funcionando a partir de uma selfie e tendo a mesma validade jurídica de uma assinatura manual.

Envio e análise de documentos 

Seus candidatos terão autonomia no processo de envio de documentos, fazendo tudo online, sem precisar de deslocamentos. Após a conclusão dessa etapa, a ferramenta fará uma conferência automática de todas as informações e, estando tudo certo, já é feita a validação no eSocial. 

Business Intelligence (BI)

Permite ter um melhor acompanhamento sobre a performance dos colaboradores, identificando padrões, comportamentos e tendências. Dessa forma, você tem uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas de maneira mais rápida e assertiva.

Integração com seu ecossistema digital  

É importante se certificar de que a plataforma escolhida terá integração com outros sistemas já utilizados na sua empresa. Certifique-se de optar por uma solução com APIs que garantam a integração com os principais players do mercado.

Suporte a candidatos 

Ao implementar um software online você deve buscar tornar esse setor mais inteligente e estratégico. Por isso, é importante que a solução escolhida ofereça um suporte próprio aos seus candidatos, liberando seus funcionários do trabalho operacional.

Com o DP online sua empresa é mais forte no mercado

Como você pôde perceber, realizar a implantação de um Departamento Pessoal online, além de agilidade, pode trazer ganhos muito mais profundos para a sua empresa. Que tal agora descobrir como o Unico People pode te ajudar nessa missão? Neste e-book trouxemos detalhes do processo da nossa plataforma e quais são as nossas estratégias para otimizar os setores de RH que atendemos diariamente. São mais de 20 mil horas mensais economizadas pelas equipes apenas no último ano. Entre em contato com um de nossos especialistas para levar essa agilidade para o seu Departamento Pessoal.