Digitalização do RH melhora governança e privacidade de dados nas empresas

A conquista de uma vaga de trabalho é sempre comemorada com entusiasmo: ao final de um percurso iniciado com o envio de um currículo, o candidato ganha status de funcionário, um crachá, um posto de trabalho e uma missão para cumprir em todas as suas jornadas. Até que chegue esse momento, a empresa já obteve com ele e outras fontes todos os dados necessários sobre o novo funcionário e sua família. E dependendo do caso, pode ter obtido até dados desnecessários. O que a empresa faz com esses dados? Como eles são guardados? Quem pode ter acesso? Eles estão seguros?

Essas perguntas se tornaram frequentes depois que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi publicada em 2018, trazendo ordenamento jurídico para essas questões. Foi o uso abusivo dos dados e o vazamento deles para pessoas mal intencionadas que levou o governo brasileiro a publicar a Lei, visando a proteção das pessoas: os titulares dos dados. Daí momento em diante, as empresas ficaram obrigadas a dar as respostas a essas e outras perguntas para todo o ciclo de vida dos dados – desde o momento em que são coletados até o momento em que devem ser deletados.

Para isso, precisaram mudar seus processos e seus sistemas, adotando políticas de governança e de privacidade de dados seja com recursos próprios seja contratando soluções de RH que já incorporassem essa evolução.

Muitas empresas precisaram fazer essa transformação em ritmo de emergência, durante os dois anos da pandemia de Covid-19: com escritórios fechados e as pessoas impedidas de sair de casa, digitalizar processos se tornou obrigatório. “Com sua solução Unico People, a Unico ajudou centenas de empresas não só a digitalizarem seus processos de contratação dos novos funcionários como também proporcionando recursos de governança e privacidade para os dados que eles trazem, exatamente como determina a lei”, observa Diana Troper, DPO (Data Protection Officer)” da Unico. Essas mudanças no RH acabam colocando à disposição das empresas uma grande oportunidade de aperfeiçoarem sua postura em proteção de dados, ao mesmo tempo favorecendo a privacidade, aperfeiçoando a governança e a gestão do ciclo de vida dos dados, acrescenta ela.

Governança, neste caso, é o conjunto formado justamente pelas políticas, funções, padrões e métricas que garantem uso eficaz e eficiente das informações, enquanto privacidade é o direito que têm os cidadãos de controlar de que modo suas informações pessoais são coletadas e utilizadas.

Filipe Bertocco, consultor da Unico para assuntos de Recursos Humanos (RH), assinala que neste novo cenário desenhado pela LGPD o papel do profissional de RH também se transformou, já que ele se tornou também um agente da proteção de dados, agindo nas relações entre a empresa e o público: “Cabe agora a esse profissional, que conhece melhor que ninguém os fluxos de dados da companhia, identificar e reportar oportunidades de otimização de procedimentos em um cenário de mudança tecnológica constante”, diz Bertocco. Segundo ele, sistemas como o da Unico garantem que os documentos digitalizados enviados pelos novos funcionários sejam recebidos, checados e armazenados por uma só plataforma, evitando assim brechas na segurança e impedindo que informações sensíveis trafeguem por áreas ou pessoas que não precisam nem devem ter acesso a elas.

*Conteúdo publicado em parceria com o Estadão. Sua reprodução em veículos de comunicação é permitida.