Por categoria:

  • Bancos
  • E-commerce
  • Financeira
  • Fintech

Tipificação de documentos: como funciona o processo e qual sua importância

Avatar
Camila Silva
  • 28 de setembro de 2021
  • 4 min de leitura
infocheck

Você sabe o que é a tipificação de documentos e qual é a sua importância? O mundo digital vem ganhando cada vez mais adeptos em diferentes tipos de empresas. Seja uma instituição bancária, seja um e-commerce, existe a necessidade de trazer medidas de segurança que garantam que os cadastros de clientes de fato sejam corretos e com os documentos necessários para a identificação dos usuários.

Nesse contexto, a tipificação de documentos se destaca. É ela que vai garantir que o que foi solicitado de fato vai ser entregue pelo seu público, de modo que não haja inconsistência nos cadastros. Neste material, a gente explica o que é e qual é a sua importância. Continue a leitura e saiba mais!

O que é tipificação de documentos?

Primeiro, é importante entendermos o que é a tipificação de documentos e qual é a sua importância. De forma simplificada, podemos defini-la como um processo que classifica os documentos de acordo com o seu tipo. Dessa forma, ela garante que haja uma organização dos documentos de seus clientes, bem como traz um cadastro mais eficaz para os seus diferentes canais.

Nesse sentido, as categorias e hierarquias serão de acordo com o segmento do negócio e com as necessidades de organização verificadas. Ou seja, não vai haver um padrão pré-estabelecido para diferentes tipos de negócio – mas, sim, considerando o tipo de empresa e as atividades exercidas, bem como as responsabilidades da organização.

Objetivo da tipificação de documentos

A tipificação de documentos, então, tem como o objetivo garantir que aquele documento cadastro é realmente o documento informado. Entenda: suponhamos que, para o cadastro, o aplicativo de sua instituição/empresa peça o Registro de Identidade.

Em uma página, é preciso que o usuário coloque a frente do documento e em outra o verso. A tipificação vai identificar se de fato a pessoa realizou o cadastro certo, colocando frente e verso nos espaços solicitados.

Documentos que podem ser tipificados

Para identificar quais são os documentos que podem ser tipificados, é preciso entender quais são as particularidades da ferramenta escolhida. Uma solução de qualidade vai conseguir identificar os documentos básicos, como RH, CNH e CPF. Outros documentos também podem ser tipificados, mas desde que haja um alinhamento prévio com a equipe de suporte e de atendimento da solução escolhida.

 Quais os diferenciais da tipificação de documentos?

Agora que você já sabe o que é a tipificação de documentos e como funciona, chegou o momento de entendermos sobre os diferenciais que ela oferece para a sua empresa. Confira!

Mais segurança para a sua empresa

Inicialmente, destaca-se a possibilidade de trazer mais segurança e credibilidade para a sua empresa. Afinal, é mais uma solução que garantirá que os seus usuários de fato anexem a documentação correta, o que traz mais confiança no momento de realizar o cadastro.

Consequentemente, as chances de fraudes reduzem significativamente, o que traz melhorias para a imagem da empresa como um todo: afinal, quando não há uma preocupação na busca por ferramentas de qualidade, existem os riscos de ocorrer vazamento de dados ou até mesmo de que haja o cadastro de uma pessoa com documentação errada.

Mais agilidade para o trabalho

Aumentar a agilidade do serviço oferecido sem que isso impacte a qualidade do que é ofertado ao cliente é um dos grandes desafios para as empresas. A tipificação de documentos, nesse sentido, funciona como um importante aliado. Por meio dessa prática, seus colaboradores encontrarão qualquer tipo de documento do cliente com mais facilidade, justamente por conseguir pesquisar de acordo com as classificações previamente definidas.

Além disso, o próprio atendimento será um diferencial para a sua empresa. Sempre que o cliente entrar em contato, rapidamente você terá em mãos todas as informações importantes para prosseguir com as solicitações feitas, o que permite um diferencial competitivo em relação ao mercado.

Nivelamento de processos

Imagine só a seguinte situação: não há nenhum tipo de padronização em relação à gestão documental de seu negócio. Dessa forma, cada pessoa que realiza o cadastro em seu sistema realiza o anexo de uma forma diferente das outras, o que impede que a gestão tenha processos uniformes.

Com a tipificação de documentos, as chances de isso acontecer são pequenas. Dessa forma, todos os setores passam a trabalhar com uma padronização dessas demandas, de modo que as pessoas acessem as informações de forma simples e rápida.

Mais produtividade

Quando mencionamos padronização e mais agilidade, naturalmente mencionamos sobre maior produtividade de toda a equipe envolvida. Afinal, o time vai perder menos tempo com questões burocráticas e manuais.

Consequentemente, é possível destinar os seus esforços para atividades mais estratégicas, o que aumenta as oportunidades de os resultados pré-estabelecidos serem alcançados com mais facilidade, permitindo o crescimento do negócio como um todo.

Como escolher uma ferramenta para a tipificação de documentos?

Agora que você já sabe sobre a importância da tipificação de documentos, chegou o momento de entendermos dicas práticas para a escolha de uma ferramenta que vai auxiliar nesse sentido. Confira!

Analise as funcionalidades da ferramenta

Primeiro, analise quais são as funcionalidades da ferramenta e entenda se elas atendem às necessidades de seu negócio. Não deixe de fazer todas as perguntas necessárias para a equipe comercial, realizando inclusive uma reunião de demonstração para que você analise na prática como ocorrem as diferentes funções no dia a dia de uma equipe.

Não deixe de solicitar indicações para empresas que também necessitam realizar a tipificação de documentos, além de analisar nas redes sociais e em outros canais de informação qual é a percepção que as equipes têm sobre aquela plataforma.

Entenda sobre o suporte da empresa

Quando contratamos uma plataforma, precisamos entender sobre o suporte oferecido pela empresa. Inicialmente, será comum que a sua equipe tenha algumas dúvidas em relação aos processos. Por essa razão, o suporte vai funcionar como um importante aliado para que todo o time de sua empresa tenha auxílio para entender as funcionalidades da ferramenta e ainda possa conferir tudo o que a solução vai agregar para as demandas da rotina.

Sendo assim, as chances de que a equipe de fato usufrua de todos os diferenciais da ferramenta aumentam consideravelmente, o que permite que diferentes áreas do negócio possam ter o dia a dia aprimorado a partir dessa solução.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é tipificação de documentos, qual é a importância que ela traz para o negócio, além de conferir dicas de como escolher uma ferramenta que auxiliaria nesse caso. Conforme vimos, esse processo vai trazer mais credibilidade para a sua empresa, além de garantir segurança para os clientes em diferentes etapas da jornada.

Se você quer conhecer mais sobre a solução, basta entrar em contato com a gente, conversar com nossos profissionais e tirar suas dúvidas!

Conheça o unico | check
thumb
Identifique seus clientes com a maior base biométrica facial do Brasil
  •  icone Reduza fraudes de identidade
  • icone Agilize seu processo de onboarding
  • icone Reduza custos com antifraude
  • iconeElimine custos com mesa de análise
Conheça nossa solução
icone carta

Inscreva-se e fique por dentro das tendências da biometria facial.

Artigos relacionados